養(yǎng)老保險制度改革人事檔案管理淺析

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摘要：機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革對高校檔案管理工作提出了新要求，本文通過高校人事檔案在人員參保數(shù)據(jù)采集和“中人”基本養(yǎng)老金核算過程中的重要性，分析高校人事檔案中與養(yǎng)老保險制度改革相關(guān)材料的現(xiàn)狀，提出新形勢下高校人事檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險；基本養(yǎng)老金；高校；人事檔案

引言

自2014年10月1日起我國機關(guān)事業(yè)單位工作人員進行養(yǎng)老保險制度改革以來，高校同步進行該項改革，隨著改革的推進，在個人養(yǎng)老保險參保信息采集、視同繳費年限的審核和基本養(yǎng)老金待遇核定過程中，凸顯了高校人事檔案的重要和權(quán)威支撐作用。本文通過高校參加養(yǎng)老保險制度改革利用人事檔案過程中遇到的問題，結(jié)合高校人事檔案管理現(xiàn)狀，對如何做好高校人事檔案管理工作，發(fā)揮好人事檔案的支撐作用以推進高校養(yǎng)老保險制度改革提出了對策。

1人事檔案在高校養(yǎng)老保險制度改革中的重要性

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是不可替代的原始記錄，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，具有法律效用，具有概括地反映職工個人全貌的全面性、直接為現(xiàn)實工作服務(wù)的現(xiàn)實性、材料客觀的真實性、隨著職工工作生活延伸新的文件材料不斷形成的動態(tài)性、人事檔案的管理與職工的人事管理相統(tǒng)一即“檔隨人走”的流動性和機密性六大特點。

1.1人事檔案是參保數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)

高校實施養(yǎng)老保險制度改革首先需要參保登記。在個人參保登記中，根據(jù)個人檔案核定為事業(yè)編制后納入?yún)⒈Ｈ藛T范圍，當前我國高校用人方式多種多樣：有固定期限或無固定期限的事業(yè)編制、非事業(yè)編制（勞務(wù)派遣）、編制內(nèi)或編制外的人事代理、勞動合同制用工等，同一個職工在高校工作可能在不同時間存在不同的身份。厘清改革啟動時間點在編在職人員和編制內(nèi)已退休人員名單后，根據(jù)個人檔案采集參保人員基本信息：在職人員姓名、出生日期、人員類別、工資類別、參加工作時間、是否勞動合同制工人、工作間斷時間、改革后職務(wù)（稱）、崗位工資和薪級工資、參加機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險試點和企業(yè)職工養(yǎng)老保險情況；退休人員包括參工時間、退休時間、退休類別、退休待遇等一系列的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，這是一項精準、繁雜的工作。

1.2人事檔案是視同繳費年限審核的基礎(chǔ)

機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革前參加工作，改革后的退休人員（以下稱“中人”），達到法定退休年齡的中人，高校按照人事管理權(quán)限為其辦理退休手續(xù)，執(zhí)行基本養(yǎng)老金新計發(fā)辦法發(fā)放養(yǎng)老待遇。這一過程中需要使用個人檔案核定的事項有出生日期，參工時間，參工時間至退休時每段工作經(jīng)歷根據(jù)工作單位和單位性質(zhì)、個人身份和用工形式、參加養(yǎng)老保險類型和繳費起止時間而核算的視同繳費年限。

