稅務檔案管理辦法
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稅務檔案管理辦法范文第1篇
隨著社會科學技術的發展，檔案越來越成為一個單位持續發展的重要資源之一。檔案是一個單位發展歷程的真實記錄，而稅務檔案就是稅收征收管理過程中形成的以紙張為載體的圖、文材料，是征、納雙方依法辦稅的法律文書，具有不可動搖的法律效力。因此，不斷強化稅務檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率，充分發揮檔案無可替代的憑證作用，責任至關重大。在計算機和網絡技術快速發展的當下，為檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。
一、各級領導重視，是做好稅務檔案管理工作的前提
稅務檔案工作就是要圍繞“規范管理、精細服務”這一中心開展，要重視檔案信息利用，提高檔案工作質效。各級領導要關注檔案管理工作，把檔案管理工作納入重要議事日程，做到常議常抓常檢查，定期加強硬件投入，如購置防潮防磁柜、加濕器、防光窗簾、報警器、電腦等，以設施設備更新，增強檔案管理安全系數。各業務部門要重視檔案規范化建設，要制定科學的稅收業務檔案整理方案，增強稅收業務檔案規范化建設的可操作性，提高稅收業務檔案建設的整體水平，實現稅務系統業務檔案資源共享。
二、提高綜合素質，是做好稅務檔案管理工作的基礎
增強檔案管理人員的綜合素質，是提高稅務檔案管理水平和檔案服務質量的先決條件。隨著電子檔案、聲像檔案等新型載體的出現，對稅務檔案管理人員提出了新的要求。
（一）要有過硬的政治素質。由于稅務檔案管理工作行業的獨特性，要求檔案管理人員必須具備過硬的政治素質，需要有較高的政治理論素養，必須懂得與檔案管理相關的法律、法規知識。同時，檔案管理人員要把“德”放在首位，要有高度的組織紀律性，遵守國家和單位的各項規章制度，才能確保不發生失泄密事件。
（二）要有高尚的職業道德。稅務檔案管理工作是一項以服務納稅人、方便于工作為主的工作，稅務檔案是征、納雙方之間的紐帶，所以，稅務檔案管理人員應該樹立真心實意為納稅人服務和熱情為單位稅務工作奉獻的思想，愛崗敬業，不計得失，在平凡崗位上勇于奉獻。
（三）要有精湛的業務技能。要結合單位實際，定期組織檔案管理人員進行業務培訓，將培訓內容與實際工作相結合，除學習專業理論知識外，還要懂得文書學、檔案管理學和稅務知識，熟悉國家有關檔案工作的法律，清楚上級部門對檔案管理工作的要求，明白自己的業務工作職責，通過“一專多能”的技能，把檔案管理專業知識靈活運用于工作實踐，才能高標準做好稅務檔案管理工作。
（四）要有強烈的崗位意識。一是稅務檔案管理人員在工作中要樹立較強的責任意識，發揚敬業奉獻精神，真正了解本職崗位的責任，以嚴肅負責的態度，認真對待每卷檔案，從整體到細微，都要尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍，才能適應崗位需求和工作需要。二是稅務檔案管理人員在工作中要具有創新意識，當前信息發展較快，檔案管理人員要發揮聰明才智，消除檔案員就是保管員的思想，想方設法提高業務工作水平。三是稅務檔案管理人員在工作中要樹立服務意識。稅務檔案不僅為單位決策提供服務，還是納稅人提供依法納稅的依據。因此，檔案管理人員應積極發揮主觀能動性，不斷改進工作作風，完善服務內容，提高服務質量，為檔案使用者提供主動熱情，及時準確，全面周到的服務。
三、堅持規章制度，是做好稅務檔案管理工作的關鍵
加強稅務檔案管理制度建設是持續做好檔案管理工作的基礎。一是入檔資料收集從實。稅務檔案主體有的是文字，但也有圖像及其他各種形式的原始材料，為了查找、索引方便快捷，在入檔材料收集過程中要嚴格規范檔案卷宗整理，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定、銷毀等環節，都嚴格遵守檔案管理制度進行，不降檔案收集標準，對制度落實不打折扣，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確。二是日常檔案管理從細。加強稅務檔案日常管理，規范檔案借閱程序，建立健全各種規章制度。近年來，先后制定了《克拉瑪依市地稅局檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》《檔案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》等相關規章制度，明確了檔案管理的工作職責和任務、檔案的歸檔范圍及整理要求，使檔案管理人員對文件材料的形成、收集、整理有據可依，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。三是定期檢查考核從嚴。加強檔案管理工作考核，是促進稅務檔案管理和提高檔案從業人員技能的有效方法。除上級業務部門定期進行例行檢查外，本級檔案主管部門也要不定期進行檢查，在檔案檢查過程中，要專門建立詳細的業務檔案考核細則，通過實施推動檔案管理規范化建設。近年來，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，建立檔案管理人員崗位責任制，充分調動檔案工作人員的積極性。
四、完善檔案資源，是稅務檔案管理工作持續發展的源泉
一是要不斷拓寬稅務檔案工作服務領域。要持續做好各類文件材料的收集、整理、分類、歸檔工作和稽查檔案、專業會計檔案、照片檔案和設備檔案以及各類專業檔案的移交接收工作、電子檔案的著錄工作。
