整理檔案

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整理檔案范文第1篇

[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

參考文獻：

整理檔案范文第2篇

關鍵詞：健康檔案個人健康檔案個人健康檔案管理

0引言

個人健康檔案是個人自我保健過程中不可缺少的醫學資料，它記錄了每個人疾病的發生、發展、治療和轉歸的過程。建立健全公民個人健康檔案對完善我國公共衛生和醫療服務體系、加強疾病防治和預防保健等工作具有重要意義。2009年4月13日國務院新聞辦公室發表了《國家人權行動計劃（2009-2010年）》，其中在健康權利中，就提到了從2009年開始，逐步在全國統一建立居民健康檔案。在這里，筆者將就個人健康檔案的界定、特點及管理談一些淺見，愿與業內人士商榷，共同搞好個人健康檔案的理論與實際研究工作。

1個人健康檔案的定義

為了更為清晰的認識個人健康檔案，我們先要對個人健康檔案的定義進行一下界定。與廣義的檔案定義一樣，個人健康檔案的定義應滿足四個構成要件：檔案的形成者，主要指醫院、社區衛生服務機構、社會健康服務機構等。檔案內容，個人健康檔案不僅包括個人在醫院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關在醫療、保健等過程中產生的更廣義信息資料。檔案的形式，主要有圖、檔、卡、冊、表。檔案的本質即個人在醫療、保健等個人健康管理活動中形成原始的歷史記錄，它是醫療保健過程順利進行的依據。個人健康檔案，就是個人身心健康（健康狀態、亞健康狀態的疾病預防與保護、非健康狀態的疾病治療等）過程的規范、科學記錄。它是以個人健康為核心、貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關因素、實現信息多渠道動態收集、管理，滿足個人自身需要和健康管理的具有查考利用價值的不同載體和形式的歷史記錄。

2個人健康檔案的特點

2.1內容的全面性與形式的多樣性個人健康檔案不是簡單地將紙質病歷記載的各項內容輸入電腦，還記載了居民平時生活中的點滴健康相關信息，在任何時間、任何地點收集個人健康檔案，不僅能記錄病史、診斷治療情況可以完成以個人健康為中心的信息集成，而且也是在醫療過程中形成的所有文字、數據、圖表、影像等資料的有機整合。個人健康檔案的形式多種多樣，它以圖、卡、檔、表、冊等形式出現。

2.2內容變化的動態性一份完整的個人健康檔案記錄了個體從出生到死亡過程中在各個健康狀態下的所有生命體征的變化以及客觀反映疾病病情、檢查、診斷、治療情況及其轉歸的全過程記錄。它是一個動態連續且全面的記錄過程，并通過各種形式詳細地記錄健康信息的變化，從而為將來的醫療保健以及健康管理過程提供完整的醫療診斷依據。

2.3檢索使用的方便性與靈活性傳統意義上的查閱檔案，必須是要先通過查找索引，找到相關索引一層層進入后才能進行翻閱，這不僅速度慢，勞動繁瑣，而且檢索的查全性和查準性又無法得到保證。個人健康檔案以個人為單位，以特有的數據格式集中存儲，有利于迅速檢索查詢、調用處理各種信息，為科學研究、臨床提供全面可靠的資料，大大提高了檔案的利用效率。

2.4內容的保密性由于個人健康檔案記錄了大量的涉及個人隱私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就顯得很高。個人健康檔案涉及的隱私信息主要有注冊信息，包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業等，有對于個人健康有關的某一問題的跟蹤動態觀察記錄，如就醫行為等，還有用戶的潛在信息，即基于個人信息從中發掘出來的潛在信息。

3個人健康檔案的內容

個人健康檔案不僅包括個人在醫院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關在醫療、保健等過程中產生的更廣義信息資料。筆者認為個人健康檔案可由個人基本信息、基本記錄和專項檔案等部分組成。個人基本信息包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業、工作單位、教育程度、婚姻、民族等；基本記錄即個人健康行為記錄：如家族史、吸煙、飲酒、就醫行為以及個人各種化驗及輔助檢查記錄、預防性記錄等；專項檔案指特殊疾患流程，是指對某一問題的進展情況進行跟蹤隨訪的動態觀察記錄。包括癥狀、體征、用藥、轉會診結果等。

