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1、虛擬企業(yè)及其信息資源
虛擬企業(yè)的概念最早出現(xiàn)于1991年,它是一種依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞和管理的跨越物理空間的企業(yè)組織形式,是為了完成某一特定任務(wù),在短時(shí)間內(nèi)迅速建立起短期或長期合作關(guān)系而構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)式企業(yè)。它能在全球范圍內(nèi)對企業(yè)內(nèi)部資源和外部資源進(jìn)行適時(shí)的動態(tài)配置,實(shí)行及時(shí)、高效的優(yōu)化組合,以達(dá)到降低成本、提高競爭力的目的。
傳統(tǒng)集中式生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)及其信息管理體系,局限于單一生產(chǎn)現(xiàn)場或生產(chǎn)單元,無法同其它系統(tǒng)和企業(yè)共享信息資源,從而無法保證虛擬企業(yè)中信息流
的暢通。而虛擬企業(yè)信息來源于不同的成員企業(yè)。這些信息資源具有如下特點(diǎn):
(1)異構(gòu)性:不同的企業(yè)在開發(fā)自己的信息系統(tǒng)時(shí),會使用適合本企業(yè)習(xí)慣的信息處理模型和方法。例如:開發(fā)平臺、開發(fā)方法、開發(fā)技術(shù)、使用的開發(fā)語言等不同,這將直接導(dǎo)致信息系統(tǒng)之間的異構(gòu)。
(2)自治性:成員企業(yè)信息系統(tǒng)既為其它的成員提供必要的信息服務(wù),又要避免內(nèi)部私有信息泄露,因此成員企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)該具有一定的自治性。
(3)分布性:虛擬企業(yè)成員可以分布在全球,企業(yè)可以在世界范圍內(nèi)尋求合作伙伴并方便地利用電子文檔來交換和處理信息。因此,信息資源呈現(xiàn)完全的分布性。
2、虛擬企業(yè)信息管理需求
由于虛擬企業(yè)組織、生產(chǎn)方式極具動態(tài)性,協(xié)作企業(yè)間只是松散耦合關(guān)系,其信息資源的獨(dú)特性,在它的生產(chǎn)運(yùn)作中,信息可靠、有效的共享和傳輸起著非常重要,因此在信息管理方面有其特殊的需求。
(1)互操作性:虛擬企業(yè)涉及全球多個(gè)企業(yè),彼此間使用的設(shè)備差異可能很大。要保證企業(yè)間不會因?yàn)樾畔⑵脚_的差異而無法合作,從而減小虛擬企業(yè)的選擇范圍,無法達(dá)到最佳組合,因此必須具有異質(zhì)網(wǎng)和異構(gòu)計(jì)算機(jī)軟硬件平臺間良好的互操作性。使各成員企業(yè)問的信息能正確及時(shí)流動,同時(shí)語義要一致。
(2)安全性:虛擬企業(yè)由于其組織的動態(tài)性,合作伙伴經(jīng)常變更,今天的合作者明天有可能就成為競爭者,但虛擬企業(yè)緊密合作的特點(diǎn)又要求企業(yè)間共享大量的信息,所以要求采取適當(dāng)?shù)陌踩胧炔挥绊懫髽I(yè)間信息交換的需求,又不至于泄露彼此的商業(yè)機(jī)密。
(3)工作流管理:由于虛擬企業(yè)本身的構(gòu)成不象傳統(tǒng)企業(yè)一樣采用集中管理的形式,各組成企業(yè)具有很大的自主性,它們之間的協(xié)作即是典型的工作流。因此要求提供有效的手段來控制和管理各組成企業(yè),使其能按期完成規(guī)定的任務(wù),而不至于影響整個(gè)進(jìn)度。
(4)動態(tài)性。在虛擬企業(yè)的運(yùn)作構(gòu)成中,工作流是經(jīng)常變化甚至是不可預(yù)測的,合作伙伴也有可能中途變更。因此信息管理也應(yīng)具有隨變化要求而隨時(shí)調(diào)整的特性。
3、虛擬企業(yè)信息管理關(guān)鍵技術(shù)
虛擬企業(yè)信息管理的主要支持技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)通信系技術(shù),它們分別提供了信息收集、信息處理和信息通信三種基本的功能,并滿足虛擬企業(yè)信息管理的需求,構(gòu)成虛擬企業(yè)信息管理的基礎(chǔ)。
(1)移動Agent:作為一個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的軟件實(shí)體,移動Agent可以在一定機(jī)制控制之下,根據(jù)自身需要,攜帶代碼、數(shù)據(jù)及狀態(tài)信息在同構(gòu)或異構(gòu)的軟、硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中自主地從一臺主機(jī)遷移到另一臺主機(jī),代表用戶完成特定的任務(wù),并繼續(xù)往下執(zhí)行;移動Agent之間能夠相互交流和合作,根據(jù)具體的要求共同完成各種不同層次的協(xié)同工作,同時(shí)移動Agent具有一定安全機(jī)制,因此在虛擬企業(yè)信息管理中引入移動Agent技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)虛擬企業(yè)信息處理并有效解決虛擬企業(yè)信息管理中的互操作性和安全性。
(2)訪問控制技術(shù):訪問控制系統(tǒng)可以確保信息只被有權(quán)限訪問的人訪問和處理。在虛擬企業(yè)中,可以采用基于角色的訪問控制,根據(jù)不同工作特性來建立角色,并將這些角色賦予特定的用戶,被授予同一種角色的用戶在不同實(shí)體企業(yè)中的權(quán)限可能不同。用戶可以被方便地賦予新的角色或除去老的角色,角色也可以根據(jù)需要方便地被加上或減去許可權(quán)限,從而保證各個(gè)實(shí)體企業(yè)的信息既共享又安全。
關(guān)鍵詞:信息管理;信息系統(tǒng)集成;信息化
一、企業(yè)信息管理機(jī)制
企業(yè)信息管理由信息管理、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)三個(gè)部分組成。在企業(yè)信息管理的三個(gè)組成部分之間,它們都是雙向的,由于組織管理的差異性和運(yùn)行過程的不同,不同的流動能夠變?yōu)橹髁鳌T谄髽I(yè)的信息化建設(shè)過程中,信息管理的制定是根據(jù)企業(yè)管理、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上的三個(gè)可行性為基礎(chǔ)來制定的。
