建筑安裝工程檔案信息化管理淺析

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隨著我國經濟的不斷發展，建筑工程規模也在日益擴大，隨之而來的是工程數量和質量都有了明顯提高。然而在實際工作中卻出現很多問題，比如說：沒有建立完善統一規范的檔案管理制度；缺乏健全有效的保管體制、缺少對建筑安裝工程檔案資料進行分類存放等情況頻繁發生等等諸多現象與現狀相沖突。隨著時代進步社會不斷發展，建筑工程建設也越來越復雜多樣，并且涉及到許多專業性較強且較為繁瑣的內容。

一、建筑安裝工程檔案信息化管理現狀

1.建筑安裝工程檔案信息化管理的發展情況。隨著時代的發展建筑安裝工程在進行建設時，都已經采用計算機網絡來管理，但是由于我國目前還沒有建立起比較成熟完整健全的信息化管理系統，所以很多企業并不會去使用這種系統。這就導致了企業內部信息交流不暢通、數據處理不準確等問題出現；還有一些公司雖然擁有了自己開發軟件平臺和數據庫技術，但是卻缺乏專業人員對其功能操作流程進行研究與探討，從而造成工作中存在漏洞；更有甚者在建設時沒有充分利用計算機網絡資源的作用。我國的建筑行業發展時間比較短，在管理模式和技術方法上都存在著一定問題。現階段信息化建設工作還沒有引起人們足夠重視。

2.建筑安裝工程檔案信息化管理應用情況。建筑安裝工程檔案信息化管理，需要對建筑工程的相關信息進行收集，并在第一時間內將其整理到系統中，在此基礎上對數據資料進行整合和分析。通過計算機技術建立起完整、準確的數據庫信息系統平臺來實現數據共享與交流以及及時更新等功能；同時還需注意的是要加強對于軟件開發過程當中出現問題時，處理速度及質量方面存在不足之處，及時作出相應調整措施，以確保工程檔案管理工作能夠順利開展，進而保證建筑工程施工工作的有序性與準確性。在信息化管理的過程中，檔案管理人員必須充分利用計算機網絡技術，對建筑安裝工程進行全面系統化、規范化管理。具體來說主要是電子文件管理系統。通過使用該設備能夠有效提高工作效率和質量；同時也可以將紙質版資料轉變為電子文檔信息資源并實現共享與存儲功能；另外還應加強相關人員的專業能力培養及檔案管理人員在信息化方面知識儲備，從而使其具備較高素質水平、具有較強創新意識以及計算機網絡技術應用技能等綜合素養。3.建筑安裝工程檔案信息化管理的作用。隨著我國建筑行業的不斷發展，建筑工程也隨之出現了一些新情況、新問題，信息化管理是一個工程項目順利進行的前提條件和基礎支撐。在實際工作中發現：第一就是信息資源共享。第二便是工程建設單位之間相互交流與合作。第三則體現在對檔案材料及文件資料等方面都有一定程度上存在差異性以及不完整性現象。第四主要表現為建筑企業內部各部門之間缺乏協調配合，導致數據無法及時傳遞到決策層、管理層和管理人手中。隨著我國經濟的快速發展，建筑工程數量也隨之增多，而建筑施工過程中所涉及到的數據量較多。因此在建筑工程建設階段需要對相關信息進行有效地收集與整理。通過信息化管理手段能夠實現工程建設施工檔案資料資源化、電子計算機技術和網絡傳輸等功能系統自動化處理模式，來提高企業內部文件管理工作效率及質量水平；此外還可以將相關文檔進行分類歸檔保存并及時更新，便于日后分析利用。

二、建筑安裝工程檔案信息化管理存在的問題

1.管理信息化程度低。目前，建筑安裝工程檔案的管理工作主要集中在施工階段，對于數據信息進行收集和整理是一項比較復雜而且耗費時間較長的工作。而當前我國大多數企業都缺乏完善且系統化地對其進行統一處理。由于沒有專業性較強并且應用型較好等原因，使得很多建筑工程項目中存在著大量問題：管理制度不健全、操作流程混亂以及設備故障率高等等；此外還有一些建筑單位在施工過程中，在建筑企業中，檔案信息化管理的應用還處于初級階段，其主要原因是由于工程項目建設過程復雜程度大且分散性強。因此需要相關部門進行協調與配合。建筑工程施工單位對文件資料沒有完全重視起來；缺乏專業人才和技術支持等因素導致了工程檔案信息管理工作存在問題：一是文件管理人員綜合素質不高；二是文件內容不完整、不全或有缺失的情況時有發生；三是非規范現象也比較嚴重，這些都會影響到文檔管理質量水平及數據分析工作效率。

2.企業信息化管理意識薄弱。在現階段的社會發展過程中，很多單位都開始認識到了信息管理工作對于自身工作效率提升以及經濟效益提高具有重要意義。但是由于建筑安裝工程檔案信息化管理制度不完善導致其對實際操作作用并不明顯。部分單位領導和技術人員缺乏相關專業知識與經驗。因此造成了建筑工程施工建設資料存在著大量問題，影響企業整體質量水平及企業形象；另外一些管理人員也忽視檔案的重要性。當前，我國大多數企業都還沒有意識到建筑工程3.檔案資源配置不合理。由于我國建筑行業起步較晚，在檔案信息化管理方面，存在著一些問題。首先是檔案資源的配置不合理。很多企業對工程建設中涉及到的文件材料沒有進行科學合理性分析和分類整理工作；而有些單位為了節省成本或者不重視項目質量等原因導致了在建筑工程施工過程中出現各種重復資料、冗余信息以及錯誤記錄等等情況；其次就是由于建筑行業對于軟件技術應用不夠成熟，使得許多信息化管理手段無法發揮作用，從而影響檔案管理工作。建設項目在施工期間會產生大量的數據信息，而且這些數據資料往往都是由人工進行整理和歸納總結而成。所以說對其進行有效地處理是非常困難且耗時耗力。而目前很多單位對于建筑工程建設施工階段所涉及到的文件資料，并不是很重視甚至根本就不理會填寫相關表格或者其他方式來完成工程項目的檔案信息化建設工作。