2高校人事檔案中與養(yǎng)老保險制度改革相關(guān)材料的現(xiàn)狀

2.1反映某段工作或?qū)W習(xí)經(jīng)歷的檔案存在缺失

2.1.1高校人員流動造成的檔案缺失。高校的人才隊伍建設(shè)影響著高校的可持續(xù)發(fā)展和競爭力。高校人才引進是師資隊伍建設(shè)一項重要內(nèi)容，高校為了引進高端人才，打破常規(guī)人事辦理程序。當職工調(diào)動不再履行和原單位協(xié)議時，原單位為了維護自身的利益則采取不轉(zhuǎn)檔案等手段，出現(xiàn)人已離開原單位多年檔案沒有轉(zhuǎn)到新單位的情況，一些高校對急需引進的人才在檔案調(diào)不到的情況下，嘗試新建或重建一份人事檔案，這一做法不符合國家人事檔案制度“一人一檔”“檔隨人走”的要求，造成了“人檔分離”“一人多檔”等問題。普遍缺失的材料有知青下鄉(xiāng)材料、民辦教師材料、征兵入伍材料等，有些僅能從個人履歷記載中獲得這些工作經(jīng)歷信息，個人履歷不能用來作為工作經(jīng)歷的權(quán)威佐證。高校在人才隊伍建設(shè)的另一種常用的方式是吸引人才回國。20世紀90年代開始，隨著我國放開對自費留學(xué)的限制等政策出臺，自費出國留學(xué)人數(shù)呈現(xiàn)井噴式增長，由1990年的58.57%到2001年的90.57%，形成了公派留學(xué)為引領(lǐng)和自費留學(xué)為主體的留學(xué)格局，高校引進出國留學(xué)人員有利于高校建設(shè)高水平學(xué)科梯隊和促進學(xué)術(shù)帶頭人的快速成長，但是，由于當年出國留學(xué)時不少人員特別是部分自費留學(xué)人員對檔案管理意識淡薄，存在自己保管檔案、檔案遺失甚至檔案記錄失實等情況。根據(jù)國家相關(guān)政策規(guī)定，國外攻讀博士學(xué)位的年限，獲學(xué)位后回國服務(wù)國內(nèi)計算工齡，即在視同繳費年限審核時認定為視同繳費年限，目前，有部分出國留學(xué)經(jīng)歷的教職工已到達退休年齡，由于檔案缺失造成繳費年限核定困難。2.1.2高校人事檔案管理部門收集過程中造成的檔案缺失。在高校，檔案工作普遍被認為就是收集、裝訂、管理等事務(wù)工作，許多高校人事檔案管理與人事管理工作脫節(jié)，收集制度不完善，監(jiān)督機制不完善。對歸檔后的材料缺少檢查等相應(yīng)流程，分散在人事管理工作過程中產(chǎn)生的材料缺乏，沒有做到應(yīng)歸盡歸，造成反映重要信息的檔案材料缺失，如人員調(diào)動的材料、在職研究生的薪酬信息等。

2.2關(guān)鍵基本信息不真實

在養(yǎng)老保險參保基本數(shù)據(jù)采集、視同繳費年限審核的過程中，發(fā)現(xiàn)存在不同時期、不同檔案材料上基本信息記載前后不一致，常見的有出生日期、參加工作時間、工作經(jīng)歷等。教職工的出生日期作為客觀存在的自然情況，是唯一的，但在同一人事檔案歷次填寫的材料中，存在年齡填報隨意，跨月跨年甚至跨幾年的現(xiàn)象，常見的有公歷與農(nóng)歷混淆，或為入伍、招工、入團等根據(jù)需要填寫出生日期。存在參加工作時間越填越早，工作經(jīng)歷也不盡一致的現(xiàn)象。

2.3存在單位認定不科學(xué)的現(xiàn)象

人事檔案中存在沒有嚴格按國家政策或?qū)艺呃斫獠坏轿贿M行的工齡認定情況，如臨時工轉(zhuǎn)正式工，不是同一個單位也認定臨時工為連續(xù)工齡，又如教職工民辦教師后招工，或讀大學(xué)后錄用為國家職工未繼續(xù)從事原工作的，把民辦教師工作時間段認定為連續(xù)工齡，且進行過工資套改，教職工已認定本人的連續(xù)工齡長度，導(dǎo)致在退休辦理時對核定的視同繳費年限結(jié)果不認可，要求按以前單位的認定來核定退休待遇。