二要加大檔案信息化力度。加大電子文件接收力度，接收紙質文書檔案和實物檔案的同時，完成文書檔案電子化，切實做好電子檔案掃描工作，實現電子檔案和紙質檔案同步歸檔。
三要抓好檔案歸檔質量。實現檔案整理規范化、目標管理制度化，做到檔案收集完整、劃分保管期限準確、整理和編目科學、檢索和利用方便、保管條件科學安全。
稅務檔案管理辦法范文第2篇
在新形勢下，要做好地稅征管工作，必須加強學習。否則征管工作就會滯后，就不能適應新形勢下發展需要。在當代中國，以科學發展為主題，以加快轉變經濟發展方式為主線，是關系我國發展的戰略抉擇。黨的十報告中提出：“面向未來，深入貫徹落實科學發展觀，對堅持和發展中國特色社會主義具有重大現實意義和深遠歷史意義，必須把科學發展觀貫徹到我國現代化建設全過程、體現到黨的建設各方面。”這對于我們加強學習，提高認識，做好地稅征管工作，具有極其重要的指導作用。抓地稅征管工作，要時刻牢記黨的宗旨，全心全意為人民服務，提高思想認識，要認真學習貫徹黨的十及國家的稅收法律、法規以及有關文件精神，領會精神實質，提高認識，為做好地稅征管工作堅定信心、夯實理論基礎。
圍繞目標 推進征管
圍繞稅收目標，堅持科學發展，奮力后發趕超。以稅收為中心，推動跨越發展。我們要抓住以稅收收入為中心這個根本，做好征管工作。一是深入學習和實踐科學發展觀，學習稅收法律法規，樹立正確人生觀和價值觀，在工作中熱心為納稅人服務，耐心講解稅法知識，團結同志，廉潔奉公。二是鞏固成果，推進工作。按照黔東南州地稅局在全州地稅系統開展“六清六查”工作的部署，在貴州省地稅局驗收考核成績的基礎上，鎮遠縣地稅局制定了《鎮遠縣地方稅務局定額內配比發票管理辦法》、《鎮遠縣地方稅務局二。一二年征管質量考核辦法》（將“六清六查”工作和數據整治工作的獎懲條款列入考核辦法）、《鎮遠縣地方稅務局“六清六查”專項檢查工作實施方案》、《鎮遠縣地方稅務局數據整治工作實施方案》等規章制度，將具體工作職責和內容按人員按崗位對號入座，責任明確到人到崗；為督促稅收管理員完善征管基礎建設及整改工作，分管局長帶領征管股長經常坐鎮政務中心進行指導，并對各分局稅收征管轄區內的管戶進行抽查，使稅收管理員的職責意識得到了增強，工作效率得到了提高。三是建章立制，推進工作。為貫徹落實管理員制度、戶籍清理制度、發票管理辦法、委托代征管理辦法（試行）和征管檔案管理辦法，并加了對管理員的業務培訓工作。具體是：組織全局干部認真學習以上五個制度，制定征管工作要點并監督管理員認真執行；貫徹落實稅收管理制度，以省局的《征管業務規范》為征管工作指南，稅收征管流程和征管水平得到了規范與提高；加大發票管理力度，嚴格執行定額內配比發票管理辦法，推行每季度進行一次發票檢查制度：進一步規范委托代征（收）稅管理辦法，實行每月一結報制度；嚴格執行貴州省地稅局制定的《稅收征管檔案管理辦法》、整理規范納稅戶檔案3200余戶（檔），實現了規范化管理；加強戶籍清理，按照《征管法》和《稅務登記管理辦法》的相關規定和要求，制定《戶籍清理工作方案》，由局領導班子帶隊，組織縣局各股室人員和各分局人員對全縣征管轄區內的納稅戶進行“地毯式”的清理，對應辦證未辦證的納稅戶進行登記，共清理漏征漏管戶228戶。四是加強信息，推進工作。注重對垃圾數據的處理，確保MIS系統數據的真實性和準確性。根據《黔東南州地方稅務局關于開展數據專項整治工作的通知》要求，督促征管股和信息中心具體指導和協助各分局對MIS系統的垃圾數據進行了清理，使MIS系統數據與實際征管戶數一致。五是加強培訓，提高素質。為做好此項工作，我們加強與征管股和信息中心共同對鎮遠局稅收管理員的業務知識和MIS系統操作、數據清理等進行培訓，使管理員的業務技能和MIS系統操作水平得到很大提高，極大地提升了稅收管理人員業務素質，為做好征管工作夯實了工作基礎。
加速發展推動跨越
抓征管工作，重在轉變工作作風，注重調動全體稅務干部職工的積極性，在各自的崗位上，愛崗敬業，無私貢獻。由于鎮遠縣委政府的高度重視，縣地稅局黨組具體協調，全縣各級各部門各鄉鎮的大力支持，推動地稅實現新跨越發展。據調查：鎮遠縣地稅局強化個體稅收征管創新：一是強化管理，不斷增強稅收管理員對個體稅源的監控能力，提高征管效率。二是科學規范定期定額標準，促進稅負公平。三是加強發票管理，促進以票管稅。四是重視個體工商戶的建賬征收工作。稅務機關鼓勵個體業戶建賬，從個體納稅大戶入手，鼓勵和輔導其建賬，不斷規范其財務管理，提高核算水平，進而全面提高個體稅收的征管水平。
稅務檔案管理辦法范文第3篇
2015年年底，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》，國家檔案局、財政部最新修訂的《會計檔案管理辦法》，這一系列新舉措表明，電子發票越來越受到政府和企業的關注，迎來了新的發展契機。
事實上，隨著“互聯網+”時代的來臨，電子發票作為信息時票形態及服務管理方式變革的新產物，必將取代紙質發票。紙質發票向電子發票過渡，不只是載體的變化、流程的變化，還可能帶來整個商業模式的變革、財稅管理方式的變革。
電子發票的優勢
一直以來，在使用紙質發票過程中，企業面臨諸多方面困擾：開票企業管理系統中的數據不能共享到開票軟件；收票企業也無法直接利用發票上的數據，打票時易產生錯票；郵寄成本高，拖延回款周期，容易丟失毀損；紙質發票入賬歸檔操作復雜，無法實時查詢，等等。
