電子政務下的高校檔案（共2篇）

前言：本站為你精心整理了電子政務下的高校檔案（共2篇）范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

第一篇 一、電子政務環境下高校檔案信息服務的特點

（一）檔案信息服務方式的轉變

目前，高校檔案部門大多建有自己的網頁，并作為檔案館（室）向用戶檔案信息、提供檔案利用、擴大檔案部門影響、宣傳檔案工作的新途徑和窗口，在一定程度上體現了高校檔案館（室）信息化建設的水平。這些數字化信息利用服務具有自身的特點，包括：檔案館業務流程處理和服務的網絡化；充分利用現代通信、計算機網絡等基礎設施，實現信息傳輸網絡化；檔案館業務流程處理的自動化；檔案信息的知識化；檔案用戶的特殊化。

（二）檔案信息服務群體的轉變

越來越多的檔案用戶已不再滿足只能到檔案館（室）才能獲取檔案信息的方式，在網絡上進行信息檢索與瀏覽，享受檔案館（室）提供的定制服務，接受推送的個性化信息將是大多數檔案用戶的要求，通過高校電子政務運用QQ、博客或虛擬社區傳播已解密的檔案或檔案資料加工品信息也將成為檔案部門新的檔案信息服務方式。

二、電子政務環境下高校檔案信息的安全隱患

（一）網絡安全問題。黑客、病毒一直是困擾網絡安全的大問題

盡管各高校為了安全的需要都會為自身的局域網設立防火墻，防止信息被非法盜用和傳播，但網絡黑客仍可能運用技術手段非法竊取涉密的檔案，這就會造成檔案信息根據密級和重要性的不同造成不同程度的損失。

（二）信息存儲與傳播問題

傳統的檔案信息利用環境下，師生利用高校檔案信息要經過嚴格的手續，檔案管理工作人員根據檔案的保密性進行嚴格“把關”，一般師生最多只能通過人際傳播等方式進行二次傳播。高校檔案信息通過編研被加工成歷史文獻、校史史料、檔案匯編等，也要經檔案管理工作人員進行審核和解密，再經過學校各級部門層層“把關”通過印刷媒介（書籍、報紙）或者大眾媒介（電視、廣播等）進行傳播，這對檔案信息起到了較好的保護作用。而在網絡環境下，如果高校檔案工作者和檔案利用者不認真嚴格地“把關”，或者檔案館（室）的網絡信息平臺沒有進行嚴密的利用權限設置，就會造成涉密信息或者僭越利用者權限的信息通過網絡進行傳播，檔案信息泄密的可能性就會增大。如何進行信息把關，盡量減少信息的歪曲、失實傳播，成為高校檔案館信息利用中的重要問題。

三、電子政務環境下高校檔案信息安全保護對策

（一）打造安全的網絡環境

開展信息化服務，必須依托安全的網絡環境。在學校校園網嚴密的防火墻下，檔案館（室）電腦也要必備有效的防毒殺毒軟件，避免黑客的入侵，造成檔案信息被非法套取和非法傳播。建立網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，在實際操作中，高校檔案館（室）的系統管理人員、普通教師、本科生、研究生等群體應各自管理或利用不同的系統模塊，應該擁有不同級別的權限；開發的數據庫系統應對用戶提供的登錄信息進行驗證，只有用戶提供的登錄信息與用戶管理系統從用戶特征數據庫中提取的信息一致時，用戶才能通過驗證進入數據庫，使用自身權限，這樣才能保障數字化檔案建設安全、有序地開展。

（二）實施嚴格的信息審核措施

檔案信息特有的原始性、憑證性決定了對其在網絡環境中的存儲、傳輸的安全性要求高于其他信息，計算機網絡特有的開放性、集成性和共享性等特點使上網的檔案信息的安全威脅機會增大。高校檔案部門在進行檔案信息的網上傳送或接收時，就要對檔案信息的密級進行認真核實和分類，涉及國家秘密、專利或技術秘密、個人隱私等方面的非公布檔案要嚴禁上網，即使是公布檔案，有的也不宜上網，嚴格控制上網檔案范圍是最有效的措施。對可能涉及教職員工個人隱私或知識版權的檔案信息要征求教職工本人的意見再進行網絡傳播或掛上網，以免造成個人隱私遭泄密或知識版權被侵害的嚴重后果。

作者：黃凡玨閉線林單位：廣西右江民族醫學院

第二篇 一、現行的高校檔案利用服務形式的局限性

上述三種高校檔案的利用服務方式，都是檔案（館）室坐等利用者上門才提供利用，提供的檔案服務的途徑和載體有限，此種利用服務是被動封閉和落后的。

（一）檔案利用服務理念落后

從高校檔案提供者來看，高校檔案工作者在整個利用過程中基本上是處于一種被動的地位，不是主動發現利用者的需求，不是主動地提供檔案信息服務。

（二）檔案利用服務內容針對性不強

從高校檔案利用者來看，檔案信息服務的提供者沒有區分個人利用者、單位利用者及利用者的用途，檔案信息資源的開發不能考慮到這些區別性，不能有針對性的提供高質量服務。

（三）檔案利用服務方式落后

從高校檔案利用方式來看，檔案利用者只能通過來到檔案館(室)查閱才能獲取他們想要的檔案信息，查閱的途徑狹窄，檔案館（室）提供的檔案載體大多為紙質材料，檔案利用受到空間和時間的限制。