三、建筑安裝工程檔案信息化管理對策

1.建立建筑安裝工程檔案信息化管理組織結構。在建筑工程的信息化管理過程中，檔案管理工作是一項重要內容，因此，必須建立健全建筑安裝工程檔案信息化管理機構組織結構。首先要明確各部門及人員職責。通過制定科學合理、分工協作和相互制約原則來實現對數據信息進行集中統一處理；其次就是將文件資料的歸檔工作落到實處，并加強管理人員與使用單位之間溝通交流以及相關制度建設等方面都應該在建筑工程管理中起到重要作用，從而使文檔管理工作更加具有實際意義，并且提高建筑企業整體效率。建筑安裝工程檔案信息化管理組織結構的建立，是為了對建筑工程在施工過程中，各個階段，以及每個工序進行有效地把控。所以必須要加強企業領導和工作人員對于文件資料收集、整理工作。同時也需要制定出完善的制度，這樣才能使文件資料更好地為決策者提供參考依據。另外也應該將工程項目管理人員與施工人員緊密聯系在一起；最后還應成立專門負責檔案管理部門的機構來對建筑安裝過程中出現的問題，及時解決并進行有效地處理。在建筑安裝工程施工過程中檔案管理是一個非常重要的環節，其質量直接影響著整個項目建設工作。所以必須要加強對數據信息處理和分析系統進行完善。首先必須保證資料收集、整理與利用等各個方面都處于合理狀態；其次應該確保相關管理人員能夠及時準確地獲取到真實有效完整、全面以及可靠準確數據信息內容；再其次還需要做好對原始文件材料的管理，并將這些檔案資料保存在相應的數據庫中，以便日后查詢使用。

2.構建建筑安裝工程檔案信息平臺。建筑安裝工程檔案信息化管理必須以信息平臺為基礎，實現企業內部各部門、單位之間的資源共享，提高建筑工程施工過程中數據資料的準確度。在建設企業內部建立完善統一規范和標準體系下形成完整有序、功能齊全又具有較高價值性與實效性的文件管理系統；對已經建成或在建項目進行驗收合格后可直接進入建筑安裝工程檔案信息化管理平臺運行使用。建筑安裝工程檔案信息化管理要以企業為核心，結合國家的政策法規，構建符合自身發展需要的信息平臺。在建立和完善相關制度時也可參考其他軟件進行。在對建筑安裝工程檔案信息化管理的優化時，需要遵循以下幾點原則：規范性與科學性相結合。首先要明確文件信息收集、整理和歸檔等各個環節所使用到的標準。其次是規范數據錄入程序。最后就是完善相關軟件功能模塊，使之相互配合形成一體化系統；此外還應該注重加強工作，人員之間以及單位內部員工間在檔案信息化管理方面知識學習交流工作上的積極作用。為了確保建筑安裝工程檔案信息化管理的有效性，在開展過程中，需要對相關數據進行有效地整理，并通過計算機網絡技術來實現信息資源共享。在此基礎上還應當建立完善的電子文件系統。將紙質材料和數字化資料等直接輸入到電子信息系統內。同時還要做好相關軟件、硬件以及數據庫之間銜接工作；在完成了以上內容之后便可利用相應設備對建筑安裝工程檔案信息化管理過程中所出現的問題進行有效地解決，從而使建筑工程施工質量得到進一步提升。

3.建立信息化管理信息數據庫和系統功能設計。首先，信息化管理的目的就是把企業中各個部門和人員有機結合起來，通過信息共享，將各單位、個人以及整個系統連接起來實現人與物之間的相互聯系。在建筑工程檔案管理工作開展過程中應充分利用計算機網絡技術對工程項目進行數據資源收集及處理工作。建立健全完善數據管理系統是加強建筑安裝工程檔案資料分析整理質量控制力度最主要途徑之一。其次要做好信息化管理信息系統功能設計。再其次就是對信息采集和加工流程做出合理規劃并制定系統標準。對建筑安裝工程檔案信息化管理進行規范化的管理工作，可以為信息管理人員提供一個良好、穩定和可靠的工作環境，也有利于提高數據資料處理效率。在系統設計上要以建筑工程建設項目為主導，結合當前時代發展趨勢及客戶需求來構建一套完整且完善的工程文件電子表格體系。同時還要將建筑工程施工過程中所涉及到的各個階段以及相關材料等內容都納入其中并建立起統一數據庫進行管理與控制；此外還可以將信息管理系統和其他業務系統相融合起來。在信息化建設的過程中，我們必須對數據進行整合，將其應用到建筑施工檔案管理當中。通過對信息資源的利用和分析可以實現建筑工程項目全生命周期內各種技術資料、文件等各種形式資料以及工程質量情況等等。因此，要想使建筑工程項目的各個階段都能順利開展并且保證工程質量就需要加強完善相關制度與規范體系建設工作與信息化管理模式構建工作，在這個過程中我們還要不斷地創新和改進建筑施工檔案管理工作。
作者:黃宇玲 單位:福建省工業設備安裝有限公司