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一、部門管理工作
加強對部門的管理。日常行為中,依照集團的管理制度和工程部各崗的崗位職責為準則。按酒店的規章制度、員工日常行為規范約束每一位員工。日常工作中,落實崗位職責,要求管理人員多作現場巡查,抓工作的落實,如檢查計劃工作準備情況,檢查平安操作情況,督導計劃維修工作的實施;巡查大樓,檢查設備運行情況、設施完好情況、節能情況;抓工作進度、工作質量和任務完成情況;抽查設備運行記錄和工作記錄。制度管人的模式下,加強了各級人員的責任心,部門的工作效率、勞動紀律、文明施工情況都有了較大的改進和提高。
二、完成的主要任務
很多設備設施已陳舊老化,大廈設備設施已經運行20多年。有些已進入了壽命期,因此,設備設施的維修任務越來越重。人員減少的情況下,通過加強內部管理,充分發揮部門領班的作用,發揮每個員工的特長和積極性,部門合理安排日常工作,保質、保量完成了酒店領導下達的任務和每日的維修任務。
工程部完成主要工作項目
供配電方面:
年未進行1高壓設備檢修(由專業公司進行。
每月檢查油箱油位及檢查機油油位,2發電機頤養:3月份更換了發電機空氣濾清器兩只。每季度更換水箱水。按有關規定每月對發電機做空載試車和帶負荷試車。
3電容柜保養:更換燒毀的指示燈18只;6月份對2變電容柜進行故障排除;更換2及3變電容柜損壞的電容組。
4低壓配電柜:及時更換下列配電柜的觸點夾具:34冷凍冷卻泵、熱水機組、客用電梯、2及3制冷主機。
空調設備方面:
1空調主機的維保、加雪種
更換13冷凍泵的軸承、油封、水封,2冷凍泵、冷卻泵的維保:視情況對所有泵工作加填料作業。對磨損的軸進行加工處置。
其中對4塔的風葉進行更換作業。3冷卻塔的維保:對4臺冷卻塔進行更換軸承、油封、軸磨損加工的工作共計12次。
4局部閥門的更換
5風柜維保:按規定進行慣例維保;更換磨損的軸承。
按工作單對問題風機進行維修。6清洗盤管風機:按規定對客房所有風機盤管做清洗。
7熱水機組:對供水的軟接頭進行5次急修。
消防設備方面:
1更換4~6臺補壓泵
2對主泵進行維修
副總經理崗位職責
直接上級:總經理
直接下級:各部門經理(財務部除外)
1、在總經理領導下進行工作,對總經理負責。
2、協助總經理完成經營指標和工作任務。
3、按照分工安排,負責分管具體業務部門,對各具體業務部門工作采用量化標準進行考核,掌握分管部門日常經營管理具體情況。
4、根據總經理提出制訂的長遠規劃和年度計劃,提出合理化建議,對市場及經營管理方針提出意見,供總經理參考。
5、制定和完善酒店的各項經營目標、管理章程、經濟指標及各項規章制度和職責。
6、協助總經理抓好企業文化和企業文明建設,督促有關部門開展員工業余文化活動,增強企業凝聚力。
7、根據總經理的安排,主持召開每周的業務工作例會,對業務工作進行協調與檢查。
8、負責監管部門的營業費開支和收入,確保并完成各項有關的預算指標。
9、協助總經理接待重要貴賓,建立良好的公共關系,廣泛聽取和收集賓客的意見,處理投訴,不斷改進工作。
10、協助總經理協調賓館各部門之間的關系。
11、協助總經理對各部門主要管理人員進行考核、評估。
12、實行全面的經營管理,對外代表酒店,對內任免下屬人員。
13、負責來信來訪的接待和處理工作,處理客人致總經理的投訴函。
14、負責審定賓館各項業務指標和工作計劃,并指導執行。
15、審閱各種有關報表、報告,及時掌握賓館的經營情況,采取有效措施,積極組織促銷,使出租率和收入達到賓館計劃的要求。
16、嚴格按照服務標準和程序,對所轄各分部進行控制,督導其為客人提供優質服務。
