電子人事檔案在人力資源管理中作用

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隨著信息化的不斷發展，在人力資源管理中電子人事檔案的應用逐漸廣泛，并且取得了良好的效果，不僅提高了工作效率，同時管理工作中所出現的問題也能夠通過電子人事檔案的應用迎刃而解。但在新形勢下，電子人事檔案也面臨著較大的挑戰。基于此，文章對其作用進行詳細分析，并提出電子人事檔案在新形勢下的管理發展措施，以期電子檔案在人力資源管理中的作用全面發揮。在人力資源管理工作中，人事檔案管理是重要的工作內容。傳統的管理模式中，人事檔案的形成多采用手寫記錄方式，以紙質檔案為主，這種類型的檔案具有一定的管理難度，主要體現在檔案的保存方面。在對紙質檔案進行管理的過程中，除了保存以外，還需要對其采取一定的保護措施，如防蟲、防火和防潮等。在此期間稍有不慎，就會導致人事檔案丟失或損壞，一旦發生檔案丟失的情況，就會進一步增加人力資源管理的難度，導致其工作效率的下降，從而給企業或單位造成較大的損失。由此可見，傳統的人事檔案管理工作存在管理性能方面的不足，在現代人力資源管理工作中已無法滿足其要求和發展的需求。因此，在新形勢的人力資源管理工作中，傳統的人事檔案管理工作已經不能滿足當下發展的需求，亟待優化。目前，我國無論是經濟發展水平，還是科技水平，均處于世界領先地位，推動了互聯網技術的快速發展，其應用基本普及。自此之后人力資源管理中對于電子人事檔案的應用愈加廣泛，其優勢和發揮的作用被廣泛認可，而備受青睞。在實際應用中相關信息的記錄主要采用電子版形式，具有一定的便利性。不僅促進了檔案管理工作的穩定性，還提高了其安全性，對人力資源管理工作效率的提高有著重要作用，而且電子檔案的應用還可以作為人才優選的主要依據，從而促進企業健康穩定的發展。

一、新形勢下人力資源管理中電子人事檔案的重要作用

1有利于促進人力資源管理效率，并降低工作難度

人力資源管理工作的主要內容是圍繞著人進行相關工作的開展，所以在人事檔案管理中應堅持“以人為本”的原則，新形勢下電子人事檔案的應用也不例外。對該項工作加強管理，有利于優化人才選擇工作，從而為企業收獲更多的復合型人才，有利于建立更加專業且素質超高的人才隊伍，同時對工作人員的潛能的激發具有一定的作用，對企業經濟效益的提高有良好的促進作用，企業的事業也會得到快速發展。以往所使用的傳統人事檔案管理工作，主要以紙質檔案為主，由于其保存難度較高，所以日常工作中檔案的調取和收發需要十分謹慎，當人事檔案調取后采用快遞的方法完成傳遞，一旦丟失就會對人力資源管理帶來較大的影響，直接降低人力資源管理工作質量。而電子人事檔案管理的應用，有效規避了這一現象的發生，其數據保存方法主要采取信息化模式，相關資料的傳輸可通過網絡進行，同時檔案內容可進行完整備份，以避免檔案丟失的情況發生，管理效率也得到大大提升。另外，電子人事檔案的管理，可通過網絡技術進行，降低了管理方面的難度。這種人事檔案管理的方法，提高了檔案管理的整體質量，無論是相關資料的記錄方式，還是保存方法均得到了較大的改善。此外，傳統人事檔案的管理模式中，紙質檔案的保存需要較大的空間，檔案保存室空間有限，當其空間無法滿足人事檔案保存時，往往會放置在其他地方加以保管，久而久之難免會忘記，導致資料丟失。還有些工作人員進行檔案保存時，由于空間不足而放棄保存，這些均會增加人事檔案丟失的風險。電子人事檔案的應用，可將相關資料及信息進行數據化保存，并通過電子形式進行查閱，促進了人力資源信息管理的全面性，這有利于提高員工的整體待遇，并完善企業的體系，對企業的發展有著積極作用。電子人事檔案的保存主要依靠計算機技術完成，隨著該技術的發展，其內存逐漸擴大，能夠保存的數據越來越多，也有利于提高電子人事檔案管理的精細化，為人力資源工作質量的提高奠定了良好的基礎。

