知識管治的大學檔案管理

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［摘要］知識經(jīng)濟時代，國家的競爭已經(jīng)由科技的競爭演變?yōu)楦邔哟蔚闹R層面的競爭。高校作為知識創(chuàng)造的重要來源之一，在國家競爭中處于重要的地位。將知識管理的理念和方法應用到高校管理當中非常重要。特別是高校檔案管理工作面臨新的形勢與任務，用知識管理的理念進行檔案管理是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文在分析當前高校檔案管理工作中存在問題的基礎上，提出基于知識管理的高校檔案管理的策略。

［關鍵詞］知識管理；高校檔案管理

高校檔案管理是指高校在從事學校事務管理的各項活動中所形成的有利用價值的不同形式的歷史記錄，包括文字、圖表、音像等信息資料，是記錄和反映學校歷史變革的載體。學校檔案管理工作是學校管理的基礎工作，是學校發(fā)展過程中不可忽視的重要管理工作。因而，如何在院校體制改革不斷深化的背景下進一步搞好檔案管理工作，是亟待解決的問題。筆者認為，在知識經(jīng)濟時代，應用知識管理的理念進行檔案管理是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

一、知識管理的方法概述

知識管理是在知識經(jīng)濟浪潮中，管理領域發(fā)生的一次新的革命。知識管理是通過對企業(yè)知識資源的開發(fā)和有效利用以提高企業(yè)創(chuàng)新能力，從而提高企業(yè)創(chuàng)造價值能力的管理活動。［1］知識管理的目標就是力圖能夠將最恰當?shù)闹R給最恰當?shù)娜艘员闶顾麄兡軌蜃龀鲎顑?yōu)的決策。西方學者對于知識及知識管理的研究始于20世紀50年代，90年代中期知識管理開始為信息系統(tǒng)研究者所關注，并持續(xù)至今，目前已進入理論深化和實證應用階段．而我國直到2000年后，該領域的研究才開始逐漸增多，并在近幾年得到了迅速發(fā)展。［2］知識管理的應用主要集中在3個方面：企業(yè)知識管理、圖書情報知識管理和知識管理的度量。

將知識管理方法應用于高校檔案管理既可以看作是知識管理應用的一種嘗試，也可以看作是圖書情報知識管理的延伸。在知識經(jīng)濟時代，應用知識管理的理念對檔案工作進行管理是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

高校檔案是高校中的重要信息資源，是高校進行經(jīng)驗總結、改進管理、制訂建設發(fā)展計劃的重要依據(jù)。目前，高校檔案管理工作已經(jīng)取得了一些成效，但仍然存在諸多問題。

第一，檔案信息載體形式多種多樣。隨著高校信息化建設的進一步開展，高校檔案的保存也逐漸呈現(xiàn)出多種形式，不僅有傳統(tǒng)意義上的紙質文檔，更多的是電子文檔。如果不對各種形式的檔案進行梳理整合，很容易造成原始資料流失。檔案信息載體形式多種多樣對高校檔案的管理工作提出了新的課題——如何將這些不同形式的載體進行有效管理。高校檔案管理工作者對此進行了大量的嘗試，但是目前看來，效果并不是非常理想。

第二，檔案信息服務效率低下。一方面，檔案信息服務的對象比較單一，基本上局限于校領導和管理層，為廣大教職員工及學生提供的服務較少，這在一定程度上阻礙了校務公開環(huán)境的建設。由于目前高校檔案管理主要依靠手工查檔，在管理人員有限的情況下，一旦查詢數(shù)量增加幾倍，管理人員就很難應付。所以檔案工作只為領導服務。另一方面，檔案工作僅僅局限在歸檔留存層面上，對檔案信息的二次開發(fā)利用較少，因而查閱檔案所得到的僅僅是原始的信息，檔案利用率低下。

第三，檔案管理意識不強。目前，高校的檔案管理工作大多局限于材料的簡單歸檔，甚至存在因歸檔不及時造成資料的積壓甚至丟失的現(xiàn)象。檔案管理工作得不到足夠重視。隨著校務辦公自動化的實施，檔案管理工作者必須做好思想上及技術上的準備，將電子文件及多媒體信息完整歸檔。很多應該歸檔的檔案并沒有按照制度的要求進行存檔。同時，由于存檔制度不建全，造成珍貴歷史資料的流失。

三、對高校檔案實施知識管理的意義

第一，從深度與廣度上擴展檔案管理的范圍。在檔案管理工作中實施知識管理，使得檔案管理不僅僅局限于歷史文件的管理，而是對檔案中所包含的信息及知識進行管理。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。

第二，提高檔案信息服務效率。按照知識管理的理念與方法，將檔案信息進行去粗取精，并進一步挖掘其中有價值的信息資源，進而進行有效的調動、開發(fā)與組合，能夠幫助決策者提高決策質量與水平，從而提高了檔案信息的服務效率。

四、用知識管理理念進行檔案管理的對策

第一，轉變觀念，樹立檔案管理新意識。為了更好地進行檔案管理，必須樹立正確的觀念。只有在思想上認識到實施知識管理的必要性，才能使檔案管理工作邁上新臺階。因此，檔案管理人員應該轉變觀念，由對歷史資料的簡單匯總與整理轉變?yōu)槊鞔_責任、積極干預和整合。將顯性的檔案信息知識與隱性的檔案業(yè)務知識融合，從而為領導決策提供支持。

第二，檔案按知識進行分類和管理。計算機的出現(xiàn)極大地方便了檔案按知識進行分類和管理。計算機的普遍應用改變了靜止的、僵化不變的文本的存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的知識條目管理。實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門及外界聯(lián)系的紐帶。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航、知識咨詢等方式實現(xiàn)。

第三，充分利用辦公自動化網(wǎng)絡進行檔案知識管理。目前很多高校都開發(fā)了辦公自動化系統(tǒng)。隨著辦公自動化的建設與實施，檔案管理系統(tǒng)的軟件基本可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、查閱。檔案管理人員可以通過校園網(wǎng)在基層所有連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上進行檔案條目錄入、修改，讓檔案管理人員有更充足的時間去做檔案開發(fā)利用工作，有利于提高高校檔案管理工作效率和管理水平，同時，還可以避免檔案因借閱而造成的對紙質檔案的磨損。