17、督導控制所轄部門成本,防止浪費。
18、深入部門,聽取匯報檢查工作情況,發現問題及時督辦。
19、總經理不在賓館期間,受總經理委托負責賓館日常經營管理工作。
20、負責賓館全面安全防火工作。
副總經理工作流程
1、整理儀容儀表,打卡簽到,按時到崗。
2、查看前一天總值記錄,了解是否有異常事情發生并簽字。
3、(如星期一)9點召開周例會,聽取各部門經理匯報上一周工作完成情況,及下一周工作安排,根據各部門情況做下一周具體工作安排,傳達總經理意見和工作要求。
4、批閱各部門上報的文件及單子。
5、巡查各營業面的衛生及有無員工違紀現象。發現問題及時找部門經理溝通。
6、了解銷售部客戶拜訪情況,經常與客戶溝通。
7、督促辦公室招聘,做好人員儲備。
8、及時了解餐飲、客房預定情況,督促餐飲部經理、房務部經理做好準備工作,為客人提供優質服務。
9、遇到重要客戶召開會議,要親自跟蹤會議,提供最優質的服務。
10、經常與廚師長溝通,創新菜,保證菜品出品質量。
11、定期檢查餐飲、客房培訓情況,增強員工的服務意識,提高員工的業務技能。
12、完成領導交辦的其他工作。
辦公室主任崗位職責
直接上級:副總經理
直接下級:行政文員、司機、工程、保安、質檢
1、負責辦公室全面工作,帶領部門員工完成各項工作任務。
2、負責賓館全面質檢工作及考勤工作。
3、協助總經理(副總經理)處理好日常辦公事務,搞好各部門綜合協調,解決工作中出現的問題。
4、負責賓館協議、文件的起草、發放及印章的管理。
5、負責起草、修改酒店有關規章制度,會同有關部門檢查落實。
6、負責人力資源的全面工作。
7、負責后勤部門的全面工作,制定維修及保養計劃。
8、負責賓館節能及其管理,維修費的節約工作,注重能源消耗核算與分析,努力把能源消耗及其他有關費用降到最低水平。
9、負責賓館安全保衛工作,掌握酒店安全重點,熟知酒店消防、監控設備實施狀況,加強預防工作。
10、負責賓館員工餐廳、員工公寓管理工作。
11、負責檢查監督下屬嚴格執行崗位職責、操作規程、工作標準及安全生產制度。
12、負責賓館各部門維修、檢查設備及調度工作。
13、負責定期培訓員工消防知識工作。
14、負責賓館車輛管理及調度工作。
15、負責制定下一年或下一季度各項行政后勤費用預算情況。
16、負責辦公區域和公共區域的安全、防火工作。
17、完成好領導交辦的其他工作。
辦公室主任工作程序
1、整理儀容儀表,打卡簽到,按時到崗。
2、查看水、電、氣日報表及各個區域設備設施,處理前一天工作未盡事宜,檢查賓館經營管理工作情況和本部門工作情況,發現問題及時處理與溝通。
3、查看各部門衛生狀況,餐廳前一天打掃衛生狀況及各部門節能情況。
4、查看后勤部門值班記錄,直燃機運行狀況、衛生狀況。
5、查看各部門報修情況,布置工程部一天工作安排,用最短時間完成好報修任務,并對維修情況進行檢查,無異議讓報修部門經理簽字確認。
6、查看保安分擔區域衛生情況,以及室外衛生狀況。
7、查看前一天晚監控錄相看有無異常情況發生,和值班人員值班情況(查樓內外安全、查包情況)。
8、查看消防控制柜和各區域消防設施是否正常。
9、督促人員招聘工作,制定好新老員工定期培訓工作。
10、做好員工餐廳及員工公寓管理工作,提高員工滿意度,讓員工有家的感覺。
11、嚴格車輛管理,確保車輛安全,做到無事故發生。
12、查看當天質檢情況,并對檢查出的情況進行督察。
13、處理日常行政事務,并隨時完成領導交辦的各項工作。
行政文員崗位職責
直接上級:辦公室主任
1、負責賓館人員招聘及人事管理工作。
2、負責會議記錄和文件打印、校對、發放工作。
3、負責制定員工的培訓計劃,并組織實施。
