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一、我國企業會計電算化和管理信息系統
我國企業會計電算化和管理信息系統的發展與我國會計軟件的發展是基本同步的。從1979年我國在長春一汽開始進行會計電算化系統開發探索始,我國的會計軟件應用發展大致經歷了非商品化的開發過程、單一模型會計軟件階段、核算型會計軟件、管理型會計軟件、ERP會計軟件(戰略型會計軟件)這五個階段。從目前應用的廣泛性和前景看,后三種軟件較為人們所關注。
(一)核算型會計軟件
隨著電算化的普及,財務軟件也從帳務、工資等單項處理,過渡到深入全面的會計核算,如往來、存貨、成本等,形成了以核算為體系的會計軟件。目前國內主要會計軟件,都具有這些功能。但核算型會計軟件缺乏管理思想,很難與企業管理信息系統(MIS)融為一體。
(二)管理型會計軟件
為適應經濟和提高企業自身管理水平,許多企業迫切需要會計軟件能具有資金管理、核算、項目管理核算、財務分析、輔助決策的功能,這就形成了管理型會計軟件,管理型會計軟件突破了會計軟件只局限于會計核算的界限,向全面參予管理決策發展。
(三)ERP會計軟件(戰略型會計軟件)
隨著我國企業從重視內部管理,以提高生產效率、降低成本為核心的生產管理時代,到面向市場的,以建立全面競爭優勢為核心的新管理時代,會計軟件從管理型發展到戰略型、實現企業內部物流、資金流與信息流的一體化管理,實現管理與決策有機統一,并將適應在Internet/Intranet/Extranet上,實現與外部資源的統一,會計軟件從離散的部門級應用走向整體的企業級應用。企業信息化建設的一個重要階段是建設企業核心的業務管理和應用系統階段。而在這個階段最有代表性的是企業內部的資源計劃系統ERP。ERP是一種科學管理思想的計算機實現,他對產品研發和設計、作業控制、生產計劃、投入品采購、市場營銷、銷售、庫存、財務和人事等方面以及相應的模塊組成部分,采取集成優化的方式進行管理。ERP不是機械的適應企業現有的流程,而是對企業流程中不合理的部分提出改進和優化建議,并可能導致組織機構的重新設計和業務流程重組。
從實際應用分析,我國企業電子化的水平不一,有的企業尚未電子化,有的還處于或者單一模型會計軟件階段或者核算型會計軟件階段。另外,同樣是在ERP級的企業,其應用水平也有較大差異,有的只是部分甚至單一模塊的應用,有的只是將其作為原有信息管理系統的補充,有的網絡管理相當薄弱。但是,企業電子化發展的趨勢是不可逆轉的,現在只要有企業要建設信息化系統,他就會超越會計軟件發展的低級階段,而將瞄準其最新的研究成果上,也就是說,一旦企業進行電子化的再造,其涉及的領域將空前廣泛,不僅僅是會計電算化,而是產、供、銷、設備、倉儲、運輸、設計、質量乃至人教勞資等企業管理的各個領域。目前越來越多的企業在加緊企業管理信息系統的建設,這從我國財務及企業管理軟件開發供應商的規模上也可反映出來。我國財務及企業管理軟件開發供應商已涌現出了包括用友、金蝶、安易等一大批公司,據用友公司介紹,僅用友截止2000年年初,其地區分、子公司50余家,商500余家,客戶服務中心100余家,行業覆蓋率100%,用戶數約20萬家,除此之外,還有大量上規模的企業在自行開發應用。由此可見,企業電子審計的環境已逐步形成,且其電子化的色彩將伴隨著電子商務的產生和發展而變得越來越濃。
二、現行電子審計軌跡分析
審計軌跡,是指在經濟業務和會計制度核算中通過編碼、交叉索引和連接帳戶余額與原始交易數據的書面資料所提供的一連串的信息企業的會計系統應為每筆業務、每項經濟活動提供一個完整的審計軌跡。審計軌跡對企業管理當局和審計人員都很重要,企業管理當局可使用審計軌跡來答復客戶對有關資料的詢問或質疑,審計人員可使用審計軌跡來驗證和追查經濟活動。沒有審計軌跡,審計工作將難以開展。在電子環境下,那些原來審計人員常見的記帳憑證、明細帳表、科目匯總表、有個性的筆跡等有的已消失,有的發生了變化,變得更加隱藏、更加復雜,從而加大了審計工作的難度。當前,我國會計軟件的開發正處于從起步到形成產業的階段,由于考慮到會計處理系統的效率和研制成本等原因,軟件開發在設計開發中,對如何充分保留并提供審計軌跡卻未給予足夠重視。換句話說,更加詳細地描述審計軌跡的會計軟件的開發還需進一步努力補缺。因此,國家有關部門應盡快出臺有關制度、標準,使設計者有章可循,審計人員有標準可依。