（四）檔案利用服務質量不高

從高校檔案利用的結果來看，在檔案利用者和檔案提供者之間就缺少了相互溝通的環節，沒能形成很好的反饋評價機制。檔案的利用效果以及檔案利用者的意見不能及時地反饋給檔案提供者，檔案提供者就不能實時而有效地跟蹤檔案利用者的需求。

二、高校檔案利用服務創新的對策與措施

（一）高校檔案利用服務理念要創新，由被動服務向主動服務轉型

1、檔案管理者要強化參與意識，積極為學校各項工作服務。高校檔案人員要對學校的全局統籌和發展規劃有一定的了解，這些信息可以從學校的一些文件或學校的校園信息網上可以獲取。平時善于捕捉學校近期發生的重大活動信息，及時能提供第一手最寶貴的檔案資料，為高校領導和有關人員探索學校的發展規律、進行重大決策，起到了借鑒參考作用。

2、主動為高校各項重大活動提供原始素材。學校的重大活動一般都要為學校情況做一些宣傳活動，學校檔案室應該配合學校利用高校檔案舉行專題展覽，編輯出版專題畫冊。

3、主動參與高校編史修志，提供不可缺失的寶貴檔案資源。利用高校檔案編輯綜合性或專題性的畫冊，編輯招生簡章、學校簡介、出版校史等。

（二）高校檔案利用服務內容要創新，由“無的放矢”向“有的放矢”轉型

1、為學校的各項重大活動提供有價值的檔案素材，發揮高校檔案的歷史價值和文化價值。2007年，在筆者所在的右江民族醫學院本科教學評估過程中，學校綜合檔案室主動為評估提供檔案利用434人次，各類檔案材料共1896卷件，實物檔案49件，照片242張34冊，電子文件150份(不完全統計)，復印8765份，掃描打印44份。這些原始資料詳細再現了右江民族醫學院從草棚大學到現代醫學院校的創校歷史，凸顯了老區民族高校創校以來取得的輝煌成就，珍貴的檔案史料為右江民族醫學院順利通過本科教學評估發揮了一定的作用。

2、編研、挖掘高校檔案蘊含的信息資源，為學?；蚪搪毠€人提供教學、科研、管理等方面的利用服務。例如關于黨政管理類的《歷屆黨、團員代表大會簡介》、《歷年大事記匯編》；關于教學類的《歷年編寫教材情況》、《本科生優秀論文目錄匯編》；關于科研類的《學術論文目錄》、《歷年重大科研成果選編》等等。這些編研資料具有問題集中、內容準確、文字簡練、概括性強的特點，可以滿足不同的檔案利用者的需求。

3、充分利用高校檔案舉辦各種專題展覽，發揮高校檔案的教育功能。通過對檔案的整合、開發、利用，讓檔案材料，尤其是老照片、獎杯、獎狀等走出封閉的庫房，通過舉辦各種專題展覽，對學生進行愛祖國、愛人民、愛學校教育。

（三）高校檔案利用服務方式要創新，由手工管理模式向現代化管理模式轉型

1、隨著信息化和電子政務的推進發展，高校檔案數字化是高校檔案工作的必然發展趨勢。加快檔案信息化建設步伐，改變傳統的手工操作管理模式，在高校檔案管理工作中運用現代科學技術手段，實現現代化管理。

2、信息化時代，隨著計算機技術的普及為高校檔案數字化提供了技術保障。高校檔案工作者應該對庫存的檔案資料進行加工、存儲，實現高校檔案多種載體保存形式并存，改變傳統的高校檔案信息利用只能提供紙質材料的單一形式，提供更為豐富的檔案載體服務，使檔案利用不受時間和空間限制，大大方便了利用者對檔案的使用，也將提高高校檔案的利用率和服務質量。

3、依托信息化和電子政務，應該加強高校檔案館（室）之間的合作，在條件成熟下嘗試開展聯機檢索，信息互通，促進交流，優化高校檔案信息資源配置，改變關門自守的封閉局面，實現共同開發檔案信息資源，達到資源共享，以期加快高校檔案數字化建設步伐。

（四）高校檔案利用服務質量要創新，由合格型向優秀型轉變

構建完善高校檔案服務的評價體系，加強檔案工作者和檔案利用者中間的溝通渠道，讓每一個檔案利用者高興而來滿意而歸。通過服務后評價、網上打分評價、網上調查等形式，了解當前高校檔案服務存在的問題或檔案利用者所需要的服務，評價體系的完善將會更大促進高校檔案服務的質量和效果，促進高校檔案事業的健康發展。在信息化社會，隨著電子政務的推進，高校檔案工作面臨挑戰和機遇。高校檔案利用服務工作應突破傳統理念、立足新理念，創新服務機制，主動開發、利用檔案信息資源，順應社會需求，為高校的各項工作提供準確、快捷的服務，以求高校檔案事業向“更高、更強”發展。

作者：黃凡玨單位：右江民族醫學院