4、負責賓館員工勞動合同的簽訂和辦理員工保險事宜。
雖然我們只在酒店進行為期幾個月的實習,但酒店還是按正規的實習生對我們進行了系統的培訓,培訓工作分為三大塊:一是人事部的崗前培訓,進行了四個課時的室內培訓和游覽培訓,主要是介紹酒店的概況,同時也對我們進行了員工素養及酒店管理制度的培訓,這讓我們對工作有了大概的了解;第二是消防安全意識培訓,酒店特別安排了工程部的經理助理為我們現場講解授課,讓我們對酒店安全和消防常識有了更深入系統的了解;第三是業務技能培訓,這一培訓貫穿著我們實習的一個月,由部門負責人員為我們進行不間斷的技能指導,一個月的實習讓我們對部門工作有了基本的了解,這也得益于酒店系統而全面的培訓。這些培訓對于我們以后的學習和工作都是非常有用的。
二、實習過程
中餐廳是酒店餐飲部門中最為辛苦的部門,因為酒店并沒有給服務員們制定具體的崗位職責和工作描述,在剛剛走進工作崗位的幾天,我們就像無頭蒼蠅,完全不能領會工作的流程和要領,只是聽從領班和老員工的安排和他們手把手的教導。慶幸的是基本所有的老員工對我們都特別的友好,主管還專門為我們每人安排了兩名師傅,負責引導我們的工作。在后面的日子里,我們基本都能熟練各項工作了。
北京蕉葉飲食有限公司占地面積近100平米,是開發區一家特別好的酒店。包間墻上的壁畫具有獨特的泰國風情,國際品質的家具,讓您倍感溫馨、舒適和便利。在可同時容納300人用餐的宴會廳,或裝修典雅的各類包廂,您可品嘗到新派泰國風味菜肴,享受服務員的殷勤周到的服務。
北京蕉葉飲食有限公司否認員工們經驗豐富,訓練有素的會務團隊還可為您的會議提供專業化的策劃統籌和服務。
一、準備工作
雖然我們只在酒店進行為期六個月的實習,但酒店還是按正規的實習生對我們進行了系統的培訓,培訓工作分為三大塊:一是人事部的崗前培訓,進行了四個課時的室內培訓和游覽培訓,主要是介紹酒店的概況,同時也對我們進行了員工素養及酒店管理制度的培訓,這讓我們對工作有了大概的了解;第二是消防安全意識培訓,酒店特別安排了工程部的經理助理為我們現場講解授課,讓我們對酒店安全和消防常識有了更深入系統的了解;第三是業務技能培訓,這一培訓貫穿著我們實習的一個月,由部門負責人員為我們進行不間斷的技能指導,一個月的實習讓我們對部門工作有了基本的了解,這也得益于酒店系統而全面的培訓。這些培訓對于我們以后的學習和工作都是非常有用的。餐廳主要承擔的是團隊客人和散的用餐,有時候也承辦大型的宴會和其他活動,餐廳員工有將近20人,包括主管一名和若干領班及服務員數名,工作比較繁忙。
二、實習過程
蕉葉是酒店餐飲部門中最為辛苦的部門,因為酒店并沒有給服務員們制定具體的崗位職責和工作描述,在剛剛走進工作崗位的幾天,我們就像無頭蒼蠅,完全不能領會工作的流程和要領,只是聽從領班和老員工的安排和他們手把手的教導。慶幸的是基本所有的老員工對我們都特別的友好,主管還專門為我們每人安排了兩名師傅,負責引導我們的工作。在后面的日子里,我們基本都能熟練各項工作了。
我們的工作除了迎賓、擺臺、折口布、傳菜、上菜、撤臺外,也得兼職勤雜工,扛桌子椅子、鋪地毯等一些臟活、重活。我們實習生的上班時間是8時工作制,一個月休息4天,主管根據我們的需要,為我們排了兩頭班,即上午上4小時和晚上4小時,這樣我們中午就有了休息的時間。但往往下班的具體時間是不確定的,經常根據實際情況加班加點,但是加班時間都有記錄,適當的時候會有補休,雖然沒有加班費,但每個月都會有個中提成,我覺的這種制度還是很靈活合理的。
