企業標準資料管理
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[論文摘要]簡述了標準資料在企業科研、生產中的重要作用;指出了企業應如何做好標準的收集、整理、傳遞和服務工作。
標準是對重復性事物和概念所做的統一規定,標準化工作的目的是通過制定、和實施標準使同類事物達到統一,并獲得最佳秩序和綜合經濟技術及社會效益。從這里可看出,標準是組織產品生產、工程施工的依據。隨著標準化事業的不斷發展,標準在科研生產和經營活動中所起的作用愈來愈明顯,因此標準資料的管理越來越被人們所重視。人們普遍認為:標準化工作是三分技術,七分資料,可見標準資料的重要性。一方面通過它人們可以觀察和了解到整個標準化領域的信息和知識,為企業的標準化工作提供必備條件;另一方面各級標準每隔3~5年就要修訂或復審確認一次,若不及時掌握這些動態,或隨時注意新的標準信息的傳遞和交流,企業標準化工作就會處于被動局面。因此,為了更好地為產品設計、工藝、制造、檢驗等各種技術工作服務,提高工作效率,保證產品的質量和為領導經營決策提供必備依據,企業必須重視標準資料的收集、整理、傳遞和服務工作?，F就上述工作談點個人的粗淺看法。
1做好標準資料的收集
標準資料是一個統稱。它一般包括:標準正文、標準的制(修)定說明、標準貫徹的宣講材料、標準的出版發行和更改信息、標準化期刊、標準化的論文等。標準資料的收集主要是對以上這些文獻的收集。但重點是收集標準的正文和與其相關的配套標準。收集的方法主要有外購、與有關單位進行交換、復制或向對方索取,以及通過標準化信息網絡進行收集。收集的前提條件是:要及時掌握標準的和更改等信息;經常與國家及行業標準發行部門、各地新華書店和各級標準情報機構取得聯系;確保收集、采購的標準是最新有效版本。
標準資料的收集要從行業和企業的實際出發,并保證重點,既要收集國內外先進的標準資料,也要收集歷史資料,同時還要收集標準發展的信息資料。在收集標準資料的同時,要注意捕捉信息,利用信息。在知識經濟時代,在瞬息萬變的市場經濟中,要把信息擺到企業發展的大局中來。從標準化的角度來說,就是使信息能確保企業具有極強的應變能力,并能隨時作出正確的決策。這就要求我們勤于與各方面溝通,善于捕捉信息的源頭,然后通過各種手段獲取信息。
1.1信息是提高企業效益的重要環節
通過對所掌握的大量標準信息進行認真地分析和整理,汲取其中對本企業有用的信息,以此來調整企業的產品結構,開發新產品,擴大營銷市場,使信息變為財富,為企業增加效益。
1.2信息是標準化活動的基礎
企業標準化工作主要是結合企業實際,貫徹實施各級各類標準,制(修)定本企業標準,在這些活動中,標準信息始終是其工作的基礎。企業應側重那些與產品標準化密切相關的信息,并確保其及時性、真實性、典型性和連續的規律性。
2標準資料的管理
2.1分類
根據行業特點和科研生產的需要,將標準資料按級別、類別或專業分類管理,并建卡、建賬、編目、上架,以利檢索查詢。隨著辦公設備的現代化,目前已有很多企業利用計算機輔助資料管理工作。當企業采用計算機輔助資料管理時,應盡量多輸入一些信息,比如標準歷代替換的情況,標準在企業貫徹的情況,標準底圖狀況,標準的歸口管理部門,標準分發情況等等。這樣做不僅便于檢索和查詢,而且可以指導設計、制造、檢驗等部門正確貫徹和運用標準,最大限度地發揮標準在科研生產中的作用。
2.2匯編
將同一專業、同一部門、同一場合使用的標準或主體標準與配套標準匯編成冊,以方便有關部門和有關人員使用。
2.3動態管理
對已被更改、代替與作廢的標準,及時地做好相應的處理工作,以防止“廢止”標準在生產現場使用,保證生產現場所使用標準的有效性。
3標準資料的傳遞和服務標準只有通過貫徹實施,才能使企業產生明顯的經濟效益和社會效益。因此,應把收集整理過的標準資料按類別及時傳遞給不同的使用對象,使他們盡快地了解和掌握標準的內容,以促進標準早日地貫徹實施。為達此目的,標準資料部門應做好以下工作:
(1)建立有關標準資料管理的規章制度,確保資料傳遞規范化、制度化,做到資料管理、借閱、查詢有章可循,有據可查。
(2)定期或不定期地資料信息通報,及時地將標準資料收集整理的情況通報給有關部門和人員。
(3)定期印發標準有效目錄,確保生產現場使用的標準資料的現行有效性。
(4)大力宣傳標準資料信息的作用和重要性,以提高全員的標準化信息意識。大家知道,標準資料信息的技術范疇很廣,只靠資料員去收集、整理是遠遠不夠的,因此必須動員設計、工藝、質量、管理等方面的領導及專業人員共同參與才能做好標準資料信息的收集工作,這樣收集到的標準信息,能密切結合企業的實際,達到服務于企業的目的。
總之,通過上述工作,標準資料管理部門才能為企業的科研、設計、生產及時提供先進實用的標準資料,以提高產品的技術含量和產品在國內外市場的競爭能力,使企業獲得明顯的經濟技術和社會效益。