4個人健康檔案管理過程中需要注意的幾個問題

4.1建立完善的管理流程和機制首先是完善個人健康檔案的收集制度。個人要有自我保健意識，盡可能地將與自身健康相關的所有記錄全面、妥善地保管起來。各個衛生服務機構，如醫院、社區衛生服務中心、社會健康服務機構等要形成制度，從個人出生開始建立健康檔案，把個人健康資料納入各個醫療保健機構的檔案管理流程中。其次要確定個人健康檔案管理機構。個人健康檔案是個人健康情況的原始記錄，具有從屬性與唯一性，其歸屬權屬于個人所有。醫院等健康機構在受聘管理的期限內，負有形成。收集、歸檔和妥善管理的職責，嚴禁健康檔案的散失。要根據有關規定在一定期限內做好個人健康檔案的交接工作，保證檔案資料的完整性與延續性。再次是不斷探索好的管理方法和經驗，培養一支高素質、業務能力強的檔案管理人員隊伍，高校快捷地提供利用服務，最大限度地提高個人健康檔案的利用價值。

4.2個人隱私安全與保護問題隱私的基本涵義就是自然人對個人生活秘密和個人生活自由保有不受他人干涉的權利。個人健康檔案中有關個人信息完全屬于個人隱私，這種隱私權主要表現在個人對整個就醫、保健過程中檔案上記載的個人資訊或信息部分享有的支配權。目前，我國正在進行醫療體制和社會保障機制的改革，醫療法制尚不健全，易患糾紛日益增多，作為醫療保障體系之一的個人健康檔案工作也應納入法制軌道。如何有效保護個人隱私不被泄露，是保障個人利益的一個重要方面，應該引起足夠的重視。個人健康檔案管理機構要從提高服務質量，建立起如醫患雙方密切的信任關系，抵消提供個人信息的顧慮；制訂完善的個人隱私制度與隱私保護技術；開展個人隱私保護教育，提高隱私保護意識與行業自律管理意識等幾個方面入手，將個人健康檔案的管理與保護個人隱私權相結合，走出一條符合我國國情的個人健康檔案管理之路。

4.3實現個人健康檔案的信息化，建立個人健康檔案管理系統隨著計算機技術、通訊技術和多媒體技術的飛速發展與綜合利用，人類步入了信息化時代。個人健康檔案的信息化，實現計算機系統管理是必然趨勢，是快速方便提供利用的必然途徑。個人健康檔案信息系統特指為居民提供健康管理的計算機信息化軟件，系統為居民從出生到死亡一個完整生命周期內提供所有健康檔案，以及這個生命周期內相關的父系、母系的遺傳健康史，它以健康卡作為居民身份的電子檔案，收集、組織、管理居民在醫療、保健等過程中產生的相關信息，在將來醫療保健過程中提供完整的醫療診斷依據。與傳統意義上的健康檔案相比，個人健康檔案信息化的優勢主要體現在：①檔案內容更加全面、充分。它不是簡單地將紙質病歷記載的各項內容輸入電腦，還記載了居民平時生活中的點滴健康相關信息。醫生可以隨時隨地提取有關信息，快速全面的了解情況。②檢索使用更方便。信息化基礎上的個人健康檔案具有特定的數據格式和集中存儲，有利于快捷輸入，迅速檢索查詢、調用處理各種診療信息，為臨床、教學、科研提供大量集成資料，大大提高了檔案的利用效率。③可以使患者得到異地專家的健康指導。依托互聯網，異地專家可以通過互聯網了解到詳細信息，能給出具有針對性的個性化指導意見。④存儲更加簡易。紙質檔案的保存，必須有足夠空間，同時還要解決紙張的磨損、老化以及“三防”等問題。對健康檔案實行系統化、信息化管理占用空間小，保存容量大，能永久保存。

由于筆者學識和能力的限制，本人只是對個人健康檔案管理涉及的一些基本問題進行了闡述，希望在不久的將來有更多的研究者投身此項研究，同時也希望這篇淺陋之作能給當前個人健康檔案管理工作提供一些參考。

參考文獻：

[1]《國家人權行動計劃（2009-2010年）》.2009年4月13日.

整理檔案范文第3篇

一、檔案室為誰整理檔案

檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個明確的答案。在每年的業務指導工作中，總會有人對按照進館標準整理檔案的方法提出質疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯系，但它遠不如按文號整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進館標準整理檔案的方法無法證明其科學性和實用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。

二、檔案室該為誰整理檔案

檔案室應該為本單位整理檔案，還是應該為檔案館整理檔案？從《機關檔案工作業務建設規范》內容看其規范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規定的。它對檔案整理的案卷質量要求完全是按照進館要求來規范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標準的《規定》或《辦法》。這些《規定》中都對檔案整理的質量和規范有詳細的要求，并按要求整理好，達不到標準的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。”這足夠引起我們的深思！

檔案室是機關的內部組織機構，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織。檔案室的重要任務是服務于本機關。顯而易見，它的服務方向、對象、范圍必然基本局限于機關單位內部，它的基本功能是為本機關單位收集、整理、保管、提供利用本機關單位產生的檔案。當然它也有為國家積累檔案的義務。但是，它首先為本機關單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關檔案室和檔案館也只是移交檔案的關系。機關檔案室在整理檔案時是以方便單位內部的保管利用為標準的，檔案室完全有權選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經算是經過規范整理了。很顯然，檔案室應該為本機關單位整理檔案。