2人力資源管理成本得到合理控制，節省人力資源

以往所使用的人力資源管理模式較為傳統，由于人事檔案多采用紙質方式進行保存，其管理的主要內容是檔案的收集、分類及篩查等，這些工作完全依靠人工完成，想要保證工作的順利開展，對人力資源的需求較大。然而新形勢下，電子人事檔案管理的應用逐漸廣泛，其工作的開展需要依靠計算機軟件及相關技術完成。通過信息化的處理方法對人力資源相關當納進行分類和處理，在檔案分類的過程中，能夠提高其準確性，同時人事檔案的調取工作可采用計算機軟件進行檢索后調取，從而優化了管理操作的流程。通過電子人事檔案的應用，有利于減少人力資源的投入，也可節約資源，從而大大縮減了人力資源管理工作中的成本投入，對企業經濟效益的提高有著積極作用。

3電子人事檔案具有全面性，有利于提高整體效益

與傳統人事檔案管理工作相比，電子人事檔案管理工作更具科學性，有利于促進人力資源管理工作的順利開展。同時采用電子檔案管理方式，還能夠對各個員工的特點進行分析，促進了人力資源工作的全面性，可將其作為人才選拔的重要根據。新形勢下，人力資源管理工作要求越來越高，此時使用電子人事檔案，能夠使人力資源管理工作的需求得到滿足，而且在人才需求管理方面，電子人事檔案的應用更具合理性和科學性，使相關工作的開展更加規范。在人力資源管理工作中，工作安排的合理性和規范性是提高工作質量的重要基礎，而電子人事檔案的應用具有促進作用。在實際管理中，依據單位對人才的具體需求，以及單位崗位的區別，對人力資源進行合理安排，保證各個職位安排的合理性，使員工的特長得到全面發揮，提高各個崗位的工作質量，從而創造出更大的價值，促進單位健康長效地發展。4有利于為企業相關決策提供依據在企業中人力資源管理是不可缺少的重要管理部分，其在工作中對企業決策有一定的影響。然而在人力資源管理質量中人力資源管理部門中的人事電子檔案與之有著密切的聯系，甚至影響管理質量的高低，同時電子人事檔案也會直接影響到企業員工之間的關系和凝聚力。企業員工利益和企業的發展是企業決策的出發點，此時加強對電子人事檔案的重視，能夠深入了解員工的特點，從而在決策中起到引導作用。

二、在新形勢下人力資源管理中電子人事檔案管理的發展措施

1對人力資源管理人員的素質進行全面提升

人力資源管理工作在社會高速發展的過程中，發生了較大的變化，想要使其符合新形勢下的要求，就必須對管理工作加以完善，尤其是相關資料的整理和歸納中要保證其完整性。同時在人事檔案管理的過程中，要做好人才信息的完善統計，并做好相關記錄，加以分析后為其安排合理的工作崗位。從事人力資源管理工作的相關人員是保證該項工作質量提高的重要基礎，因此相關單位應該重視人力資源人才隊伍的建設，并保證其完整性。單位應該定期組織人力資源管理工作人員參加相關培訓，在此期間重點培養相關工作人員的專業水平，使其綜合素質得到顯著提高，從而實現復合型人才的培養，保證新形勢下，電子人事檔案在人力資源管理工作中更加完善。另外，提高工作人員的專業素質還要注重工作人員對電子檔案管理工作流程進行充分的掌握，并熟練應用計算機技術，從而在檔案的登記、修改以及信息傳輸中發揮作用，使該項工作的開展更加順利，提高各項操作環節的效率。工作人員是否能夠熟練掌握計算機操作技術及安全操作規則，是保證上述工作質量的重要基礎，所以工作人員必須通過培訓全面了解相關知識，并保證能夠在日常工作中合理應用。從而使人力資源管理工作中電子人事檔案管理的完善性，保證其穩定性。想要提高人力資源管理的有效性，并促進電子檔案資料的利用率，就必須重視管理人才隊伍的建設，并采用合理的管理方法。所以，除了定期組織相關培訓外，工作人員可自由選擇時間進行培訓，并自主決定培訓的內容，從而對管理人員工作的欠缺之處，加以補充和完善。為了進一步吸納人才，可在招聘的過程中選擇復合型人才，將其安排在人力資源管理崗位，完善人力資源人才隊伍的建設。與此同時，鼓勵從事人力資源管理的工作人員互相交流，從而學會取長補短，使其不斷提高對自己的要求，保證符合人力資源管理崗位的要求，促進電子人事檔案的完善性，使其電子化效果更加突出。