1.信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)用于對企業(yè)經(jīng)營相關(guān)性的描述,例如企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的相關(guān)性,商業(yè)環(huán)境和市場經(jīng)濟(jì)的相關(guān)性等。信息系統(tǒng)通常與企業(yè)的規(guī)劃密切相關(guān)。信息系統(tǒng)受很多因素的影響,例如產(chǎn)品發(fā)展、產(chǎn)品特征、生產(chǎn)規(guī)模、企業(yè)文化、競爭對手狀況、管理者觀念等因素影響。企業(yè)對于信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和處理,進(jìn)而影響信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)以企業(yè)的發(fā)展為基礎(chǔ),既包括了短期的企業(yè)信息化建設(shè),又包含了長期的企業(yè)信息化建設(shè)。信息系統(tǒng)有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)發(fā)展的有效銜接,是企業(yè)行之有效的系統(tǒng)資源。然而,企業(yè)信息系統(tǒng)自上而下的觀點(diǎn)是從分析企業(yè)發(fā)展的機(jī)遇、現(xiàn)存能力、可持續(xù)發(fā)展的可用資源中得來的。
2.信息管理。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的本質(zhì)、管理運(yùn)行控制等企業(yè)行為和特征通常用信息管理來描繪,因此企業(yè)的信息管理與企業(yè)的戰(zhàn)略層或者最高層活動有密切的關(guān)系。信息管理和信息技術(shù)的關(guān)系是相互制約的。一方面,信息技術(shù)產(chǎn)生的決策決定了運(yùn)行的范圍和路線,因此對于公司的運(yùn)作方式產(chǎn)生影響;另一方面,信息管理包含了信息在企業(yè)不同部門或者機(jī)構(gòu)的運(yùn)作,包括在信息技術(shù)相關(guān)的部門的運(yùn)營。總而言之,企業(yè)信息管理作用可以概括為:信息管理可以對企業(yè)的各部門進(jìn)行評價(jià),并確定部門的職能;信息管理還可以明確或者評價(jià)部門界限、員工職責(zé)等。
3.信息技術(shù)。信息技術(shù)的概念比較廣泛,不僅包含了計(jì)算機(jī)環(huán)境設(shè)施,還包括通訊、信息系統(tǒng)等各個(gè)部門中信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)的策劃和運(yùn)行都是涉及多個(gè)部門的,不僅要考慮各部門的限制,還要考慮供應(yīng)商安全、客戶關(guān)系處理和企業(yè)市場拓展等因素。信息技術(shù)同樣與數(shù)據(jù)有關(guān),如數(shù)據(jù)流程的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)的處理、數(shù)據(jù)的利用及價(jià)值分析、數(shù)據(jù)的可用性與安全性等。在我國,有些企業(yè)雖然建立了企業(yè)的信息系統(tǒng)和信息發(fā)展,但對數(shù)據(jù)的重視程度不夠,對于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸問題、數(shù)據(jù)共享問題、數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和用途等方面的認(rèn)識沒有清晰的理解和責(zé)任感。企業(yè)在信息化項(xiàng)目投資之前需要搞清楚項(xiàng)目的重要性,項(xiàng)目實(shí)施所帶來的高速而巨大的組織和管理的效益,以及管理企業(yè)IT部門的機(jī)構(gòu)與IT部門在處理項(xiàng)目的技術(shù)結(jié)構(gòu)和執(zhí)行有關(guān)政策的過程中所形成的關(guān)系。企業(yè)信息管理的建設(shè)與實(shí)施,不僅僅是在業(yè)務(wù)流程重組任務(wù)中的一個(gè)技術(shù)升級和系統(tǒng)更迭問題,而且還屬于企業(yè)的整體經(jīng)營范疇。企業(yè)的經(jīng)營與信息化項(xiàng)目的實(shí)施,所形成的一整套戰(zhàn)略包含了企業(yè)的系統(tǒng)集群、組織架構(gòu)、人力資源、制造過程、信息需求和商業(yè)需求。
二、企業(yè)信息系統(tǒng)集成體系
在企業(yè)信息化實(shí)施階段,企業(yè)的IT部門所采用的信息管理系統(tǒng)必須與企業(yè)的整體商業(yè)目標(biāo)相結(jié)合,制定一個(gè)計(jì)劃過程結(jié)構(gòu)模型是非常必要的。該模型決定著企業(yè)實(shí)施信息化運(yùn)用的效果與程度,該模型是建立在兩個(gè)級別尺度上的。首先,采用自上而下的(IS)方法,全面了解公司的組織機(jī)構(gòu)建設(shè),設(shè)定各個(gè)部門的級別,分析企業(yè)現(xiàn)在的經(jīng)營活動、實(shí)力、優(yōu)勢與劣勢、企業(yè)的外部運(yùn)作環(huán)境、企業(yè)文化、組織功能、產(chǎn)品的市場占有率與生命周期等因素。其次,在企業(yè)CIMS總體規(guī)劃的指引下,理解企業(yè)組織目標(biāo),要求企業(yè)的執(zhí)行部門將項(xiàng)目的目標(biāo)與實(shí)施結(jié)果做明確的界定,避免對整個(gè)項(xiàng)目及其所有的待實(shí)施系統(tǒng)的模糊說明。第三,企業(yè)信息化項(xiàng)目預(yù)測定為1~2年較為實(shí)際,要求CIMS運(yùn)行系統(tǒng)支持企業(yè)級別的管理范圍。盡管有的部門可以在實(shí)施過程中提供許多平行的方案(如信息技術(shù)、信息系統(tǒng)的并行投入等),但在企業(yè)理想的環(huán)境中一個(gè)平行的項(xiàng)目實(shí)施活動必須考慮人事、市場化、財(cái)務(wù)等方面的作用。企業(yè)的信息系統(tǒng)集成體系有:產(chǎn)品管理系統(tǒng)、企業(yè)運(yùn)作管理系統(tǒng)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)系統(tǒng)、物流控制系統(tǒng)和制造控制系統(tǒng)等,如圖1所示。
三、企業(yè)信息化實(shí)施方法