我們不得不承認：有相當多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設計的由文書（業務）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應該是為本單位了。文書（業務）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。

三、幾點思考

（一）理清幾個問題

1.標準的問題。要認清檔案部門的標準性質，檔案部門的標準基本上都是推薦性標準，而不是強制性標準。《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》，《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》中第六條明確規定：“機關檔案工作規范化管理認證工作，……等級認證采取自愿申報、逐級認證的方法。”在任何時候、任何情況下，都不能把推薦性標準當作強制性標準來執行。在指導檔案室整理檔案中業務指導人員應當是推薦推薦性檔案整理標準，在檔案館接收檔案時也不能以此為標準來接收檔案。

2.檔案室與檔案館的關系問題。檔案室與檔案館的關系就是一個移交檔案和接收檔案的關系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認清檔案室與檔案館的關系，并且處理好這種關系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應該尊重檔案室的選擇。

3.檔案整理方法問題

（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設計的。

（2）適合大機關檔案室的檔案整理方法不一定適合小機關檔案室。現在說的檔案整理方法，實際上是為大機關的檔案整理設計的，這些機關產生的檔案多，自然需要按問題或按機構或按事由等分類。而小機關產生的檔案少，無論按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大機關設計的檔案整理方法整理卻繁瑣，又不好查找。

整理檔案范文第4篇

【關鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國土地檔案管理工作暫行規定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規劃檔案、建設用地檔案、土地監督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內容是對成片土地上的道路、水源、農居建設及耕地坡度改造等，工作內容主要有選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等多個環節，所涉領域涵蓋工程建設、田間道路、農田水利、護林綠化、土地復墾等。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此，轉變傳統觀念，創新服務機制，研究檔案管理工作規律，是實現土地整理檔案資料在現代社會經濟發展中發揮重要作用的技術保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規劃或專項規劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業生產和生態環境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此研究和探討如何規范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發揮土地整理檔案在現代社會經濟發展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優先，服務至上的原則，最大限度地發揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業務性很強的專業性工作，因此要加強檔案工作者職業道德建設，培養檔案工作人員愛崗敬業的精神；工作中嚴格遵守職業道德規范，尊重檔案資料的真實性；培養埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態度，樹立扎實干，服務優，守紀律，創一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發揮檔案資料在后期土地規劃、利用環節的重要作用，是土地資源長期發展的歷史依據。

（四）將檔案資料數字化管理是土地整理檔案管理發展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現數字化管理的技術保障。隨著網絡技術的大力發展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統后，要邀請業內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現數字化管理的技術保障。2.檔案資料數字化管理是社會經濟飛速發展的必然需求。當前正處于推進“四城同創、提升耕地質量、打造美麗鄉村、建設生態宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發揮檔案資料的利用價值，實現檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網上備份、分類，建立數字化管理體系，因此，土地整理檔案數字化管理是現代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發展，在社會經濟建設中發揮較大效用，最大限度的發揮國土檔案的使用價值，為土地的開發利用提供最真實的依據。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(03).

整理檔案范文第5篇

[關鍵詞]檔案整理；問題；對策

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0350-01

引言：檔案整理的質量直接關系到檔案的利用價值，檔案整理是一項極其重要的工作，要想真正的解決檔案整理中所存在的問題，就必須從實際出發，提高文檔人員的業務素質和加強檔案行政部門的監督管理工作，從根本上提高檔案的質量。

一、目前檔案整理中存在的問題

1、檔案歸檔范圍不明確

現如今檔案在其整理的過程中，檔案的歸檔范圍不明確，很容易產生亂歸檔的現象。很多檔案整理人員在對檔案的實際整理過程中，由于所收集的文件材料的時間總是做不到相應的同步，這就在一定程度上使得文件材料在整理過程難免存在著一些偏差，難免會出現亂歸檔的現象以及把原先的文件材料歸總到近期的文檔中。

2、檔案的分類不清晰

檔案的分類不清晰，進而導致組卷的不合理。由于檔案的工作范圍相對來說是比較大的，但是就其根本上而言，檔案本應該有著其嚴格的檔案分類，進而盡可能的為檔案的參閱提供方便。但是，目前由于各種各樣的因素，造成檔案的分類相對的不清晰，對于組卷的進行也就產生了不利的影響。