電子發票的出現解決了這一系列的難題，可以說國家推動電子發票正當其時。目前在數據流上，比如訂單、支付等，都可以在線上實時便捷地完成，唯獨發票環節，成為最核心的瓶頸問題。因為紙質發票這種載體沒有辦法實現實時，很多業務必須見票才能進行到下一個流程，發票使得業務中斷的情況屢見不鮮。而電子發票誕生之后，可以和原來的流程連在一起，實現實時開票收票。如此一來，企業未來的業務發展和財稅管理會上一個新的臺階。
從數據收集角度，電子發票對企業也有巨大推動作用。電子數據打印到紙上后，信息就“死”在那兒了，等于信息僵化了；而如果是電子的話，信息就能繼續流動，企業的數據分析顆粒度也就會更明細。而在業務操作層面，使用電子發票后可以節省人工，降低成本，降低出錯率，提升效率，從而促進企業管理的提升。
如何自如地使用電子發票？
相比紙質發票，電子發票有諸多優勢，那么企業應該如何申請開具電子發票？如何防止電子發票重復入賬？電子發票如何進行歸檔？
原來，根據政策規定，選擇使用增值稅電子發票的納稅人，與現有的納稅人登記、票種核定等流程一致。以北京為例，具體開具流程包括：納稅人提出申請、稅務機關受理確認、稅務機關發票賦碼、自建電子發票平臺或使用第三方電子發票平臺生成電子發票、電子發票明細數據傳送稅務機關。
雖然政策上規定打印的電子發票可以入賬，但實際具有法律效力的原始憑證是電子文件，因此電子發票真正意義上的入賬應與企業會計信息化核算軟件相對接。
一般說來，電子發票入賬包括銷售發票入賬、采購發票入賬、費用發票入賬，各自有相應的入賬流程。
稅務檔案管理辦法范文第4篇
會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案管理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、帳簿、報表應當符合國家統一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
二、記帳憑證的生成與管理
電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：
1.根據原始憑證在計算機上直接編記帳憑證，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應有錄入員、稽核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規范》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記帳憑證，向計算機錄入記帳憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。
在保證記帳憑證清晰的條件下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。
三、會計帳簿和報表的生成與管理
對電算化后的會計帳簿和會計報表的打印和保管《規范》有明文規定，即應當打印出書面形式，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定辦理。考慮到計算機打印的特殊情況，在《會計電算化工作規范》中對會計資料生成作了一些靈活規定，包括：
1.現金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。
2.一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發生業務少的帳簿，可滿頁打印。
3.在所有記帳憑證數據和明細分類帳數據都存儲在計算機內的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發生額及余額對照表”替代。
4.在保證帳簿清晰的條件下，計算機汀印輸出的帳簿中表格線可適當減少。
四、關于會計電算化系統開發的文檔資料的管理
會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改之后的1—3年。
五、關于磁性介質及其他介質的管理
存儲計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本。
一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存。
采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計帳簿、報表，具有磁性化和不可見的特點。因此，必須注意以下幾點：
第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，不再定期打印輸出會計帳簿，應征得同級財政部門的同意。
第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。
第三，記帳憑證、總分類帳、現金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關帳簿、報表。
六、安全和保密措施
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內。
2.采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
3.嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等行為，都要進行相應的處理。
