城建檔案電子信息化管理路徑淺議

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摘要：本文從城建檔案電子信息化管理內涵入手，討論城建檔案電子信息化管理的應用特點，闡述城建檔案電子信息化管理問題，并提出如何提升城建檔案電子信息化管理質量。

關鍵詞：城建檔案；電子信息化；管理

在城市化進程不斷推進的背景下，相關規劃和設施的完善顯著提升了人們的生活質量。在城市建設的過程中，城建檔案真實記錄了相關活動的開展情況，后期需要對檔案信息加以核實才能保證城市的健康發展。但是部分城市建設單位只重視檔案的封存，檔案利用率不高，檔案信息的整合程度偏低，管理模式較為陳舊。隨著電子信息技術的出現，可以讓城建檔案管理效率得到顯著提升，以下進行相關分析。

一、城建檔案電子信息化管理內涵

（一）城建檔案相關概念

城建檔案是在城市規劃與建設過程中產生的信息資源，其主要形式包括文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等，是一種具有記錄性的歷史資料，記錄內容包括了城市自然面貌、地上和地下建筑物，比如房屋建筑、市政設施、城市管網、水文地質、風景園林、歷史名勝等，整體看來，城建檔案涉及管理、設計、科研與實施方面。城建檔案電子信息化管理，是在國家檔案行政管理部門統一組織與規劃下利用檔案管理平臺對檔案信息進行科學的應用和處置。這項工作具有系統性特點，并且貫穿于城建檔案管理的始終[1]。

（二）城建檔案電子信息化管理必要性

信息技術的應用，讓檔案管理工作具有動態化、網絡化、數字化等特點，也對當前的城建檔案管理工作提出了新的要求，以往的檔案管理工作主要是檔案管理人員進行手工操作，由于涉及的圖紙與資料多、類型豐富、容易破損，所以管理效率偏低。在電子信息技術引入檔案管理工作后可以對檔案進行信息化的存儲、統計、查詢，便于檔案信息利用與共享。因此，城建檔案管理人員需要抓住時代的發展機遇，不斷更新思想、創新工作方法，進而提升工作效率，最終為城市建設貢獻力量[2]。

二、城建檔案電子信息化管理的應用特點

開展城建檔案電子信息化管理工作主要是對電子信息化技術加以利用并提取檔案信息，因此主要表現出以下特點：

（一）存儲形式的多樣化

城市建設過程中產生了大量的紙質資料和圖紙，關系著城市的運行與相關部門管理，以往的檔案存儲主要是收集實體資料，之后存放在檔案柜中，容易出現受潮發霉、蟲咬缺損，甚至水火隱患等問題，安全性不高。而城建檔案電子信息化實現了在網絡中存儲，借助計算機技術、云計算技術與信息化技術不僅改變了以往的檔案存儲形式，讓檔案存儲方式多樣化，安全性還得到了提升。

（二）信息處理的準確性與及時性

城建檔案不僅涉及內容多，還有著類型豐富的特點，如工程檔案就包括施工管理文件、施工技術文件、施工過程資料、竣工驗收文件等，在檔案的利用中不僅要做好搜集與記錄，還需要保證信息的準確性，這是由于檔案中包括了部分價值較低的信息，如果在整個檔案中進行查找難度大、耗時多。電子信息化系統在錄入檔案信息后可以對檔案信息自動歸檔，經過數據處理模塊對信息歸類，進而降低了檔案管理人員的工作量，只需要檢索就可以獲取檔案信息或者對電子檔案進行分類，自動去除低價值的信息，保證了檔案管理工作效率[3]。

（三）檔案信息的共享性

在城市化進程不斷加快的背景下，一些城市在規劃與發展中會借鑒其他城市的建設經驗，這就需要進一步了解城市建設檔案信息，不過實體化城建檔案在借閱利用過程中會受到限制，也就是信息支撐范圍有限導致信息共享程度不足，而電子信息技術的利用打破了地域限制，組建共享平臺之后讓信息的共享能力得到顯著提升。