企業(yè)在實(shí)施信息管理化過程中要符合并支持企業(yè)長期的經(jīng)營目標(biāo),具有可持續(xù)發(fā)展的特性。信息管理的實(shí)施意味著企業(yè)的經(jīng)營成本效用的良性循環(huán),企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況是企業(yè)長期平衡投資的基礎(chǔ),是企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與發(fā)展穩(wěn)定性的重要因素。在公司經(jīng)營過程中,信息化的實(shí)施是企業(yè)的長期行為,但也允許短期的,這取代于系統(tǒng)的規(guī)模與技術(shù)層次。在實(shí)施信息系統(tǒng)過程中涉及三方面的因素:①信息系統(tǒng),信息技術(shù)和IM的組成部分實(shí)施目標(biāo)與作用;②實(shí)施小組自身需要具備實(shí)施過程中所需的IM、IS及IT技能,這將使項(xiàng)目發(fā)起者的思想與最終計(jì)劃的接受快速進(jìn)入實(shí)施狀態(tài);③在實(shí)施過程中必須隨時(shí)強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的各個(gè)組成部分的技術(shù)與管理問題,同時(shí)強(qiáng)調(diào)一個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施與其他已經(jīng)存在應(yīng)用系統(tǒng)的投資相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)等因素。在實(shí)施過程中,應(yīng)該重視分析信息技術(shù)的“離散”特性,如數(shù)據(jù)模型、數(shù)據(jù)流分析、數(shù)據(jù)挖掘等,它們可以提供CIMS規(guī)劃的輸入結(jié)構(gòu)。因?yàn)閿?shù)據(jù)模型在企業(yè)的產(chǎn)品發(fā)展范圍和客戶基礎(chǔ)上的服務(wù)關(guān)系中可以提供一些實(shí)際有用的理論觀點(diǎn),這將適合產(chǎn)品的高層次考慮和IT對于企業(yè)競爭優(yōu)勢的作用。要根據(jù)企業(yè)信息化設(shè)計(jì)規(guī)模、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)承受能力、IM部門及企業(yè)的管理人員的知識管理水平和企業(yè)員工的系統(tǒng)操作水平等因素進(jìn)行具體的實(shí)施方案的推進(jìn)。企業(yè)長期的IS運(yùn)行狀況要把握正在發(fā)展的項(xiàng)目階段的目標(biāo),密切注意在應(yīng)用工具的選擇上,隨著時(shí)間將會有技術(shù)的變化和環(huán)境的變化。因?yàn)椋畔r(shí)代IT、IS引進(jìn)的速度與商品價(jià)格的變化是難以預(yù)料的,軟件系統(tǒng)的交貨時(shí)間及其產(chǎn)品的生命周期變得越來越短。
隨著中國進(jìn)入WTO和經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢,企業(yè)信息化的實(shí)施已經(jīng)成為企業(yè)核心競爭力最具效益的投資項(xiàng)目,它具有推動企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展巨大力量。實(shí)施過程中所涉及的范圍較為廣泛,但核心問題是通過對于相關(guān)信息系統(tǒng)技術(shù)的充分利用,達(dá)到企業(yè)優(yōu)化管理的目標(biāo)。因?yàn)槠髽I(yè)信息化是一項(xiàng)長期持久的投資項(xiàng)目,它的投資與回報(bào)是在短期內(nèi)難于顯見的。如何體現(xiàn)企業(yè)信息化投資效應(yīng)與管理績效,取決于企業(yè)主要決策人對信息化堅(jiān)定的理性認(rèn)知與積極參與。
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第一節(jié) 總則
第一條 為加強(qiáng)信息管理,加快集團(tuán)公司信息化建設(shè)步伐,提高信息資源的運(yùn)作成效,結(jié)合集團(tuán)公司具體情況,制定本制度。
第二條 本管理制度中關(guān)于信息的定義:
1、行政信息:集團(tuán)公司系統(tǒng)內(nèi)部目的為行政傳達(dá)的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現(xiàn)為上傳下達(dá)、平級傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理。
2、市場信息:集團(tuán)公司業(yè)務(wù)銷售的客戶文件、來往傳真、電話、客戶檔案;集團(tuán)公司業(yè)務(wù)應(yīng)用的電話記錄、報(bào)價(jià)、合同、方案設(shè)計(jì)、投標(biāo)書等原始資料、電子資料、文件、報(bào)告等。具體信息管理表現(xiàn)為客戶溝通、文字記錄、資料收集分析、業(yè)務(wù)文件編寫等。歸屬于業(yè)務(wù)經(jīng)營管理。
第三條 信息管理工作必須在加強(qiáng)宏觀控制和微觀執(zhí)行的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律,以提高企業(yè)效益和管理效率,服務(wù)于企業(yè)總體的經(jīng)營管理為宗旨。
第四條 信息管理工作要貫徹“提高效率就是增加企業(yè)效益”的方針,細(xì)致到位,準(zhǔn)確快速,在企業(yè)經(jīng)營管理中降低信息傳達(dá)的失誤失真延遲,有力輔助行政管理和經(jīng)營決策的執(zhí)行。
第五條 集團(tuán)公司及全資下屬集團(tuán)公司(含51%股權(quán)的全資、內(nèi)聯(lián)企業(yè))、機(jī)構(gòu)的信息工作,都必須執(zhí)行本制度。其他中外合資合作及內(nèi)聯(lián)企業(yè)參照本制度執(zhí)行。
第二節(jié) 信息管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)人員
第六條 集團(tuán)公司設(shè)立集團(tuán)信息中心,集團(tuán)公司下屬獨(dú)立核算的公司、企業(yè)設(shè)置獨(dú)立的信息機(jī)構(gòu)。非獨(dú)立核算的單位配備專職或兼職信息人員。
第七條 各企業(yè)行政部依據(jù)《行政管理?xiàng)l例》負(fù)責(zé)相關(guān)行政信息的日常管理;實(shí)業(yè)公司銷售中心辦公室獨(dú)立負(fù)責(zé)市場信息管理。