酒店員工都是穿著工作服的,由酒店統一發放換洗,但我認為酒店的服務員制服太過簡單而且比較陳舊,常有破損的現象。不過令我欣慰的是:酒店的員工大都是熱情友好的,不管哪個部門,他們并沒有因為我們是實習生而對我們冷漠生硬;在勞累之余,同事們的一個甜美的微笑,一句再普通不過的“辛苦了”都會讓人分外感動;在休息和飯堂進餐的時候,我們都會聚在一起聊天,分享彼此的感受,就像一家人;而管理層中的幾位經理也很和藹,沒有什么架子,但偶爾還的會對沒有做好工作的下屬發發脾氣。
三、心得看法
一、酒店開業籌備的任務與要求
酒店開業前的準備工作,主要是建立部門運營系統,并為開業及開業后的運營在人、財、物等各方面做好充分的準備,具體包括:
(一)確定酒店各部門的管轄區域及責任范圍
各部門經理到崗后,首先要熟悉酒店的平面布局,最好能實地察看。然后根據實際情況,確定酒店的管轄區域及各部門的主要責任范圍,以書面的形式將具體的建議和設想呈報總經理。酒店最高管理層將召集有關部門對此進行討論并做出決定。在進行區域及責任劃分時,各部門管理人員應從大局出發,要有良好的服務意識。按專業化的分工要求,酒店的清潔工作最好歸口管理。這有利于標準的統一、效率的提高、設備投入的減少、設備的維護和保養及人員的管理。職責的劃分要明確,最好以書面的形式加以確定。
(二)設計酒店各部門組織機構
要科學、合理地設計組織機構,酒店各部門經理要綜合考慮各種相關因素,如:飯店的規模、檔次、建筑布局、設施設備、市場定位、經營方針和管理目標等。
(三)制定物品采購清單
飯店開業前事務繁多,經營物品的采購是一項非常耗費精力的工作,僅靠采購部去完成此項任務難度很大,各經營部門應協助其共同完成。無論是采購部還是酒店各部門,在制定酒店各部門采購清單時,都應考慮到以下一些問題:
1.本酒店的建筑特點。
采購的物品種類和數量與建筑的特點有著密切的關系。例如,客房樓層通常需配置工作車,但對于某些別墅式建筑的客房樓層,工作車就無法發揮作用;再者,某些清潔設備的配置數量,與樓層的客房數量直接相關,對于每層樓有18—20間左右客房的飯店,客房部經理就需決定每層樓的主要清潔設備是一套還是兩套。此外,客房部某些設備用品的配置,還與客房部的勞動組織及相關業務量有關。再如餐飲部的收餐車,得考慮是否能夠直到洗碗間。按摩床能否進按摩間的門口,等等
2.行業標準。
國家旅游局了“星級飯店客房用品質量與配備要求”的行業標準,它是客房部經理們制定采購清單的主要依據。
3.本飯店的設計標準及目標市場定位。
酒店管理人員應從本酒店的實際出發,根據設計的星級標準,參照國家行業標準制作清單,同時還應根據本酒店的目標市場定位情況,考慮目標客源市場對客房用品的需求,對就餐環境的偏愛,以及在消費時的一些行為習慣。
4.行業發展趨勢。
酒店管理人員應密切關注本行業的發展趨勢,在物品配備方面應有一定的超前意識,不能過于傳統和保守。例如,飯店根據客人的需要在客房內適當減少不必要的客用物品就是一種有益的嘗試。餐飲部減少象金色,大紅色的餐具與布置,增加一些淡雅的安排等等。
5.其它情況。
在制定物資采購清單時,有關部門和人員還應考慮其它相關因素,如:出租率、飯店的資金狀況等。采購清單的設計必須規范,通常應包括下列欄目:部門、編號、物品名稱、規格、單位、數量、參考供貨單位、備注等。此外,部門在制定采購清單的同時,就需確定有關物品的配備標準。
(四)協助采購
酒店各部門經理雖然不直接承擔采購任務,但這項工作對各部的開業及開業后的運營工作影響較大,因此,酒店各部門經理應密切關注并適當參與采購工作。這不僅可以減輕采購部經理的負擔,而且還能在很大程度上確保所購物品符合要求。酒店各部門經理要定期對照采購清單,檢查各項物品的到位情況,而且檢查的頻率,應隨著開業的臨近而逐漸增高。
(五)參與或負責制服的設計與制作
