高校辦公室人員素質養成

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摘要：高校辦公室人員素質的養成既是辦公室人員自身成長和發展的需要，也是提高學校管理水平的需要。高校辦公室人員的素質成長包括思想素質的提高、業務能力的增長和管理水平的進步三個方面。因此，樹立終生學習的理念和加強針對性的培訓將是促進校辦公室人員素質成長的基本方法和途徑。

關鍵詞：高校辦公室；人員素質；成長

過去一般認為，高校辦公室是組織實施學校領導決策的部門，按照學校領導的意圖開展具體的工作。“辦公室必須按照上級的政策和領導的決策貫徹執行，協調解決本部門和其他職能部門及基層在執行過程中出現的問題，從這個意義上來講，辦公室的工作性質是被動的?！鞭k公室人員往往成為抄抄寫寫的工具，是整個學校運行機器上的一個螺絲釘，這其實是長期以來忽視辦公室工作人員主動性的一個結果。隨著辦公室自動化程度的提高，我們認識到硬件建設確實能為辦公室工作提供更多的便捷，提高辦公效率，但是在辦公室工作中起決定作用的還是軟件建設。能否積極發揮人的主體性的作用，將是做好辦公室工作的關鍵。

在中國高等教育快速發展的今天，高校管理水平的提高成為高校可持續發展的一個關鍵。辦公室工作是高校管理工作的一個重要方面，越來越多的高校把辦公室管理的改革看成是提高工作效率的重要途徑。加強辦公室人員的培養，尤其是提高辦公室人員的素質已引起學校管理者的高度重視，辦公室人員素質的成長也正逐漸成為一個熱門的話題。

一、辦公室人員素質成長過程

辦公室人員素質成長過程主要包含三個方面的內容：

1.思想素質的提高

高校辦公室對外是學校的窗口，對內是學校管理的縮影，所以辦公室工作人員的言行舉動對外將會影響學校的聲譽，對內將影響學校工作的正常開展，辦公室工作人員思想素質的提高是做好辦公室工作的前提和基礎。

辦公室人員必須具備較高的政治素質，堅持四項基本原則，這是對每個人的最根本的要求，不需贅言。由于辦公室是一個特殊的管理機構，處于領導和群眾的中間，是協調各項工作的樞紐，平時接觸面比較廣泛，需要和方方面面產生聯系，所以加強辦公室人員自身的道德修養非常重要，如遵章守紀，克己奉公，堅持原則；如待人接物時，和藹禮貌、熱情周到等等。在現代辦公室工作中，尤其要重視以下兩種素質意識的培養。

一是服務意識?！胺帐寝k公室的宗旨，辦公室的基本職能就是做好服務”。要改變舊的思想觀念，破除“官”本位的意識，深刻認識到辦公室的工作本質在于服務。辦公室事情繁雜，小到收發文件、送往迎來，大到起草文件，參與政務，為領導出謀劃策，其根本目的都是服務。辦公室只有充分發揮出為領導服務、為基層服務的功能，只有端正心態，擺正位置，才是做好辦公室工作的前提。

二是協作能力?，F代管理學認為協作互助能力是辦公室工作人員的重要素質之一，只有協作互助的群體才能發揮出個體的能量，提高工作效率。辦公室是決策執行的轉換中介，是管理者與群眾之間的紐帶，因為事務性工作頭緒繁多，所以協作的能力顯得更為重要。每個辦公室人員要提高工作的情商指數，在辦公室這個集體中要互助友愛、融洽相處、加強配合、合作共事，才能保質保量完成工作任務。

2.業務能力的增長

以往在看待辦公室人員的形象時，往往把他們定位于“協調員”這類角色，辦公室人員的專業方向和業務能力往往被忽視，仿佛辦公室人員就是“跑跑腿”的，辦公室是每個人都能勝任的簡單工作。其實不然，辦公室工作也是一項專業性很強的工作，人員的業務能力也要與時俱進，逐步提高。作為一個綜合性的部門，辦公室人員至少要在以下幾個方面努力提高自己的業務水平。

一是公文寫作能力。一個合格的辦公室人員必須通過不斷的學習，了解不同類型的公文格式，掌握一定的公文寫作技巧，能比較熟練地進行公文寫作。

二是檔案管理能力。收發各類文件和平時工作中材料的積累是學院辦公室工作任務之一。辦公室人員要時刻做一個有心人，各類上級來文和下發文件都需要及時分門別類，進行歸檔整理，以方便領導及時查閱。同時，學校的有關材料，如每次的黨政聯習會記錄、學校每個人的獎懲情況等，辦公室人員都要及時了解信息，要做到合理取舍，進行歸檔整理。

三是公關禮儀知識。接待是每個辦公室人員都要碰到的工作，如何熱情周到同時又耐心細致地做好接待是一門學問，所以公關禮儀知識的學習非常重要。合適得當的接待不僅展現了辦公室工作人員良好的素質，同時也是學校形象和精神面貌的展現。

