增強(qiáng)市檔案信息化建議

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各縣（市）區(qū)人民政府、五大連池管委會(huì)，中、省、市直各單位：

根據(jù)《國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要的通知》和《省檔案局關(guān)于加強(qiáng)全省機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意見》的精神，結(jié)合我市實(shí)際，為加強(qiáng)全市檔案信息化建設(shè)提出如下意見：

一、指導(dǎo)思想

以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，努力適應(yīng)信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，逐步實(shí)現(xiàn)全市檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為我市全面建設(shè)小康社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息服務(wù)。

二、建設(shè)目標(biāo)

本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、突出重點(diǎn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，到“十一五”末，逐步建立起全市檔案信息數(shù)據(jù)庫；全面開展向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)；建立起檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和安全保障體系；建立起較強(qiáng)的檔案信息管理人才隊(duì)伍；完成電子文件中心建設(shè)；力爭(zhēng)館（室）藏檔案數(shù)字化。

三、工作任務(wù)

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.全面推進(jìn)全市檔案館和機(jī)關(guān)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，使全市立檔單位應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率達(dá)到80%，計(jì)算機(jī)及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一。

2.全市各級(jí)檔案館要完成內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，并與市電子政務(wù)外網(wǎng)（政務(wù)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)）聯(lián)通。全市一、二級(jí)立檔單位力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案專網(wǎng)聯(lián)通。

3.全市各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，大力推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成檔案數(shù)字化工作，充分發(fā)揮檔案館室的各項(xiàng)功能和作用。

4.市檔案局（館）要積極創(chuàng)造條件，加強(qiáng)技術(shù)力量建設(shè)，建立市檔案資料數(shù)字化加工服務(wù)中心，具體負(fù)責(zé)全市有關(guān)立檔單位檔案資料數(shù)字化加工服務(wù)工作，力爭(zhēng)“十一五”末完成全市立檔單位檔案資料數(shù)字化技術(shù)處理。

（二）檔案信息資源建設(shè)

1.目錄中心建設(shè)

（1）加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。提高檔案檢索利用效率和服務(wù)質(zhì)量。市縣兩級(jí)檔案館要在兩年內(nèi)完成館藏案卷級(jí)目錄錄入、5年內(nèi)完成檔案文件級(jí)目錄錄入，盡快實(shí)現(xiàn)全部館藏檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索。全市機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室實(shí)現(xiàn)室藏檔案文件級(jí)計(jì)算機(jī)檢索。

（2）規(guī)范檔案移交程序。全市各單位以后形成的檔案向所屬檔案館移交時(shí)，必須同時(shí)移交市檔案局統(tǒng)一推廣使用的檔案管理軟件生成的機(jī)讀文件數(shù)據(jù)庫，同時(shí)向現(xiàn)行文件利用中心報(bào)送一套機(jī)讀文件級(jí)數(shù)據(jù)庫。

2.全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

（1）積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。市縣兩級(jí)檔案館要從館藏珍貴檔案入手，開展檔案數(shù)字化工作，對(duì)館藏照片、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

（2）加強(qiáng)電子文件歸檔管理。根據(jù)新形勢(shì)下檔案管理要求，市檔案局要根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，加強(qiáng)對(duì)我市電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。

（3）市檔案局要結(jié)合全市電子政務(wù)管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，在全市立檔單位中開展檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用，制定電子文件收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、應(yīng)用的規(guī)范和模式，開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)和數(shù)據(jù)接收工作。

（4）按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。全市立檔單位在向所屬檔案館移交以后檔案時(shí)，必須按照市檔案局的統(tǒng)一要求，將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可。

（5）積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案利用效率。市檔案館館藏檔案數(shù)字化加工工作已起步，從起，市檔案館檔案數(shù)字化加工工作爭(zhēng)取納入政府目標(biāo)管理，分步實(shí)施，逐年完成。全市各級(jí)檔案（室）也應(yīng)積極采取措施，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)本館（單位）的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理，力爭(zhēng)在“十一五”完成任務(wù)。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。

1.進(jìn)一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平。從起，全市各單位要使用市檔案局推薦的普及應(yīng)用文書檔案一體化管理軟件系統(tǒng)，適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，保證檔案信息交換和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

2.加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作。市檔案館要按照市政府的要求，把檔案數(shù)據(jù)庫作為政府重要信息資源，納入全市電子政務(wù)的總體格局中，逐步構(gòu)建全市檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。

3.充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。市檔案局（館）要在市檔案信息統(tǒng)一平臺(tái)上有計(jì)劃地上載開放檔案目錄和現(xiàn)行文件目錄，并積極創(chuàng)造條件上載已公開的檔案全文信息，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用。

4.積極促進(jìn)全市檔案信息資源共享。以市檔案局（館）網(wǎng)站為主體，利用全市統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達(dá)的檔案工作信息網(wǎng)。

四、主要保障措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

成立市檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由市政府分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，市政府辦、政務(wù)信息化管理服務(wù)中心、發(fā)改委、財(cái)政局、人事局、檔案局、科技與信息產(chǎn)業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)為成員，負(fù)責(zé)全市檔案信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在市檔案局，由市檔案局局長(zhǎng)兼任辦公室主任，負(fù)責(zé)處理日常工作，確保全市檔案信息化建設(shè)有計(jì)劃、有步驟的順利實(shí)施。

（二）加大投入力度

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、晚見效的工作，要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設(shè)資金不足的問題。要積極做好檔案信息化建設(shè)的資金籌集工作，保障檔案信息化建設(shè)的資金需求。財(cái)政部門要給予大力支持，根據(jù)《檔案法》的要求，將各單位檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍。

（三）加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

1.加強(qiáng)制度建設(shè)。市檔案局要依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)全市檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行、管理和維護(hù)工作，保障我市檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。

2.嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。對(duì)各單位已進(jìn)館的檔案，各綜合檔案館要分期分批進(jìn)行數(shù)字化加工。今后各單位在向市檔案館移交紙質(zhì)及其他載體檔案時(shí)，必須同時(shí)移交符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

1.逐步完善檔案信息安全管理體制。要嚴(yán)格遵守《檔案法》和《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；嚴(yán)格按照《中共市委辦公室市人民政府辦公室關(guān)于推進(jìn)我市電子政務(wù)建設(shè)的工作意見》精神，根據(jù)需要采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。

2.在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密和泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

（五）提高隊(duì)伍素質(zhì)

1.積極組織開展檔案信息化建設(shè)理論研討和技術(shù)交流活動(dòng)，努力營(yíng)造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識(shí)的良好環(huán)境氛圍。

2.加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。市檔案局和人事局要加強(qiáng)對(duì)全市檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化知識(shí)的培訓(xùn)，積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)全市檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。