城建檔案管理不足及策略

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本文作者：于勃作者單位：齊齊哈爾市城建檔案館

在思想上加以重視

長(zhǎng)期以來，大家對(duì)檔案的收集利用投入的精力較多，而對(duì)檔案的安全管理重視不夠，這樣一旦發(fā)生安全事故，將造成無法挽回的損失。因此，必須在思想上對(duì)城建檔案的安全管理工作給予足夠的重視，加大宣傳力度，無論從思想上還是行動(dòng)上，都要將安全工作盡快提上日程。否則，一旦這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，造成檔案損毀或檔案信息丟失，管理、利用等其他環(huán)節(jié)的工作將成為無本之木、無水之源。此外，還要培養(yǎng)一支懂技術(shù)、會(huì)管理的人才隊(duì)伍，為檔案安全管理工作服務(wù)。

在制度上加以完善

要建立安全應(yīng)急處置機(jī)制，對(duì)可能發(fā)生的由各種自然或人為突發(fā)性事件引起的檔案災(zāi)害加以預(yù)防，從信息預(yù)警、應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急處置等方面入手，建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任機(jī)制。信息預(yù)警指在某個(gè)特定條件下為將要發(fā)生的事件或已經(jīng)發(fā)生的重大事件給出提示信息，提示檔案管理者針對(duì)災(zāi)害情況采取相應(yīng)措施，實(shí)施相關(guān)處理。要與當(dāng)?shù)氐臍庀?、地震、公安等部門保持良好的溝通，及時(shí)掌握災(zāi)害警示信息。要從思想、組織、措施、技能、物質(zhì)等各方面為突發(fā)事件做好應(yīng)急準(zhǔn)備，如制訂應(yīng)急計(jì)劃，準(zhǔn)備好應(yīng)急物資，將重要檔案以光盤、磁盤的方式進(jìn)行備份，以便轉(zhuǎn)移時(shí)攜帶方便。要建立突發(fā)事故應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各成員的分工，制定對(duì)各種突發(fā)事故的應(yīng)急處置方案，并按照方案經(jīng)常性地開展模擬演練，確保突發(fā)事故出現(xiàn)時(shí)大家能熟練應(yīng)對(duì)，將事故造成的損失降低到最小程度。

在技術(shù)上加以保障

要做好城建檔案的安全工作，還要有適當(dāng)?shù)募夹g(shù)措施加以保障。長(zhǎng)期以來，城建檔案以紙質(zhì)文件形式存在，而隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，部分城建檔案以數(shù)字信息的方式保存，這樣就要求同時(shí)做好紙質(zhì)檔案和數(shù)字信息的保管工作，采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)措施加以保障。檔案庫(kù)房是檔案的存放基地，是檔案安全管理的重要環(huán)節(jié)。庫(kù)房建設(shè)必須符合檔案安全保管條件，具備防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠的功能。有條件的單位，可以安裝監(jiān)控和防盜報(bào)警系統(tǒng)。電子檔案的長(zhǎng)期保存受多種條件制約，包括載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期等。這些因素處置不當(dāng)，可能會(huì)造成檔案信息的損害和丟失。計(jì)算機(jī)病毒對(duì)城建檔案信息也存在著一定的危害。為保證城建檔案的安全，要設(shè)計(jì)、開發(fā)、利用好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)文件、照片等轉(zhuǎn)化成數(shù)字化介質(zhì)保存、保管，并要做好檔案登記備份工作，重要城建檔案?jìng)浞莺罂梢平痪C合檔案館保管。