2.4人事檔案歸檔分類不全面

目前，人事檔案的內(nèi)容一般劃分為十大類，是工作人員各時期信息的原始存儲器，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。但在養(yǎng)老保險制度改革推進過程中，發(fā)現(xiàn)高校人事檔案中有關(guān)養(yǎng)老保險檔案如高校畢業(yè)生報到證、工資轉(zhuǎn)移單、企業(yè)和勞動合同制工人基本養(yǎng)老保險繳費憑證等相關(guān)材料的缺失，造成“視同繳費年限”及“實際繳費年限”審核困難，增加待遇核定工作難度。2.5高校人事檔案信息化建設(shè)落后我國高校人事檔案管理的方式仍以人工操作為主，這種管理方式在需要大量查詢檢索時利用難度大，即是實現(xiàn)信息化，也主要是由高校人事檔案室（科）一個部門應(yīng)用的信息化，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)信息不全，且沒有建立與人事檔案形成來源的其他處室的聯(lián)接，這種信息化管理體現(xiàn)的是人事檔案封閉式管理制度：管好、管死、管嚴格。信息化系統(tǒng)設(shè)計的思路沒有考慮其他處室和職工對人事檔案日益增長需求的便利化，這種建立在管理思維環(huán)境下設(shè)計的信息系統(tǒng)，信息不全面不準確，使用效率低下。

3新形勢下高校人事檔案管理工作的對策

3.1建立健全高校人事檔案管理制度

3.1.1要健全檔案移交制度。要進一步健全檔案移交制度，確保人事檔案傳遞的及時性、安全性，建立規(guī)范的人事檔案收發(fā)登記制度和傳遞、查閱、接收制度，對不按程序轉(zhuǎn)遞的人事檔案，尤其是自帶檔案要嚴格審查甚至拒絕接收，以保證檔案的嚴肅性和保密性；建立對新入校人員的檔案清查制度，認真清查簡歷中有記載而無檔案支撐的材料歸檔，如招工、聘用、下鄉(xiāng)、民辦教師、赤腳醫(yī)生等材料，注意教職工歷次調(diào)動等人事文件歸檔情況。3.1.2建立健全檔案歸檔和借閱制度。嚴格材料歸檔和使用各個環(huán)節(jié)，收集上要及時和完整，隨著教職工工作、生活道路延伸，對新增的學(xué)歷學(xué)位、職稱職級晉升、工人考工、職務(wù)升降、延長退休、轉(zhuǎn)崗、辭職、自動離職等應(yīng)歸檔材料及時歸檔，全面、真實和立體地反映教職工成長全貌，加強與相關(guān)部門的溝通與合作，做到應(yīng)歸盡歸。鑒別上遵循取之有據(jù)，整理上嚴謹科學(xué)，不破壞原始材料。借閱時注意檔案安全，應(yīng)有專人負責(zé)，完善登記與歸還臺賬。