下屬獨(dú)立核算的公司、企業(yè)參照集團(tuán)公司設(shè)立信息經(jīng)理或?qū)iT信息管理的人員。
信息管理根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要,配備必要的電腦技術(shù)人員、文員。
第八條 集團(tuán)信息中心負(fù)責(zé)集團(tuán)公司整個(gè)系統(tǒng)的信息管理工作,負(fù)責(zé)所有信息的匯總和檔案管理。對全系統(tǒng)的信息管理工作負(fù)責(zé)。
第九條 依據(jù)《行政管理?xiàng)l例》,各企業(yè)行政負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)行政信息的管理。
第十條 集團(tuán)信息中心設(shè)企業(yè)信息專員,主要負(fù)責(zé)市場信息的系統(tǒng)化、專業(yè)化管理。企業(yè)信息專員分為行政信息和市場信息兩個(gè)崗位。
企業(yè)信息專員主要職責(zé)如下:
1、執(zhí)行集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會議的決議,參與編制總經(jīng)理辦公室主持的信息管理制度。(行政信息專員)
2、在銷售中心總監(jiān)指揮下,負(fù)責(zé)市場經(jīng)營中各類信息的采集、處理、傳達(dá),執(zhí)行中存在的問題提出改進(jìn)措施。(市場信息專員)
3、與行政部聯(lián)合處理日常工作中關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的行政工作。(行政信息專員)
4、輔助指導(dǎo)集團(tuán)公司其他各部門業(yè)務(wù)的信息統(tǒng)籌處理。(行政信息專員、市場信息專員)
5、對集團(tuán)總經(jīng)理負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。
6、集團(tuán)信息中心日常負(fù)責(zé)監(jiān)察集團(tuán)全系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息管理和活動;負(fù)責(zé)搞好全系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員關(guān)于市場經(jīng)營信息 的培訓(xùn)工作,不斷提高業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;
第十一條 各級領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)保障信息中心人員依照本辦法行使職權(quán)和履行職責(zé)。
第十二條 信息管理人員在工作中,必須堅(jiān)持原則,照章辦事。對于違反保密制度和其他行政制度的事項(xiàng),要及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,接受指示后執(zhí)行具體處理。
第十三條 集團(tuán)公司支持信息管理人員堅(jiān)持原則,按信息制度辦事。嚴(yán)禁任何人對敢于堅(jiān)持原則的信息管理人員進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)。集團(tuán)公司對敢于堅(jiān)持原則的信息管理人員予以表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。
第十四條 信息管理人員力求穩(wěn)定,不隨便調(diào)動。信息管理人員調(diào)動工作或因故離職,必須與接替人員辦理交接手續(xù),沒有辦清交接手續(xù)的,不得離職,亦不得中斷有關(guān)工作。被撤銷、合并單位的信息管理人員,必須會同有關(guān)人員編制信息文件資料移交清單和造冊,辦理交接手續(xù)。
第三節(jié) 行政信息管理
第十五條 按照行政信息的定義,行政信息主要產(chǎn)生、傳遞、應(yīng)用于集團(tuán)公司行政活動中。
第十六條 行政信息管理主要依據(jù)集團(tuán)公司《行政管理綱要》中下列規(guī)定進(jìn)行:
1、文件收發(fā)規(guī)定;
2、文件、檔案、資料的管理規(guī)定;
3、信息管理中心管理規(guī)定;
4、集團(tuán)公司印章、介紹信管理規(guī)定;
5、集團(tuán)公司值班管理制度;
6、保密制度。
第十七條 考慮集團(tuán)公司業(yè)務(wù)競爭的特殊性質(zhì),行政信息管理不再涉及集團(tuán)公司營銷類(客戶)信息、技術(shù)類信息和財(cái)務(wù)類信息。
第四節(jié) 市場信息管理
第十八條 依照市場信息的定義,市 場信息主要產(chǎn)生、傳達(dá)、應(yīng)用在市場業(yè)務(wù)經(jīng)營管理中。
第十九條 市場信息來源分類:業(yè)務(wù)(客戶)信息、非業(yè)務(wù)市場信息。
1、業(yè)務(wù)(客戶)信息:客戶購買公司產(chǎn)品的電話、傳真、函件、電子郵件;公司、客戶之間業(yè)務(wù)溝通電話、傳真、文件、函件、電子郵件;客戶公司公開的資料;市場人員收集的客戶秘密資料;銷售中心情報(bào)人員傳呈的報(bào)告、資料;針對客戶的分析報(bào)告等。
2、非業(yè)務(wù)市場信息:網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、雜志和各種信息渠道收集的行業(yè)性文章、資料;競爭對手資料、文件、報(bào)告;公開的技術(shù)性資料;外圍媒體、機(jī)構(gòu)傳送到集團(tuán)公司的電子郵件、函件、資料;公司內(nèi)部業(yè)務(wù)分析文件、報(bào)告;其他與市場業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理有關(guān)的資料。
第二十條 信息中心市場信息專員直接在銷售中心總監(jiān)的指揮下,主要負(fù)責(zé)以下業(yè)務(wù)信息工作:
1、負(fù)責(zé)集團(tuán)網(wǎng)站的建設(shè)、維護(hù)、更新和對外信息,并開展網(wǎng)絡(luò)商務(wù)系列工作。
2、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)(客戶)信息的接受、整理、初步分析和傳呈銷售中心總監(jiān),建立、保管客戶檔案并不斷維護(hù);
3、在銷售中心總監(jiān)的指揮下,負(fù)責(zé)與客戶的電話、電子郵件的信息交流,負(fù)責(zé)與客戶文件資料函件的撰寫、整理、內(nèi)部報(bào)批、外部發(fā)送;