3.管理水平的進步

一所高等學校辦得好壞,不僅取決于各種硬件條件,而且也取決于管理水平的高低。學校辦公室是一個綜合管理部門，既為教職工解決現實問題，又要為領導出謀劃策，做好服務工作。從橫向方面來看，還要處理好相聯系部門的關系，是否能及時保質地完成任務將直接反映出辦公室的管理水平。

現代管理學認為，管理是通過計劃、組織、領導、控制和創新等職能的發揮來分配、協調包括人力資源在內的一切可調用的資源，以達成組織既定目標與責任的動態創造性活動。辦公室的管理主要是通過做好一系列的基本工作，即運用管理職能，以達到最終目標。我們可以以一次學術會議的舉辦為例，具體來看管理的過程：（1）計劃：會議的策劃考慮，包括確定會議召開和會議名稱主題和具體議程，會務禮儀、接待等工作培訓，會議宣傳和氣氛渲染，會議通知起草、發送，費用預算，會議發言稿、議事規則等文件起草。預先要制定詳細計劃。（2）組織：包括確定具體會場，購買或借用會議用品，會議接站與禮儀、住宿服務，報到簽到、會前文件發放，會議召開過程中具體事項。合理使用人員配置，組織實施工作的進程。（3）領導：管理者靠前指揮，利用職權和威信施展影響，指導和監督各類人員的工作狀態和工作進展情況。（4）控制：確立控制標準，及時發現問題并采取實施。包括場內負責（調試機器、發放資料、提供辦公用品），場外負責（傳遞信息、應急處理、候會接待、提醒前臺叫早，會議記錄：錄音錄象、會議記錄，媒體應對和會議新聞稿綱要提供，會議簡報、紀要等文書起草），會議結束后，返程差旅票證服務，報銷、結賬，會議文書歸檔、會務總結等等。所以一場學術會議的安排就是一項系統工程，仔細考慮每個細節，做好完整的會議預案。辦公室人員只有系統學習現代管理學、系統論等方面的知識，不斷提高自己的理論修養，同時要在不斷的實踐中積累工作經驗，才能不斷提高自己的管理水平。

二、辦公室人員素質成長的發展策略

如何增強辦公室人員素質，促進辦公室人員能力的發展，筆者認為這種成長過程是個體與環境積極主動的互動過程，是內外諸因素綜合影響并發揮作用的過程。

1.個人要樹立終生學習的理念

從內部看，每個人能否成長，關鍵取決于個人的自主意識，“內在進取”、“自我更新”，是促進成長的根本。法國成人教育家保羅·郎格朗在1970年出版的《終生教育導論》中對終身教育作了進一步說明，他指出：“教育和訓練的過程并不隨學校學習的結束而結束，而是應該貫穿于生命的全過程。這是使每個人在個性的各方面——身體的、智力的、情感的、社會交往的方面，總之，在創造性方面——最充分地利用其稟賦和能力的必不可少的條件?！彼J為：“必須把教育看作是貫穿于人的整個一生與人的發展各個階段的持續不斷的過程?！鞭k公室人員素質成長是一個不斷積累知識、增長經驗、提高專業能力的過程，是終生教育的過程，這既是辦公室工作發展的需要，也是學習社會化的客觀要求。每個辦公室人員必須意識到知識更新換代的必要性，樹立終生學習的理念，有意識地選擇內容進行系統的學習研究，不斷提高自身的素質。

2.學校要加強針對性的培訓

從外部看，學校要采用“外在引導”模式，側重于通過針對性的培訓，為辦公室人員的成長創造良好的平臺。學校領導要深刻認識到辦公室工作的復雜性，既具有綜合性又具有專業性的特征。需要辦公室人員不僅要具有橫向廣博的知識面，更要有縱向深厚的專門業務知識的功底，即所謂的T型復合人才。在社會現代化水平高的今天，尤其身處在高校這樣一個高科技、知識密集型組織中，辦公室的管理方法和手段也在不斷地更新和提高，只有不斷地汲取新知識、新技術的營養，做到“知識新、頭腦靈、思路清、專業精、手腳勤”，才能充分發揮辦公室的功能和作用。所以學校應該制訂周密的培訓計劃，安排合適的培訓，積極實施培訓措施，切實提高辦公室人員的素質能力。

對學校而言，辦公室人員素質的成長直接影響著管理質量，影響著學校的社會聲譽及學校發展的后勁；對辦公室人員自身而言，個人素質制約著其職業生涯的發展進程和水平，它對自身潛能的挖掘、自我價值的實現、職業樂趣的體驗產生重要影響。因此，研究辦公室人員素質的成長，是辦公室人員自身成長和發展的需要，是開發人力資源的需要，也是提高學校管理水平的需要，理應引起學校管理者和辦公室人員的共同關注。

參考文獻：

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