略論園林的檔案建立措施
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即使有的地區有相關的規定，但并不完善，也沒有完全貫徹實施。這導致施工單位收集的資料與城建檔案館所記錄的檔案出現誤差，存在檔案不完善，管理分散等現象，如部分資料存放在施工單位手中，一些則在中間單位手中，則這些資料容易丟失，難以利用。由于歷史原因，園林工程檔案并沒有得到應有的重視，在這種大環境下，各參與園林工程建設的施工單位也缺乏工程檔案管理的相應機制。尤其是在工程施工期間，由于項目出現交叉，工程周期長，為了追求進度講究效益，通常將注意力集中在工程施工上，疏忽了對工程檔案的管理，人力物力投入不夠多，參與檔案收集人員多是半路出家，專業性不夠，缺乏相關知識，不了解檔案管理制度，在檔案收集時跟不上施工進度，造成檔案資料的缺失，數據失真等問題，影響了園林工程檔案的資料，也對施工單位的聲譽造成了影響。由于法制意識淡薄，多數園林施工單位并意識到應該向相關主管部門遞交檔案，而園林工程的主管單位對園林工程檔案的依法管理與收集，疏于指導，并沒有定期的做出相應的檢查，因此，導致園林工程檔案的歸檔成為了城建檔案管理工作中較差的部分。
二、園林工程資料檔案的必要性
在工程施工結束后，由于資料沒有跟上工程施工進度，難以收集完善，內容出現失真等問題，導致工程的評分和質量難以提高。隨著時代的發展，我國的綜合實力不斷增強，社會各方面都有了長足的發展。因此，檔案的管理也成了各個單位的一項日常管理工作，隨著數字化網絡的發展，電子檔案應用開始逐步興起，并成為了主要檔案管理模式，檔案的管理所起到的作用也日益明顯。園林工程檔案作為園林工程的一項重要組成部分，其作用也十分明顯，這也要求我們園林工作者要意識到園林工程檔案的重要性，學習和掌握相關技能，增強專業知識，不斷的提高自我，為園林工程建設的發展做出貢獻。在園林檔案中，其記錄的資料十分寬泛，不僅應詳細的記錄各地園林施工綠化信息、地塊規劃、施工進度信息，也記載著園林中施工格局、植物、理水、山石、建筑、雕塑等信息，而且連花卉植物的種植細節，施工建設具體狀況都有詳細的記錄，因此，可以認為園林工程檔案是園林建設的整體客觀反應的鏡子。園林工程檔案作為園林施工的真實的鏡子，反應了施工的進度與質量，記錄了所有的詳細的資料，對于一些難以檢查的工程或是建成后難以監測的地點則具有重要的參考價值。在園林工程的資料收集中，由于工程具有一定的時間跨度，項目繁瑣，因此，收集整理工作十分繁瑣，特別是在工程剛開始時容易出現疏漏的現象。在工程施工結束后，由于資料沒有跟上工程施工進度，難以收集完善，內容出現失真等問題，導致工程的評分和質量難以提高。因此這就要求高質量的工程資料整理與歸檔工作，要更加強調檔案整理工作，增加檔案管理人員的積極性，正確認識檔案資料管理工作的意義。園林工程檔案在園林工程建設中有著重要的作用，也是其重要的組成部分，主要表現在以下幾個方面。首先，園林中基礎設施的建設、植物栽培、園林設計規劃和園林建成后的維護與改造都與園林工程檔案有著十分密切的關系。園林工程建設的一個特點就是其周期性和連貫性，而園林工程檔案中，對園林的設計規劃、綠化種植、山石建筑、理水都有著詳細的記載，這就決定了園林工程檔案在園林工程施工中的重要作用。其次，園林工程檔案對園林工作的修繕和改建具有重要的作用，工程結束后，可以通過查找園林工程檔案查對工程細節，對花草名木進行維護，對園林設計進行改善，從而促進園林景觀的發展，為提升園林工程質量做出應有的貢獻。
三、加強園林綠化工程檔案的對策與建議
資料不限于文字，也包括圖紙甚至是影像資料，從而能夠全方位的反應工程施工的全貌。因此，檔案管理人員要勤于在施工現場走動，與各方面人員溝通，才能夠收集到客觀具體的資料，保證在工程檔案資料的完成與施工進度同步。在園林工程施工開始之前，園林工程主管施工主管部門應與施工單位簽訂相關的工程檔案管理協議，要求施工單位制定專門人才對檔案進行管理與收集。由于工程施工一開始，資料就開始形成，因此，檔案管理從工程的一開始就要受到高度的重視。在工程施工前，就要對施工現場進行詳細記錄，對可能發生資料變更做好記錄，對施工許可證進行復印并歸檔。在工程施工中，檔案管理人員要對施工進度進行把握，對土方登記單、標高復核記錄、苗木出圃單等情況進行記錄。對園林設計規劃圖紙、相關技術資料、操作進程也要進行相應的記錄。因為這些相關的資料客觀的反應了工程的進展狀況，反應了工程施工質量。也是工程完成后進行評估的客觀資料。細致化協作園林工程的綠化施工單位在園林施工中，負責對園林工程檔案進行整理歸檔，因此，應制定明確的規章制度，按照相應的程序進行資料收集，并及時將工程檔案遞交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門在工作上應更加主動，在工作上園林部門相互協調，與施工單位積極溝通，深入現場，對施工工程進行評估，指出不足的地方。同時，大力宣傳工程檔案資料管理的重要性，對相關人員進行培訓，指導檔案歸檔工作。工程檔案管理人員則應該勤于學習，努力工作，為工程檔案的歸檔打下堅實的基礎。三方面通力合作，完成園林工程檔案的管理工作。加強管理工作園林工程施工的竣工驗收也需要向相關部門同時遞交相應的檔案資料，而這一步驟是有園林綠化主管單位與城建檔案負責部門一起完成。工程施工單位在對園林工程實行預驗收之前，要先請相關主管單位對工程進行預驗收，當驗收合格之后，才能取得預驗收的相關文件，此時，才能夠完成工程的驗收工作。因此，城建檔案部門要重視園林工程檔案管理工作，加大力度，定期檢查園林工程檔案的收集工作，針對存在的問題，進行相應的指導，定期進行宣傳教育，加強施工單位檔案管理意識，對沒有遞交園林工程檔案的施工單位進行相關的處理，使檔案管理工作能夠順利進行。
作者：高龍霞單位：吉林省洮南市園林處