三、城建檔案電子信息化管理問題

傳統的城市檔案管理方法重點在于資料的搜集和整理，而人工管理模式下耗費精力較多。與此同時，在以往的檔案管理模式下容易出現檔案損毀、丟失等問題，已經不能滿足當前的城建檔案管理工作需要。新時期信息技術飛速發展，而電子信息技術與城建檔案管理的結合有效解決了以上問題，不過部分城市在城建檔案管理工作中未能對信息化手段充分應用，可能會導致如下問題出現，比如電子信息類文件造成原始文件真實性以及完整性受到影響，而電子信息存儲的過程中同樣存在著木馬、病毒等網絡安全問題。此外，當前一些檔案管理人員對信息技術應用不夠充分，加之信息傳輸技術和數據庫匹配性不足，從而導致電子文件的處理過程較為繁瑣，需要完善管理系統，進行檔案管理人員的技能培訓。具體問題體現在以下幾個方面：其一，創新與安全問題。在進行城建檔案電子信息化管理時，需要實現與其他管理系統的整合，進而達到信息共享目標，因而需要檔案管理人員創新思維，解決檔案信息化建設中的各種問題，比如計算機網絡自身存在缺陷、可能受到病毒攻擊，再如檔案管理人員不合理操作也會導致信息泄漏。其二，系統的建設缺乏明確標準。地方政府的檔案管理體系較為復雜，存在多頭管理與分散管理問題，還缺乏統一的管理標準，這也導致了城建檔案信息化管理難度加大。其三，檔案管理人員專業性不足。信息技術支持下的城建檔案管理需要對系統運行與數據庫管理熟悉，然而部分檔案管理人員未能接受系統的培訓，導致在工作中思想放松，信息化管理意識缺乏，對新的系統操作了解不足，所以如何培養復合型檔案管理人才也是當前需要重視的問題。其四，專業設備支持不足。在城建檔案信息化建設的初期，需要利用掃描儀將紙質檔案轉化為電子檔案，不過這種掃描方式速度較慢，并且電子文檔存儲的過程中缺乏技術支持也可能出現文件破壞情況[4]。

四、提升城建檔案電子信息化管理質量的相應措施

（一）樹立檔案信息利用服務理念

檔案管理人員在實際工作中需要具有創新精神，掌握新時期檔案管理的思想，并拓寬檔案管理服務功能。檔案管理部門也需要在信息化建設的過程中明確信息來源，促進信息共享，并且充分考慮用戶的實際需求，由此拓寬服務內容、形式與范圍，深入挖掘電子檔案資源價值。此外，檔案管理人員需要具備全新的服務思想，在實際崗位工作中認真學習網絡技術、計算機技術以及數據庫管理知識，扎實掌握電子文件管理技能，并且在工作中結合實際需求創新檔案管理方法，由此推動檔案管理工作的科學開展。

（二）明確城建檔案電子信息化管理目標當前部分城市在城建檔案信息資源共享方面還存在不足，一些檔案數據未能充分滿足社會發展需要，所以要對城建檔案信息化建設科學規劃，明確目標，實現和互聯網技術的同步發展，助力城市規劃建設。此外，為了減少資源浪費，在城建檔案信息化建設的過程中也需要對外部資源加以應用，這樣可以確保檔案信息價值得到進一步提升[5]。

（三）建立城建檔案電子數據庫

對于城建檔案電子數據庫的建立來講，由于涉及信息量大，操作與維護較為繁瑣，所以對技術人員提出了較高要求，也要投入大量資金。為了加快推廣信息化技術，在城建檔案數據庫建成之后需要做好維護工作，分析數據庫建設所需的資金，并且對電子數據庫的運行流程深入分析。為了完善信息化城建檔案管理模式，還需要科學分配計算機等基礎設備以及檔案管理人員。在城建檔案紙質文件轉換成電子數據過程中，檔案管理人員通過圖像辨認、掃描、壓縮、存檔等信息化手段區分和管理好原始文件。此外，要想對舊版紙質城建檔案的圖片、音頻等數據妥善處理，需要從檔案信息的使用頻率、價值等方面入手，由此進行格式轉換和整理。為了便于用戶查閱與利用，后續還需要建立更為全面的電子信息數據庫，最終保證城建檔案利用效率。