4.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5.借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
七、建立檔案管理制度
檔案管理一般是通過制定與實施檔案管理制度來實現的。檔案管理制度一般包括以下內容：
1.存檔的手續，主要是指各種審批手續，比如打印輸出的帳表，必須有會計主管、系統管理員的簽章才能存檔保管；
2.各種安全和保密措施；
3.檔案管理員的職責與權限；
4.檔案的分類管理辦法；
稅務檔案管理辦法范文第5篇
關鍵詞:會計檔案管理 規范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經營活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料,規范、完整的會計檔案,可以幫助財務人員核查歷史,為工作提供事實依據,還可以從中學到相關的業務知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據多年管理會計檔案的經驗,談一談企業全面規范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務企業,提高財務工作效率。
一、會計檔案管理現狀和不足
隨著經濟的發展和會計體系的日趨完善,財務管理的重要性在企業管理中日益凸現。理論界和企業界都提出企業管理以財務管理為中心的理念,而這一理念的核心內涵就是實行財務管理規范化、標準化。會計檔案管理工作是財務管理的最后環節,也是管理的一個薄弱環節。
1.會計檔案種類不全。根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類。筆者根據檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應當保存的會計核算專業資料”,多為銀行對賬單和調節表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內部控制評價等有利用價值的財務資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質量不高。沒有使用統一的會計檔案封面,封面書寫不規范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經濟高速發展的今天,財務管理工作在企業發展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節,并未引起企業足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現代化管理手段,沒有利用信息化技術管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業務素質不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規范管理,從接收開始至銷毀結束過程中的每一個環節,都不能按照規定建立統一的、規范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業經營管理具體情況以及財務管理特點,筆者認為將會計檔案應分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業管理的規范化、標準化、流程化、細致化,財務工作內容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規定移送至專設的檔案管理部門妥善保管。
(2)內部會計檔案。是指與財務管理和會計核算、會計監督緊密相關、由財務人員根據崗位分工,在辦理業務中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續利用價值的有關文字和數據資料,但未包括在國家規定的會計檔案管理范圍內。內部會計檔案由財務部門內部負責保管。
2.內部會計檔案管理內容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網企業根據財務部門崗位分工提出內部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內部會計檔案根據業務傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內容,主要分類有:
(1)預算管理類。預算管理是以企業戰略為導向,圍繞各項經濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業務流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監控執行,考核評價,實現企業戰略目標的管理活動。
財務預算依據業務預算編制,業務預算是基礎、財務預算是核心,所以編制財務預算搜集的業務預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執行分析報告、年度業績考核、預算管理的有關文件以及其他預算資料。