3、檔案卷內文件材料整理不規范

當今檔案在整理的過程中，可能會因為工作量太大，一時之間很難正確合理的對檔案的卷內材料進行分類，對其文件材料的排列上也就處于一種相對的不規范狀態。檔案卷內文件填寫不符合其要求。檔案整理的過程中，同樣也存在著部分檔案管理員對于檔案卷內的文件填寫只是一種表面上的一種填寫，并沒有針對其主旨進行深層次上的填寫，對于檔案在實際的應用中同樣有著一定的不真實性。檔案案卷標題擬寫的不標準。雖然在檔案的實際整理中，對于檔案的整理過程，都是有條不紊進行的，但是對于檔案案卷的標題卻總是有一種詞不達意的現象，這也在一定程度上影響了檔案的實際使用效果。

二、 檔案整理的解決對策

現如今檔案工作實質上就是業務上的工作，從根本上說，對于檔案整理所存在的種種問題而言，歸根到底，就是文檔人員本身的業務素質和有關部門的業務指導上的問題。因此，要想提高檔案部門檔案整理工作的質量，則就在一定程度上從根本上提高文檔人員的業務素質能力。下面針對目前檔案管理所存在的問題，提出了一些應對措施。

1、提高文檔人員業務的素質

嚴格加強檔案管理人員的學習和教育，不斷的提高和解決文檔人員對檔案管理工作的認識，并在一定程度上端正其工作的態度。一個優秀的文檔人員，一方面要對檔案整理工作有著一種積極樂觀的工作態度，同時還要做到一定的敬業愛崗，在一定程度上端正自己的工作態度，通過一定的學習和教育，并結合自身的精神和力量，進而借助自己獨特敏銳的思維解決檔案整理中存在的種種問題。提高文檔人員業務的素質，進一步的培養其獨立處理業務的能力，進而實質性的解決檔案整理中存在的問題。一般情況下，文檔人員的業務素質在一定程度上對檔案整理工作高質量的進行有著極其重要的決定性作用。

2、做好檔案文件材料收集工作

文檔人員應在一定程度上搞好文件材料的收集工作。目前檔案的整理中所出現的問題同樣與文件材料的收集不齊全和不完整有著實質性的聯系，這就強調在文件材料在收集的時候，一方面要重視原材料的歸檔任務；一方面還要重視對領導和工作人員手中沒有登記過的文件材料進行一定的收集；同時還應該加強重視一些沒有文號的文件材料，并且定期的對文件進行一定的整理，做好因人員變動材料的交接工作。另外，還應該認真做好日常文件材料的收集歸檔工作。雖然在檔案的實際整理中，其日常文件材料是相當的多，但是如果對日常的文件材料做到不聞不問，時間久了就會堆積如山，進而也就在一定程度上影響了檔案的質量。所以文檔人員更應該及時對文件進行收集。

3、堅持自身文件材料歸檔的原則

盡可能的堅持自身文件材料歸檔的原則。目前檔案整理中總是出現許多材料重復的現象，造成這樣的原則主要是因為檔案在其整理的過程中，大多數的文件材料的收集工作與分檔的工作，總是以偏概全，進而使得檔案的質量低下。所以在實際的檔案整理中更應該注重檔案的歸檔，進一步的提高檔案的高質量。在一定程度上認真的擬定各個部分文件材料的歸檔范圍以及分類的方案。我們知道，沒有進行整理歸檔的文件材料就好像是一盤散沙，雜亂無章，如果在實際的使用中，根本就找不到其查閱的方向，一方面浪費了時間；另一方面也使得信息查閱的范圍相對來說比較的小。因此，更應該依據各個部門的實際情況，進行對文件材料的歸檔范圍進行合理的分類。在檔案整理的過程中，必須按照一定的規范和標準要求對卷內目錄和案卷標題進行填寫。在其書寫的過程中，必須按照一定的執行標準，進行規范性的處理，做到真正意義上的言簡意賅，而不是詞不達意。

4、保證檔案的完整性

在檔案整理中，必須確保檔案的完整性。一個高質量的檔案在其整理的過程中就必須有著一定的完整性，這個所謂的完整，也就是在一定程度上使得檔案要有一定的完整性、準確性以及齊全性。不使用成套性的文字材料分割，進而確保文件材料的有機聯系和檔案的完整性。一般情況下，在檔案整理的過程中，尤其是在劃分檔案保存的期限的時候，更應該在一定能夠程度上以長期內容為主，并且定期的對短期內容進行升級，進而轉化為長期內容，最大限度上確保檔案的成套性和完整性。

三、結語

檔案合理高效的整理，對于檔案部門整體全面發展有著極其重要的作用，因此檔案的管理工作人員更應該從自身出發，從實際出發，認真做好檔案的整理和收集工作，最大限度的提高檔案的質量，為檔案部門快速發展和建設提供優質的服務。

參考文獻

[1] 王景.談檔案整理的基本原則[J].科學與財富，2012（2）：125-126.

[2] 陳寶萍.檔案整理對紙質壽命的影響及對策[J].蘭臺世界，2013（z1）：79-80.