4、負(fù)責(zé)按照《區(qū)域市場管理辦法》的規(guī)定,指導(dǎo)、協(xié)助各市場機(jī)構(gòu)對業(yè)務(wù)信息的收集,督促各市場機(jī)構(gòu)將業(yè)務(wù)信息及時(shí)、準(zhǔn)確呈報(bào)到集團(tuán)公司,整理、分析各市場機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息形成客戶分類檔案,并及時(shí)將重要的信息報(bào)告給銷售中心總監(jiān);
5、負(fù)責(zé)定期撰寫公司業(yè)務(wù)市場分析報(bào)告,協(xié)助公司銷售決策;
6、監(jiān)察、收集、整理競爭對手情報(bào)資料;收集、整理、分析行業(yè)性文章、資料;
7、負(fù)責(zé)直接業(yè)務(wù)情報(bào)、業(yè)務(wù)信息的整理。
8、上級安排的其他工作。
第二十一條 行政信息專員在各級行政負(fù)責(zé)人的指揮下,主要負(fù)責(zé)以下非業(yè)務(wù)信息工作:
1、負(fù)責(zé)日常打印、復(fù)印等文字文件電腦處理工作和負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用、管理和維護(hù);
2、負(fù)責(zé)公司非市場事務(wù)的洽談和管理、日常信息交流;
3、接收、整理、呈報(bào)、發(fā)送非直接業(yè)務(wù)單位(如媒體機(jī)構(gòu))的信息文件資料;
4、集團(tuán)公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)管理文件的擬稿;
5、各種與行政管理有關(guān)的信息資料工作;
6、上級交辦的其他工作。
第二十二條 信息人員必須嚴(yán)格遵守集團(tuán)公司制度中下列具體規(guī)定:
1、文件收發(fā)規(guī)定;
2、文件、檔案、資料的管理規(guī)定;
3、信息中心管理規(guī)定;
4、安全保密制度。
第五節(jié) 其它
要弄清以上問題,首先,我們要從弄清什么是知識管理和企業(yè)信息管理入手。美國生產(chǎn)和質(zhì)量委員會(APQC)對知識管理定義如下:知識管理是組織有意識采取的一種戰(zhàn)略,它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識傳送給最需要的人,這樣可以幫助人們共享信息,并進(jìn)而將其通過不同的方式付諸實(shí)踐,最終達(dá)到提高組織業(yè)績的目的。企業(yè)知識管理是以信息為基礎(chǔ)的活動,通過組織性學(xué)習(xí)創(chuàng)造隱性和顯性知識,并負(fù)責(zé)如何在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)牡胤綋碛羞m當(dāng)?shù)闹R。微軟總裁比爾蓋茨認(rèn)為:知識管理并不是從技術(shù)開始的,它始于商業(yè)目標(biāo)、過程和對共享信息需要的認(rèn)識。知識管理只不過是管理信息流,把正確的信息傳送給需要它的人,以便讓他們迅速地以信息為依據(jù)采取行動。
中外學(xué)者普遍認(rèn)為,信息是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)非常重要的資源,信息作為資源,除了一般的可利用、有價(jià)值等特性外,還具備共享性、歷史積累性、時(shí)效性和多次再生性的特性。而系統(tǒng)則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨(dú)立成分組成的一個(gè)有機(jī)整體,如管理人員、生產(chǎn)工人、工藝、技術(shù)、管理、方法和組織機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備等,為了一個(gè)共同的目標(biāo)即獲取利潤生產(chǎn)出社會需要的產(chǎn)品,而組成的一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)就是一個(gè)系統(tǒng)。那么,要系統(tǒng)地利用信息這個(gè)資源,企業(yè)建立信息管理系統(tǒng)是一個(gè)非常重要的前提。
企業(yè)信息管理系統(tǒng)(EIMS)就是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理思想和方法,采用電子計(jì)算機(jī)、軟件及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對企業(yè)管理決策過程中的信息進(jìn)行收集、存儲、加工、分析,以輔助企業(yè)日常的業(yè)務(wù)處理直到?jīng)Q策方案的制定和優(yōu)選等工作,以及跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個(gè)管理過程的人機(jī)系統(tǒng)。
從目前已經(jīng)大量應(yīng)用的各種企業(yè)信息管理系統(tǒng)來看,普遍具有以下特性:
1.除了通用的管理軟件和MRP(物料資源計(jì)劃)、OA(辦公自動化)、WFS(工作流系統(tǒng))外,大多軟件都需要做大量的需求分析,咨詢顧問(多數(shù)都是行業(yè)內(nèi)的專家)和企業(yè)各級員工在認(rèn)真總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)實(shí)際量身定做或在標(biāo)準(zhǔn)版本的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)實(shí)際做大量的修改,所以具有行業(yè)專家特性及實(shí)際應(yīng)用特性。
2.多數(shù)系統(tǒng)是從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā),在全局和總體考慮的前提下設(shè)計(jì)企業(yè)的信息管理系統(tǒng),是從企業(yè)的人員機(jī)構(gòu)管理、產(chǎn)品管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的角度,考慮戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)性和信息之間的關(guān)聯(lián)性、制約性的,具有系統(tǒng)性和整體性。
3.具有歷史知識的積累性和共享性。企業(yè)的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T和各員工的日常工作的關(guān)鍵數(shù)據(jù),存儲在數(shù)據(jù)庫中,并能根據(jù)權(quán)限方便查閱和調(diào)用。