(2)工程管理類。工程財務管理是企業財務管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設備領用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產管理類。資產盤點報告、資產調撥手續、資產管理有關文件、資產管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務稽查處理等有關外部檢查決定或意見書、稅政管理有關文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網調度協議、其他與電價有關的協議、其他經濟合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務報表編制依據)、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結算單。
(7)財務稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結。
(8)其他類。年度財務工作計劃、年度財務工作總結、財務綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續、銀行票據登記簿(包括作廢票據)、發票領購申請表、發票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權債務訴訟的有關資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發票確認單、企業年度工作報告、企業內控評價報告、企業全面風險管理報告等。
三、內部會計檔案規范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務部門各專責根據崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,充分考慮會計檔案的業務傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據財務部門崗位設置情況,篩選各崗位有關具備連續性、系統性的內部會計檔案資料。
(5)內部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據需要保管的檔案,制定統一格式,實行規范化、標準化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務部門內部會計檔案管理流程。按照財務工作崗位要求、業務傳遞順序以及工作特點,制定財務部門內部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務部門內部的歸檔內容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規范,明確保管內容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規定。不管是外部或內部會計檔案必須科學管理,要求單設庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網絡化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養和建立一支檔案管理專業人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務專業知識,還要具備計算機信息處理技術,因此要加強業務技能培訓和職業道德教育,解決會計檔案制度化、規范化、標準化管理的根本。
6.內部會計檔案由財務部門內部指定專人負責管理,根據利用時間確定保管期限,內部會計檔案屬財務部門所有。
四、建立內部會計檔案管理的現實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內部會計檔案管理制度具有非常重要的現實意義。
1.有利于提升財務管理的整體水平。財務集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規定以外的會計檔案,為了財務工作整體水平的提高,財務部門必須建立本部門內部會計檔案管理規定,明確內部會計檔案管理有關事項,確定各個環節規范管理標準,體現財務管理專業化和標準化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發揮檔案的服務功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內部會計檔案,由于存放在財務部門內部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務人員更換(包括調離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務工作具有很強的專業性、連續性和系統性,為了防范財務風險,崗位設置必須符合不相容原則,同時財務工作必須定期輪崗制度,財務工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務工作。
4.適應高效配合外部監管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現監督管理職責,確保國有資產保值增值,經常直接或聘請中介機構實施各種監督檢查和審計。不同的檢查和審計機構,需要提供相同的財務資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。