酒店各部門參與制服的設計與制作,是飯店行業的慣例,同時,特別指出因為客房部負責制服的洗滌、保管和補充,客房部管理人員在制服的款式和面料的選擇方面,往往有其獨到的鑒賞能力。
(六)編寫酒店各部工作手冊
工作手冊,是部門的丁作指南,也是部門員工培訓和考核的依據。一般來說,工作手冊應包括崗位職責、工作程序、規章制度及運轉表格等部分。
(七)參與員工的招聘與培訓
酒店各部門的員工招聘與培訓,需由人事部和酒店各部門經理共同負責。在員工招聘過程中,人事部根據酒店工作的一般要求,對應聘者進行初步篩選,而酒店各部門經理則負責把好錄取關。培訓是部門開業前的一項主要任務,酒店各部門經理需從本飯店的實際出發,制定切實可行的部門培訓計劃,選擇和培訓部門培訓員,指導其編寫具體的授課計劃,督導培訓計劃的實施,并確保培訓丁作達到預期的效果。
(八)建立酒店各部門財產檔案
開業前,即開始建立酒店各部門的財產檔案,對日后酒店各部門的管理具有特別重要的意義。很多飯店酒店各部門經理就因在此期間忽視該項工作,而失去了掌握第一手資料的機會。
(九)跟進酒店裝飾工程進度并參與酒店各部門驗收
酒店各部門的驗收,一般由基建部、工程部、酒店各部門等部門共同參加。酒店各部門參與驗收,能在很大程度上確保裝潢的質量達到飯店所要求的標準。酒店各部門在參與驗收前,應根據本飯店的情況設計一份酒店各部門驗收檢查表,并對參與的部門人員進行相應的培訓。驗收后,部門要留存一份檢查表,以便日后的跟蹤檢查。
(十)負責全店的基建清潔工作
在全店的基建清潔工作中。酒店各部門除了負責各自負責區域的所有基建清潔工作外,還負責大堂等相關公共區域的清潔。開業前基建清潔工作的成功與否,直接影響著對飯店成品的保護。很多飯店就因對此項工作的忽視,而留下永久的遺憾。酒店各部門應在開業前與飯店最高管理層及相關負責部門,共同確定各部門的基建清潔計劃,然后由客房部的PA組,對各部門員工進行清潔知識和技能的培訓,為各部門配備所需的器具及清潔劑,并對清潔過程進行檢查和指導。
(十一)部門的模擬運轉
酒店各部門在各項準備工作基本到位后,即可進行部門模擬運轉。這既是對準備工作的檢驗,又能為正式的運營打下堅實的基礎。
二、酒店開業準備計劃
制定酒店開業籌備計劃,是保證酒店各部門開業前工作正常進行的關鍵。開業籌備計劃有多種形式,飯店通常采用倒計時法,來保證開業準備工作的正常進行。倒計時法既可用表格的形式,又可用文字的形式表述。以下是一份用表格表達的開業前工作計劃,僅供參考。
例:《某酒店開業前準備工作計劃》
進度內容 完成時間 責 任人備 注
4月
(運營) 1. 人力資源與營銷,2. 餐飲部,3. 房務部經理進場工作
4. 制定賓館招員計劃。
5. 制訂酒店組織結構圖,6. 崗位設計
7. 人員配備,8. 薪資計劃。 4.1---4.15 1.跟進裝修工程進度
4月
(工程) 1. 土建完成,2. 精裝修開工。
3.宿舍4.后勤工程動工,
5. 消防,空調,水.電.氣管道完成,
6. 安裝窗
7. 客房.餐飲大堂裝修
8. 通信系統布線 4.1---
4.1---5.30
1.1---4.30
1.1---4.30
2.1---
3.10----- 1.重點是員工宿舍
5月
(運營) 1. 員工報到,辦入店手續,
2. 新員工酒店入職培訓,
3. 開始市場調研,并制定營銷方案,
4. 印制各種報表.單據
5. 訂做員工訓練服
6. 定制餐飲用具,客房物品,康樂設施
5.1----6.30
5.20---6.30
5.25---6.30 人事
總辦
各部門經理 1.本地和外地招員結合,
2.財務由董事會派5月
(工程) 1. 完成宿舍2. 工程.并訂購架床.被子
3. 弱電系統安裝,鍋爐安裝
4. 室外場地清理,做綠化計劃.