4.具有決策的支持性。所有的各種數(shù)據(jù)可以經(jīng)過計(jì)算機(jī)的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果,并通過報(bào)警提醒的方式,使決策者在第一時(shí)間得到相關(guān)信息。
5.動態(tài)特性。由于信息的時(shí)效性和關(guān)聯(lián)性,當(dāng)系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時(shí),與之相關(guān)聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。同時(shí),由于企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部要素均在動態(tài)發(fā)生變化,系統(tǒng)也要求能夠適應(yīng)這種變化。
二、企業(yè)信息管理系統(tǒng)的作用
從以上對于知識管理和企業(yè)信息管理系統(tǒng)的概念及特性等可以看出,企業(yè)信息管理系統(tǒng)對于企業(yè)知識管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具體表現(xiàn)在:
1.知識,確保組織內(nèi)的每個(gè)成員都能共享。在沒有計(jì)算機(jī)、軟件和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的前提下,企業(yè)知識的手段通常采用開會、發(fā)文件及書籍等手段,除了成本高而外,知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權(quán)限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息管理系統(tǒng)則有效地解決了這些問題,使知識信息交易成本大大降低,交易質(zhì)量和效率大大提高,有力地發(fā)揮了知識在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。
2.確保知識獲得的及時(shí)性。信息管理系統(tǒng)解決了跨地區(qū)、跨時(shí)間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙,只要是在有權(quán)限的前提下,知識需求者可以迅速通過系統(tǒng)找到自己需要的各種知識。例如目前的企業(yè)信息門戶(EIP-EnterpriseInformationPortal)可以解決企業(yè)之間的信息及知識交流問題,另外企業(yè)信息系統(tǒng)可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接,并自動按照組織內(nèi)部成員對信息的需求進(jìn)行篩選、分類和收集,并按照成員對信息的需求及時(shí)傳送給需要的人,以解決知識時(shí)效性的問題。
3.提升組織或個(gè)人的隱性知識為顯性知識,并保證兩者之間的有效轉(zhuǎn)換。在企業(yè)沒有信息系統(tǒng)之前,員工的知識和經(jīng)驗(yàn)僅存在自己的腦子里,部門的知識也在這個(gè)部門里,信息呈現(xiàn)孤島狀態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導(dǎo)致企業(yè)的知識大多是隱性知識,而不能轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識,組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時(shí)間的推移不斷地交學(xué)費(fèi),企業(yè)不能形成經(jīng)驗(yàn)曲線,生產(chǎn)效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統(tǒng)使個(gè)人知識得以沉淀,成員之間的知識得到共享和交融,企業(yè)對員工的過分依賴性降低,從而避免企業(yè)因某些關(guān)鍵崗位人員流失出現(xiàn)不可收拾的局面。
三、如何做好企業(yè)的知識管理
首先,我們要抓好企業(yè)的信息管理。知識管理著重于顯性知識和隱性知識的相互轉(zhuǎn)化,因?yàn)槠髽I(yè)只有把國內(nèi)外和自己企業(yè)積累的知識和經(jīng)驗(yàn)即顯性知識,通過歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工,即轉(zhuǎn)化為員工個(gè)人的知識———隱性知識,并運(yùn)用到每項(xiàng)工作中去,才能對企業(yè)目標(biāo)發(fā)生作用。信息管理主要集中在對已有的如書面化的、電子信息等顯性知識的管理,在信息增值鏈上,要將數(shù)據(jù)提升為信息,并對其進(jìn)行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導(dǎo)航等,對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎(chǔ)上,在根據(jù)企業(yè)和員工需求,對信息內(nèi)容進(jìn)行提煉、比較、挖掘、分析、概括、判斷和推論等進(jìn)行知識管理。
其次,要建立知識共享系統(tǒng)。知識管理是以共享和創(chuàng)新為主要目的,重點(diǎn)解決信息超載而知識匱乏的問題,重視人與人產(chǎn)生知識過程的管理。知識如果不拿出來與他人共享,將導(dǎo)致:(1)核心信息掌握在具體實(shí)施人員中,管理失控。(2)企業(yè)人員外流導(dǎo)致知識資產(chǎn)流失,大量核心技術(shù)被帶走。(3)知識孤島造成協(xié)調(diào)困難,效率下降。所以,在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)中,要堅(jiān)持以獲取企業(yè)內(nèi)部和外部知識資源為核心;以產(chǎn)品的生產(chǎn)流程為核心;以個(gè)人知識與團(tuán)隊(duì)知識的相互交流和轉(zhuǎn)化為核心;以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心;以解決實(shí)際問題為核心;以價(jià)值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓(xùn)為核心。