2加強基礎建設促進電子檔案管理體系的完善

隨著社會的快速發展，人力資源管理工作的形式也在更新。在此背景下，人力資源管理工作中電子人事檔案管理工作，需要明確工作的重心，并以此為導向完成相關工作，即在實際工作中，不斷對管理工作的特點進行深入了解。例如，電子人事檔案的應用在人事資料收集中，需要相關工作人員對單位的需求進行充分了解，充分掌握單位對人才類型的要求和需求，并了解相關人員對工作崗位的要求。以此為基礎開展電子人事檔案管理工作，從而促進工作體系的完善性，保證人力資源管理工作中，電子人事檔案的作用得到全面發揮。在人力資源管理工作中，電子人事檔案管理質量的高低受到多種因素的影響，其與硬件設備之間有著密切的聯系，良好的硬件設備有利于提高工作效率和管理質量，同時還能夠在相關資料收集、檢索和存儲中保證運行的安全性和有效性，因而在實際工作中要注重硬件設備的投入。此外，為了進一步促進人事檔案發揮更大作用，從事人力資源管理工作的相關人員，需要充分地了解單位發展的具體要求，熟練掌握單位的管理制度及相關流程，以此為基礎對電子人事檔案管理體系進行完善，并加以推廣和應用，進一步提高電子人事檔案的作用發揮，使其發展更加順利。

3對人力資源工作模式從根本上扭轉

以往人力資源管理工作中對人事檔案的管理主要采用紙質管理方法，對于相關資料的記錄主要以錄音、手記和照片為主，由于上述內容具有較高的保存條件要求，而且繁瑣的資料保存或相關內容的檢索，需要較大的人力，而且極易發生資料丟失的情況，這不利于企業的發展，甚至造成更大的影響。因此，在進行人力資源管理的過程中，需要對管理模式進行相應的創新，積極構建電子人事檔案管理模式，并將其進行優化。在實際應用中要將以往的人事檔案信息轉換為電子檔案信息，利用計算機軟件進行相關數據的收集和錄入，實現傳統人事檔案向電子人事檔案的全面轉型。電子人事檔案應用的過程中，其所收錄的信息可重復利用和檢索，為了保證利用率和安全性，還需要建立相關信息共享的平臺，并加強管理，實現信息資源的合理應用[10]。另外在人力資源檔案管理工作中之后經期模式進行轉化，才能夠真正地適應新形式的要求。在進行保密文件和檔案管理的過程中，相關工作人員錄入檔案信息后需要利用計算機進行加密，同時對權限授權及身份信息驗證的方法加以管理，操作人員輸入權限驗證后，方可進行電子檔案的相關操作，以此提高管理的安全性。除此之外，從事電子人事檔案管理工作的相關人員需要對其相關性能進行充分了解，只有這樣才能夠真正提高管理的質量，并促進管理工作安全有效地運行。綜上所述，在我國經濟和科技水平高速發展的背景下，我國人力資源管理工作逐漸向信息化的方向發展，并取得了一些成就，這大大提高了我國人力資源管理工作的質量。檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的重要組成部分，尤其是人事檔案的管理更是重中之重，需要加強重視。依據新形勢的具體要求對人事檔案進行創新，積極融入電子人事檔案，依據企業的發展需求及人才要求。通過電子人事檔案的檢索和分析，為企業發展選擇合適的人才，并通過各種合理方式提高電子人事檔案的作用，從而使人力資源管理工作符合新形勢的要求，為單位的發展提供堅實的保障。

作者:王杏如 單位:海南外國語職業學院