5. 定制廚房設備設施, 5.20---7.10
5.1-----6.30
5.1-----6.25
5.1------6.25 1.
6月
(運營) 1. 安排員工到伙伴店實習
2. 制訂宴請名單與計劃
3. 定制營銷用品,開始前期介入性營銷
4. 制訂開業典禮方案
5. 制訂店內店外裝飾采購方案
6. 餐廳,會議的家具進場
7. 檢查酒店各部工程與設備安裝完成情況 6.10—6.20
6.10---6.20
6.10---6.20
6.20----
6.10----6.20
6.10---6.30 人事
各部門,人事
營銷部
各部門.采購
采購 1.保證員工吃住。
2.培訓場地,用具
3.用具印上酒店標志。
6月
(工程) 1. 空調系統安裝與調試
2. 電器.通信系統安裝與調試
3. 廚房設備設施安裝與調試
4. 裝修工程竣工清理
6.10---6.30
6.10---6.30
6.15---6.30
7月
(運營) 1. 安排員工到伙伴店實習
2. 制訂宴請名單與計劃
3. 定制營銷用品,開始前期介入性營銷
4. 制訂開業典禮方案
5. 制訂店內店外裝飾采購方案
6. 餐廳,會議的家具進場
7. 檢查酒店各部工程與設備安裝完成情況 8.15---9.05
8.20---8.30
8.20---
8.15---8.30
8.15---8.25
8.15---8.30 人事
營銷部
營銷部
營銷部.總辦
各部門.采購
工程部
7月
(工程)
執行細則
-------客房部
(一)開業前三個月
與工程承包商聯系,這是工程協調者或住店經理的職責,但客房部經理必須建立這種溝通渠道,以便日后的聯絡。
(二)開業前第兩個月
1.參與選擇制服的用料和式樣。
2.了解客房的數量、類別與床的規格等,確認各類客房方位等。
3.了解飯店康樂等其它配套設施的配置。
4.明確客房部是否使用電腦。
5.熟悉所有區域的設計藍圖并實地察看。
6.了解有關的訂單與現有財產的清單(布草、表格、客用品、清潔用品等)。7.了解所有已經落實的訂單,補充尚未落實的訂單。
8.確保所有訂購物品都能在開業一個月前到位,并與總經理及相關部門商定開業前主要物品的貯存與控制方法,建立訂貨的驗收、入庫與查詢的丁作程序。
9.檢查是否有必需的家具、設備被遺漏,在補全的同時,要確保開支不超出預算。
10.如果飯店不設洗衣房,則要考察當地的洗衣場,草簽店外洗滌合同。
11.決定有哪些工作項目要采用外包的形式,如:蟲害控制,外墻及窗戶清洗,對這些項目進行相應的投標及談判。
12.設計部門組織機構。
13.寫出部門各崗位的職責說明,制定開業前的培訓計劃。
14.落實員工招聘事宜。
(三)開業前一個月
1.按照飯店的設計要求,確定客房的布置標準。
2.制定部門的物品庫存等一系列的標準和制度。
3.制訂客房部工作鑰匙的使用和管理計劃。
4.制定客房部的安全管理制度。
5.制定清潔劑等化學藥品的領發和使用程序。
6.制定客房設施、設備的檢查、報修程序。
7.制定制服管理制度。
8.建立客房質量檢查制度。
9、制定遺失物品處理程序。
10、制定待修房的有關規定。
11、建立VIP房的服務標準。
12、制定客房的清掃程序。
13、確定客衣洗滌的價格并設計好相應的表格。
14、確定客衣洗滌的有關服務規程。
15、設計部門運轉表格。
16、制訂開業前員工培訓計劃
五)開業前二十天
1、審查洗衣房的設計方案。
2、與清潔用品供應商聯系,使其至少能在開業前一個月將所有必需品供應到位,以確保飯店“開荒”工作的正常進行。
3、準備一份客房檢查驗收單,以供客房驗收時使用。
4、核定本部門員工的工資報酬及福利待遇。
5、核定所有布件及物品的配備標準。
6、實施開業前員工培訓計劃。
(六)開業前第十五天
1、對大理石和其它特殊面層材料的清潔保養計劃和程序進行復審。
2、制定客用物品和清潔用品的供應程序。