最后,把信息化建設(shè)作為知識管理的平臺。傳統(tǒng)的金字塔式組織結(jié)構(gòu)和人際交流模式在很大程度上不適合現(xiàn)代社會對知識的快速組織、整合和共享需要,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)則為知識的獲取、組織和共享創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)平臺下,形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度,建立信息管理系統(tǒng),使人與知識資源有機(jī)結(jié)合,它將人、知識與現(xiàn)實(shí)工作任務(wù)整合起來,必將為企業(yè)管理帶來實(shí)效。
參考文獻(xiàn):
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現(xiàn)今,科學(xué)技術(shù)水平有了很大的發(fā)展和提高,人們的日常生產(chǎn)和生活也因先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的加入而變得越加便捷。科學(xué)技術(shù)對于電力行業(yè)的影響也是不可小覷的。現(xiàn)今,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異,而之前的管理方式也顯出了很大的不適應(yīng)性,無法跟上社會發(fā)展進(jìn)步的步伐,無法有利的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,因此,電力企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步必須以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理作為目標(biāo)。現(xiàn)今,電力企業(yè)在運(yùn)營的過程中,所遭遇的最大難題是———陳舊的企業(yè)管理方法靈活性過低,這便使得管理的質(zhì)量很難提高。究其原因可以發(fā)現(xiàn),之前所開展的企業(yè)管理工作都是以職能為依據(jù)的,也就是說企業(yè)內(nèi)部的縱向結(jié)構(gòu)和橫向機(jī)構(gòu)所行使的各種權(quán)利都是互不干涉的,這一工作形式會使企業(yè)中的信息傳遞以及處理工作非常的不集中,還可能發(fā)生重復(fù)開展某一工作的問題。這一現(xiàn)象的存在使企業(yè)的工作效率大大降低。而在當(dāng)今市場情況瞬息萬變的環(huán)境下,這種僵化的管理模式對企業(yè)造成的影響不容忽視,因此,現(xiàn)代化的管理模式逐漸取而代之。但是,新模式的管理對企業(yè)內(nèi)部所帶來的沖擊卻是不可避免的。比如:使用信息管理系統(tǒng)能夠高效、科學(xué)的完成數(shù)據(jù)的處理和分析工作,并且能夠減少人為誤差的影響,可是利用這種方式開展工作時(shí)必須保證數(shù)據(jù)來源的科學(xué)性,這就要求我們對企業(yè)中人員配置以及工作任務(wù)的分工實(shí)施適應(yīng)性的調(diào)整。此外,使用信息管理技術(shù)來開展工作時(shí)一定要保證管理軟件和本企業(yè)的運(yùn)營模式是協(xié)調(diào)的,否則將無法體現(xiàn)信息管理技術(shù)的優(yōu)越性。可是在實(shí)際工作過程中,企業(yè)的管理工作者常常忽略了這一工作。因此,我們要想順利完成管理模式的改革,就一定要高效的解決上述問題。信息管理模式的主要特征包括:首先,要改變企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)之前的組織結(jié)構(gòu)過于復(fù)雜、冗余,而我們需要將這種組織結(jié)構(gòu)變成扁平化的結(jié)構(gòu);其次,將實(shí)際作業(yè)作為工作的重點(diǎn)。最后,一次性收集到完整的工作信息。這是為了促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營活動的并行化。此外,確定企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)時(shí),也必須積極的和供應(yīng)商、客戶進(jìn)行溝通,并根據(jù)市場的需求來制定方向;同時(shí)在管理上大量采用團(tuán)隊(duì)管理的模式。這種現(xiàn)代化管理模式的引入,能最大限度地開發(fā)電力企業(yè)的潛能,使運(yùn)營手段更加靈活,提高管理效率,改善經(jīng)營狀況,增加電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
2電力企業(yè)信息網(wǎng)的建立
2.1網(wǎng)絡(luò)建設(shè)環(huán)境
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的具體內(nèi)容有:用戶需求、信息資源、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和地理環(huán)境。電力企業(yè)的規(guī)模一般很大,其中涉及的組織結(jié)構(gòu)和工作人員總數(shù)也很大,且運(yùn)轉(zhuǎn)中涉及到的數(shù)據(jù)、信息交流量都很多。這便要求企業(yè)信息網(wǎng)的質(zhì)量很高。除此之外,企業(yè)可能需要安排一些工作人員到外面進(jìn)行工作,這便要求有水平較高的移動通信來提供保障。通常條件下,電力企業(yè)的資金與技術(shù)等各方面都十分雄厚,并且各種所需設(shè)施也非常完備。可是,實(shí)際進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃工作時(shí)卻經(jīng)常發(fā)生問題。比如:在通信網(wǎng)絡(luò)方面,相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)都有自己的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),可是各機(jī)構(gòu)間的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議卻存在很大的差異。這也為企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)如何將這些不統(tǒng)一的地方有效地連為一個(gè)整體提出了要求。同時(shí),在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)方面,地理因素也是不得不考慮的一點(diǎn)。尤其是供電企業(yè),在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)的時(shí)候,必須充分考慮到這些因素。