3.2重視高校人事檔案管理隊伍培訓(xùn)和管理工作

3.2.1重視檔案管理隊伍的建設(shè)。定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平，提高責(zé)任意識，人事檔案管理工作絕不僅是檔案信息的收集、更新與安全保護，培養(yǎng)具有開拓精神和競爭意識、知識面廣、知識結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)人事檔案管理人員，提高檔案信息化管理的水平，在做好日常人事檔案收集、填錄基礎(chǔ)上提高審核和鑒別能力和水平，使之更好地服務(wù)于高校人力資源管理和高校中心工作。3.2.2開展高校人事檔案審核、溝通機制。建立檔案審核鑒別制度，維護檔案的真實性、準確性、完整性，這既是高校把好選人用人關(guān)的重要依據(jù)，又是養(yǎng)老保險制度改革新要求，有利于提升人事管理工作質(zhì)量和效率。全面清查檔案中存在的歷史不清晰、檔案缺失，出生日期、參工時間等不一致問題，并就審核情況與教職工本人溝通，最后的認定結(jié)果由職工本人簽字確認，以確保信息準確與統(tǒng)一。檔案審核作為一項專業(yè)性與政策性很強的工作，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)政策執(zhí)行，審核人員需要認真把握和研究不同時期國家政策，否則很容易在審核中出現(xiàn)誤差，如2006年10月之前和之后對于出生日期的認定、國家職工在1979年之前和之后在普通高等學(xué)校本、專科學(xué)習(xí)時間是否為工齡的認定國家政策差異就很大。3.2.3加強宣傳，提高教職工檔案意識。從人事檔案信息資料形成源頭把控好檔案資料質(zhì)量，保證人事檔案資料的嚴肅性，加強宣傳提高教職工檔案意識，按照組織人事部門要求，規(guī)范填寫各類資料，不得涂改、虛填。人事檔案承載著檔案主體的情感寄托，某時間段檔案的缺失相當于該時間段歷史記載的缺失，將導(dǎo)致檔案主體歷史情感的缺失。在退休辦理時，對于個人檔案中出生日期前后記載不一致的情況，原則上按最先最早原則認定，在特定的情況，可提供原始戶籍檔案進行認定，目前普遍的做法是在教職工臨近退休時進行認定的。到退休時以個人檔案中記載的出生日期來確定法定退休時間，導(dǎo)致與該教職工在工作時間段的晉升，轉(zhuǎn)干，考工等記載的出生日期不一致，甚至出現(xiàn)晉升職稱（職級）的時間在按個人檔案核定的退休時間后而不能按晉級后的職稱（職級）享受退休待遇的情況，也給職工帶來一定情感困惑。

3.3新增養(yǎng)老保險檔案材料類型

隨著養(yǎng)老保險制度改革深化，應(yīng)該在個人檔案中增設(shè)“個人養(yǎng)老保險材料”類型，主要用于收集工作單位調(diào)動等人事文件、工資轉(zhuǎn)移單、企業(yè)或勞動合同制或試點期間的基本養(yǎng)老保險繳費材料，以及含有出生日期、參加工作時間、個人工作經(jīng)歷等的檔案專項核定表，為視同繳費工作的審核提供依據(jù)。

3.4開發(fā)高校人事檔案管理系統(tǒng)，從信息化邁向數(shù)據(jù)化

信息化時代，因為技術(shù)手段有限，對于高校人事檔案中信息以數(shù)據(jù)的形式人為的錄入人事信息管理系統(tǒng)，依靠關(guān)系數(shù)據(jù)庫，為結(jié)構(gòu)性文字描述。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算、VR技術(shù)等一系列新興技術(shù)在經(jīng)歷了前期摸索式發(fā)展，并逐漸向各行各業(yè)下沉后，大可利用這些技術(shù)把高校人事檔案在計算機世界進行全息重建，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，對已有檔案和新增人事檔案資料數(shù)字化。實現(xiàn)數(shù)字化核心——高效率，探索整合已有的信息化系統(tǒng)，如薪酬系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、社保參保系統(tǒng)和養(yǎng)老金發(fā)放系統(tǒng)等，打破高校人事檔案封閉式管理制度，增強資源共享意識和主動服務(wù)意識，通過信息技術(shù)與加密技術(shù)對整合的管理系統(tǒng)進行權(quán)限劃分與加密，教職工通過登錄管理系統(tǒng)掌握本人人事檔案材料中記載的出生和參工日期等信息，及時消除由個人人事檔案中記載信息核定的退休時間、連續(xù)工齡與本人認為的退休時間、連續(xù)工齡不一致的矛盾，消除退休人員心里上的落差，提高教職工的歸屬感、幸福感。

4結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革是加快推進社會保障體系建設(shè)、確保實現(xiàn)第一個“一百年”目標的重大舉措，是貫徹黨中央全面深化改革、全面推進依法治國的決策在社會保障領(lǐng)域的具體實踐，高校人事檔案管理部門要把握這一契機，創(chuàng)新高校人事檔案管理工作，為機關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險制度改革發(fā)揮數(shù)據(jù)支撐作用。

作者:陳建群 單位:中南大學(xué)