(一)應用軟件層
目前由國內企業開發的知名財務軟件產品包括金蝶、用友和安易、新中大等,其軟件產品也較豐富,一種較為流行的審計軌跡安排就是上機日志。各系統隨時對各個產品或模塊的每個操作員的上下機時間、操作的具體功能等情況都進行登記,形成上機日志,以便使所有的操作都有所記錄、有跡可尋。由于上機日志數量龐大,為了便于審計人員有重點地進行選擇,迅速發現問題,通常系統還會提供過濾功能,這樣,審計人員就可以選擇那些在符合性測試中發現的較薄弱的內部控制環節進行有重點的實質性測試,提高工作效率。另外,系統還提供了從報表到憑證和從憑證到報表的雙向查詢功能,從而建立了一條應用程序內的審計軌跡。
(二)數據庫層
1、MicrosoftSQLServer2000
MicrosoftSqlServer是企業信息管理系統中應用較為廣泛的一種數據庫管理系統,從版本上看,其產品主要有SYBASESQLSERVER,MicrosoftSQLSERVER4,MicrosoftSQLSERVER6,MicrosoftSQLSERVER6.5,MicrosoftSQLSERVER7.0,MicrosoftSQLSERVER2000。微軟公司最新推出的關系型數據庫管理系統MicrosoftSQLSERVER2000是一個面向下一代的數據庫和數據分析系統,具有很高的可靠性、可伸縮性、可用性、可管理性等特點。MicrosoftSQLSERVER2000是一種典型的具有客戶機/服務器體系結構的關系型數據庫管理系統,他使用TRANS-ACT-SQL語句在客戶機和服務器之間傳送請求和回應。MicrosoftSQLSERVER2000帶有的常用工具包括SQLSERVERENTERPRISEMANAGER、SQLSERVEROUERYANALYZER、各類向導工具和SQLSERVERPROFILER。其中我們在創建審計軌跡中可以利用的工具是SQLSERVERPROFILER。
設計者開發SQLSERVERPROFILER工具的目的是為了捕捉系統的活動,用于分析、診斷和審計系統的性能。可以利用其跟蹤事件的功能,通過適當的設置來安排我們的審計軌跡。為了使用這一工具,必須創建一個跟蹤定義,一旦定義了跟蹤,我們就可以啟動、停止、暫停和繼續運行跟蹤。當其運行時,SQLSERVERPROFILER監測指定服務器上的SQLSERVER事件,并且為所選的事件捕捉滿足過濾條件的指定數據。當這種跟蹤數據被捕捉時可以交互顯示,并且將跟蹤結果存儲在指定的表或文件中。例如,我們可以在TRACEPROPERTIES窗口的GENERAL選項卡中指定跟蹤服務器的名稱(應當將其設置成財務軟件運行的數據庫服務器名),跟蹤文件保存的地點(應當是一個相對安全的地點),跟蹤失效的時間點等;在EVENTS選項卡中指定希望使用該跟蹤捕捉的事件(如將TSQL事件分類中的STMTCOMPLETED事件選入,則將對已經完成的TRANSACT-SQL語句進行捕捉):在DATACOLUMNS選項卡中設置需要捕捉的數據列(如將DATABASENAME,STARTTIME,ENDTIME,TEXT,LOGINNAME,OBJECTNAME等選入數據列,則將對語句正在其中運行的數據庫名、事件開始的時間、事件結束的時間、當前指定的對象名、用戶登錄系統的名稱、捕捉到跟蹤中的事件類的文本值等進行捕捉)。
一旦設置完成,就可以運行跟蹤了。跟蹤可以是持續運行的,為了不影響系統的性能,我們應當及時將相應的跟蹤文件備份。當然,審計人員應當根據被審計方的實際情況作出運行跟蹤最佳時間的職業判斷以便提高系統的運行效率。
SQLSERVERPROFIIER提供了由用戶定義跟蹤事件數據的功能,但這一功能是有限的。一個更可行更靈活的方案是利用MicrosoftSQLSERVER2000提供的觸發器技術。
2、ORACLE8
ORACLE8數據庫從其安全性考慮,設有多個安全層,并且可以對各層進行審計,利用ORACLE8自帶的這種審計功能,我們可以安排所需的財務審計軌跡。ORACLE8具有審計發生在其內部所有動作的能力,審計記錄可以寫入SYS.AUD$的審計蹤跡,可以被審計的三種不同的操作類型包括:注冊企圖、對象訪問和數據庫操作,利用其中的對對象的數據交換操作審計功能,就可以獲得相應的審計軌跡。