2.2網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)
現(xiàn)今的應(yīng)用軟件十分的多樣,但我們在工作過程中大都將Unix作為首要的選擇,這是由于這一應(yīng)用軟件的完全性以及互聯(lián)性都比其它應(yīng)用軟件高很多。此外,開展電力企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作時(shí)通常都需應(yīng)用大型的計(jì)算機(jī),Unix在這方面的優(yōu)勢也是十分突出的。雖然Unix對于操作工作者的專業(yè)技術(shù)水平要求很高,可是我國的電力企業(yè)有著大量的優(yōu)秀人才。這樣的工作方式便能夠使各個(gè)機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)操作系統(tǒng)保持一致。
2.3網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)
主干網(wǎng)絡(luò)技術(shù):(1)ATM技術(shù)。這一技術(shù)的最顯著優(yōu)勢是它融合了線路交換和分組交換的優(yōu)點(diǎn),能夠在完成綜合數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐瑫r(shí)起到路由和互聯(lián)的作用。并且,有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的出臺,也使得ATM能夠在園區(qū)網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境中高效的工作。(2)FDDI技術(shù)。FDDI是目前應(yīng)用最為廣泛的高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù),其優(yōu)點(diǎn)在于容錯(cuò)能力較強(qiáng)。但它在速度方面的限制以及不適用大量語音信息的傳送等缺陷將導(dǎo)致其失去市場地位。(3)高速Ethernet。它除了能夠滿足消費(fèi)者的各方面需求,還具有成本低的優(yōu)點(diǎn)。上述是三類應(yīng)用頻率較高的主干網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的簡介,它們的使用范圍有著一定的差異。所以,企業(yè)在確定主干網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)必須對自身的運(yùn)營情況進(jìn)行細(xì)致的分析研究。可是,現(xiàn)今的電力行業(yè),應(yīng)用交換技術(shù)是主要發(fā)展趨勢,所以,在選擇工作中,一般都會將交換技術(shù)作為第一選擇。
3企業(yè)信息管理軟件的規(guī)劃
3.1影響因素及層次選擇
為了最大化的體現(xiàn)電力企業(yè)信息網(wǎng)的積極意義,必須高效的開展企業(yè)信息管理軟件的規(guī)劃工作。在下文論述中,我們將分層次的介紹信息管理軟件規(guī)劃工作的具體內(nèi)容。(1)針對單一職能部門。通過部門內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),對該職能部門的工作進(jìn)行模擬,以此來提高部門的工作效率。(2)職能機(jī)構(gòu)在開展工作時(shí),一定要將工作的關(guān)鍵點(diǎn)放在機(jī)構(gòu)協(xié)作上。所以,軟件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一定要涵蓋所有機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng),并且還要適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變企業(yè)的管理方式。(3)針對企業(yè)全局。這是企業(yè)信息管理軟件管理的最高層次,需要在企業(yè)全局聯(lián)網(wǎng)以及全面改革企業(yè)管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)的建立。
3.2要求
(1)開展企業(yè)信息管理軟件的規(guī)劃工作時(shí)必須要有很好的全局觀,并且要具備一定的前瞻性,這樣能夠有效的提高管理工作的質(zhì)量以及企業(yè)的競爭力。(2)管理軟件的層次切不可脫離企業(yè)管理層次的實(shí)際情況以及企業(yè)硬件所能提供的環(huán)境。(3)電力企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中涉及到的數(shù)據(jù)信息很多,要想處理好這些信息并滿足企業(yè)發(fā)展的要求就一定要建立規(guī)模較大的數(shù)據(jù)庫。所以,企業(yè)所使用的信息管理軟件一定要支持集成信息和大型數(shù)據(jù)庫的連接。(4)再先進(jìn)的軟件難免會出現(xiàn)漏洞,同時(shí),現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展迅速,及時(shí)對軟件進(jìn)行更新升級是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此,這就要求電力企業(yè)與信息管理軟件開發(fā)商進(jìn)行全面協(xié)作。此外,在軟件開發(fā)工作中,培訓(xùn)工作、軟件應(yīng)用以及售后服務(wù)工作的質(zhì)量也決定著軟件開發(fā)商的綜合能力。因此必須積極的進(jìn)行交流,讓軟件開發(fā)企業(yè)可以掌握電力企業(yè)最新的發(fā)展動態(tài),這樣才能及時(shí)的對軟件實(shí)施更新,并提高售后服務(wù)的質(zhì)量。(5)企業(yè)確定信息管理軟件時(shí)必須把握好下述幾個(gè)重點(diǎn):軟件本身質(zhì)量、用戶使用后的反饋、界面美觀性、售后服務(wù)的質(zhì)量和用戶的使用狀況等。
4結(jié)束語
企業(yè)財(cái)務(wù)管理 企業(yè)文化 企業(yè)研究 企業(yè)資信管理 企業(yè)品牌 企業(yè)建設(shè) 企業(yè)管理 企業(yè)工作意見 企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)案例 企業(yè)資源 紀(jì)律教育問題 新時(shí)代教育價(jià)值觀