（四）加強電子文件的采集與總結

今后的城建電子檔案管理過程中電子文件將成為主要形式，其中包括了電子文件信息、電子文件承載工具以及電子文件顯示工具。建立城建檔案電子信息化系統時，為了確保原始文件轉化后的真實性和完整性，需要重點關注采集與匯總環節，最終實現系統的正常運行。在數字化城建檔案信息數據存儲和查閱過程中，為了提升電子文件可存取性、可使用性以及可理解性，也需要利用信息化手段進行內容與格式的轉換，由此提升信息采集質量。此外，檔案信息共享需要確保符合相關標準規范，所以必須制定相關規定，實現數據資料與部門和機構規定的統一，這樣才能更加安全和便捷地進行信息共享。而電子文件內容也需要留有備份，由此統一電子信息化標準格式內容[6]。

（五）制定紙質檔案和電子檔案使用制度

在紙質檔案轉化為電子檔案的過程中，檔案管理人員不僅需要保證內容的真實性，還要避免資源浪費。此外，需要對電子檔案利用制度加以完善，比如借閱紙質檔案的過程中要求檔案人員嚴格根據制度辦理手續，要求借閱人填寫信息。再如電子檔案只能用于查閱，不得下載以及更改原始信息，要求檔案管理人員堅持保密原則，通過信息化管理模式還能夠對人員的查閱情況進行統計，進而通過多項措施確保檔案信息的安全應用[7]。

（六）做好檔案管理人員技能培訓工作

根據有關規定，檔案管理人員每年至少進行兩次在崗繼續教育，所以檔案管理部門也需要系統地開展人員培訓工作，使檔案管理人員掌握信息化處理方法，熟悉信息化檔案管理工作流程。與此同時，也需要拓展自身知識面，了解建筑施工知識，掌握施工程序以及各種文件材料，由此實現檔案管理工作的規范化開展。在實際工作中，也要求檔案管理人員定期自檢、自查，并上報工作情況。部門領導也需要定期開展監督工作，一旦發現問題要及時糾正。

（七）建立檔案信息查詢系統

在城建檔案信息化建設的過程中信息查詢系統十分關鍵，需要不斷總結信息整合過程中存在的問題，由此建立功能全面的操作平臺，讓操作平臺和資料庫聯系性加強，便于用戶利用信息查詢系統獲取信息。與此同時，由于信息查詢系統的建立對城建部門軟件開發提出較高要求，為了提升軟件開發質量需要城建部門與專業軟件公司加強合作，并根據檔案管理實際要求引進軟件，由此滿足檔案信息查詢、管理等需要。此外，需要在保證信息查詢質量的前提下進行信息的動態化更新。

（八）建立可追溯管理系統

城建檔案的根本屬性在于原始性與真實性，所以在信息化建設的過程中要建立可追溯管理系統，由此對文件生成、修改和使用進行真實記錄，確保文件原始狀態，進行可追溯系統設計的過程中也需要確保文件記錄內容具有可用性，由此為下一步開展檔案管理信息化工作打下基礎。需要說明的是，建設檔案信息化系統前需要保證電子文檔內容的真實性，并且做好原始性界定工作。綜上所述，在城建檔案管理工作開展中，為了提升工作效率需要加強信息化建設，并且加強制度建設，做好人才培養工作，建立檔案信息查詢系統與可追溯管理系統，進而助力城市健康發展。

作者:李明偉 單位:大同市城建檔案館