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      國土資源檔案管理

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      認真做好國土檔案管理工作是非常重要的。

      1、建立集中統一的檔案管理網絡

      加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們遵照統—領導、統一制度,統一管理的原則。成立了國土檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由分局工作人員,兼職國土檔案員,在師局專職檔案員的幫助下,形成了全系統的檔案管理統一模式。同時,完善檔案制度建設,修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關。無論是在師國土局發的文件,都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

      2、轉變觀念,超前管理

      長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊,工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來,我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念,制定措施,對國土檔案進行超前管理。

      3.國土檔案特點,拓寬檔案收集渠道

      從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分,從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿,檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程,對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。

      4.制定規范,及時立卷

      根據國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規定實施細則》,建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限,檔號分類方法等,將國土檔案共分為九大類:(1)綜合類;(2)計劃財務類;(3)地籍管理類;(4)土地利用規劃類;(5)建設用地類:(6)土地監察類:(7)宣傳科技類;(8)聲像材料類;(9)礦產資源類;并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理。可以裝訂成正規卷的、及時把它們裝訂成正規卷、使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。

      5、強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平

      客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求,從事國土檔案工作的人員,專業知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時,按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解,在工作個有的放矢,注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎,使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。

      6通過開發利用檔案信息,促進檔案管理工作

      做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息,反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用,通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦,隨時為各類業務提供依據,每當業務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性,促使國土檔案管理更上新臺階。

      7、檔案利用過程中的保密工作

      制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明,便于執行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。

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